建立数字档案馆实现档案工作现代化发展

杨琴

摘要：推进数字档案馆建设，可使档案管理形式更加多样化，档案管理及档案资源使用效率不断提升，并可对档案资源加大保护力度。所以，本文主要结合数字档案馆的特征，探究建立数字档案馆实现档案工作现代化发展的策略，为相关工作人员提供一定参考。

关键词：数字档案馆;特征;现代化发展

一、前言

在科学技术不断发展过程中，多项数字化技术应用在档案馆建设中，有效推进着数字档案馆建设进程。不过目前我国很多档案馆在推进数字化建设期间还存在诸多不足，包括人才欠缺、技术体系支撑不足、制度不够完善、网络安全有待加强等。对此，需要档案馆建设人员充分认识数字档案馆的内涵及特征，积极采取有效策略不断提升数字档案馆建设水平，促进档案工作的高质量、高端化、现代化发展。

二、数字档案馆的特征

数字档案馆是应用现代信息技术将傳统的纸质档案资源转为数字档案信息，储存于电子设备中，并通过网络渠道共享数字化的档案资源。相比传统档案馆，数字档案馆主要有以下特征：①档案资源内容丰富。数字档案馆主要以图片、音频等方式对传统纸质档案信息进行数字化处理，所呈现出的档案内容更加直观、丰富，传播途径更广泛，使档案资源内容更加多样化;②档案管理效率明显提升。相比于传统档案馆繁琐、复杂的管理模式，数字档案馆借助信息技术的优势，使档案管理工作效率明显提升，并有助于节约档案管理相关人力、物力及财力;③储存空间小，信息处理迅速。在信息技术应用下，可大大节约信息储存空间，通过网络途径传播档案信息，便于管理，提升工作效率;④保护实物档案。数字档案馆可更有力的保护具有悠久历史的档案资源，并可通过扫描等形式永久保存档案;⑤档案利用率高。数字档案馆建设基础上，用户可直接通过网络、手机等途径查询所需信息，不受时空限制的获取想要内容，节约时间还提升应用效率[1]。

三、建立数字档案馆实现档案工作现代化发展的策略

1、建设专业的人才队伍，增强数字档案馆建设动力

人才直接影响着数字档案馆建设成效，为推进档案馆现代化发展，要积极组建一支既懂业务知识也懂科技知识的专业化人才队伍，关注人才引进和培养。目前很多档案馆严重缺乏计算机知识和档案专业知识兼具的复合型人才，为有效推进档案馆数字化建设，需要积极引进计算机知识储备丰富的专业人才，在数字档案馆建设中负责数据库建设和运行、系统维护、数字化加工等任务。同时，要对既有档案工作人员加大培训力度，深挖其专业潜力。培训内容不仅要涉及到档案管理专业知识，还要不断提升其信息技术素养，最终打造一批懂管理、善业务、精技术的专业化人才队伍，高质量、高效率地推进数字档案馆建设。

2、优化数字档案馆建设技术，提升整体建设效率

在数字档案馆建设期间，先进的科学技术属于关键性基础，在相关技术支持下，可使档案管理以及档案资源利用更加现代化。首先，要注意应用现代化电子计算机加强档案数字化建设，在技术支持下构建全文查询和目录检索系统，以网络途径传递和利用档案信息资源，并在档案工作当中应用声像、复印等技术。在档案工作开展过程中，要通过信息技术构建档案检索、借阅、统计、编目、库房管理等系统，并通过信息手段收集与登记档案馆各项档案资料。同时，要在信息技术支持下不断加强档案数字化工作，即在计算机扫描技术利用下，加快对档案馆各项库存档案材料实现数字化处理，系统化地制作数字化副本，基于既有档案信息网络打造多级档案馆档案资源查阅与利用平台，将档案馆当做基地，构建各企事业单位、团体、机关等连接于一体的电子文件中心，并设计电子文件自动归档和在线接收等功能，使数字档案馆成为多领域档案数据信息流转归宿地，便于查阅和利用，切实提升工作效率，并使纸质档案数字化副本突破“孤本”局限[2]。

另外，数字档案馆在建设过程中还要标准化的建设软件设备，即要求全国档案馆的软件操作应具备通用性，规避档案管理系统重复建设、功能不匹配、软件不兼容等问题，保证档案数据和信息可以在多个部门、多个地区顺利传输、交流与查阅。通过统一、标准化的建设与使用档案管理系统，能使数字化档案建设更具共享性、兼容性，实现国内数字档案馆之间共促共进，互通有无。

3、实施“双套制”，逐步推进档案馆现代化发展

因为数字化技术目前在发展和应用中还存在一定不足，电子档案文件面临着保密性不足现状，文件资源易被篡改，因此在储存电子档案同时必须同步留有备份，尤其是一些关键文件，除了要有备份还要小心保存纸质文件，避免因电子文件丢失造成不必要损失。在数字档案馆建设期间，有必要继续实施双套制，对纸质文件和电子文件要同步储存，在发挥传统档案馆的资源储存功能基础上刺激数字档案馆进一步建设与发展。数字档案馆建设过程中落实双套制，要关注做好文件编号工作，便于资料寻找，同时电子档案编号和纸质档案编号需保持一致，以便于一一对应的寻找和利用。

4、加强网络安全建设，保护数字化档案资源

在数字档案馆建设过程中，要实现网络共享、信息共享、资源共享，就要对档案管理加强网络安全建设。一方面，数字档案馆要加大网络监管力度，所建立的网络系统要具有较高抗风险能力，对档案资料内容、信息、数据等加强安全防护，杜绝风险漏洞，保证数字档案馆可以正常、有序的使用[3]。另一方面，要将数字档案馆信息系统侵袭行为纳入刑法犯罪内容，通过立法加强数字档案馆的法律保护，促使数字档案馆有序、规范、安全的建设与运行。

四、结束语

在大数据时代背景下，传统档案馆已难以适应新时期发展需求，所以需要积极利用大数据技术等建立数字档案馆，推进档案馆的现代化发展。数字档案馆建设期间，要重点梳理目前各项工作面临的难点、重点，积极采取有效策略优化档案馆建设工作，为数字档案馆建设提供人才、技术、制度、安全保障。

参考文献：

[1]成桂红.关于智慧档案馆与数字档案馆的关系探讨[J].知识文库，2020（15）：176+178.

[2]张凤刚.云南省档案馆馆藏档案数字化又添新秀——以民国图书资料为例[J].云南档案，2020（10）：45-47.

[3]冉静.高校学籍档案数字化及其远程利用服务探究——以中山大学档案馆利用服务实践为例[J].兰台内外，2020（30）：53-54.15BC5CA9-0462-46C2-8376-94A67B3482BE