不动产登记档案管理中的问题及应对策略

方勇 林龙 潜江市不动产登记局

一、绪论

所谓的不动产，通常是说从自然性质等视角出发从而制定不可移动的财产，主要有土地、房屋等。而在不动产登记档案方面，则为对上述的有效反映，存在着相当程度的复杂性、民生性、实时性等特点。其在保护权利人合法利益、构建良好的市场交易环境，还有促进城市长远成长有着极为关键的功能。而在经济急速成长的环境里，不动产登记档案的整合行为受到各个领域的高度关注。得益于国家相关政策条例的大力推动，不动产档案登记工作日趋完善，一系列优秀的、有针对性的不动产档案整合管理策略提升了人们在信息查询方面的便捷度。为了真正使不动产档案登记管理工作逐步迈向统一化管理道路，让实际工作过程中的各类档案登记行为都能够顺利进行且呈现良好的工作状态，我们引入了集约化管理思想，从根本上优化了不动产档案管理工作开展的具体环节[1]。

二、不动产登记档案浅述及具体划分

（一）不动产登记档案判定

根据现行民法体系来看，在进行动产与不动产相关的分别时，通常将关注点放在可不可以进行移动，并在经过里有无对自身价值造成一定的作用。一般来说，不动产一般指基于性质层面无法进行移动或移动后由此使得自身价值受到了影响，如土地、房屋建筑等，同时也包含了在该土地上生长的各类植物。而人们日常生活中最常见的房地产登记档案仅仅是不动产登记档案的一部分，两者并不能直接划等号[2]。

（二）不动产登记档案类型划分

考虑到不动产自身类别的差异性，一般来说，能够把不动产登记档案当成下列一些种类：土地、房屋等。其中数量最多也是最重要的，就是土地和房屋档案，前者是用于反映土地产权归属、当前现状，并将与之相关的文字、图纸、表格等资料进行保存，产生于土地产权登记等众多行为之中，后者是用于将产权人、房屋现今的具体情况还有具体的文字等信息以档案形式记录下来，其产生于人们所从事的产权调查及登记等行为活动之中。

（三）不动产登记档案整合行为综述

不动产登记档案整合行为的意义。首先，就《物权法》来说，对相应的关注点展开了规定，即由登记机构进行实施，且由相关部门进行保存并给予已有资料进行一定程度的重建。也就是说，不动产登记档案管理过程是由登记部门根据登记的相关不动产动态化信息为基础进行针对性管理的，因此不动产登记档案整合行为具有科学意义。其次，作为物权归属证明的基础，不动产登记档案保障了人们日常合理权益不受侵犯，与之相关的整合管理工作以统一化的方式实施，更加能提升自身的轻松性以及民众查询的便捷性，这对于完善我国便民服务而言具有一定的创新含义。

关注不动产登记档案的具体整合。现阶段而言，展开不动产登记档案作业时，通常会表现为以下几点：首先为资料的整合，即在针对不动产所在地的土地、房屋等多个项目实施登记的过程中，要确保对所有档案资料进行统一合理的管理；二是档案人员的整合管理，即针对不动产登记档案管理人员进行系统化专业培养，确保其掌握熟练的管理知识与技能；三是档案内容的集约化整合管理，换言之就是通过结合集约化基础下的不动产登记档案整合管理行为，以此来推动多样化类别档案的集中性管理，使之具备相应的标准性与规范性[3]。

三、不动产登记档案管理中的问题分析

（一）档案完整性较低

多数地区不动产登记归档的完整性、资源整合度以及利用率还不够，放宽归档范围导致信息繁杂冗长，加重档案管理人员或百姓的查询负担，而缩小归档范围又会导致信息不全面，甚至有些重要信息在筛选归档时被排除在外，不管加宽还是缩小归档范围都会造成资源的损伤。因此，如何高效整理档案、降低散乱损毁风险、促使整合度实现加强为现今的一个重要关注要点所在。

（二）各个部门工作不协调，管理难度加大

以不动产登记工作来看，存在着内容广泛的特点，并且业务相对复杂，虽然表面上登记工作看着较为简单，然而却必须进行复杂的整合。虽然随着数字化管理能力的持续提升，在进行分散登记时存在了相对新颖的方案与办法，集约化程度大大提高，然而在具体推行时依旧存在着不足。这种情况下办理业务人员多跑路的情况即使较以往有所减少，但还是时有发生各部门信息断层，沟通不到位或是互相推诿、办事不积极，造成一些实际的问题未能实现高效处理。还有，在地方政府层面，一些政策未能够得到统一，甚至关于某一问题制定的政策会出现冲突，举例来讲，在划拨土地房屋登记方面部分文件和法律表明，存在国有用地使用权发生转移的，这时应该提交所在地政府的相关文书证明，如果要进行出让价款补交的情况，必须要结合对应的法律进行价格的补交。还要出示相应的缴纳凭证。如若存在缴纳税费的情况，则是应该进行相应的工作，还要提供凭证。然而在具体推行时，由于存在着政策不协调的情况，这就造成出让价款和别的一些费用在标准层面有着较大的差异。不动产登记档案管理不协调也会导致登记工作繁杂，最终使服务不到位，公平性减弱[4]。

（三）管理工作存在安全隐患

不动产登记档案信息中记载着权利人相关信息，但由于网络的开放性，因此不动产权利状况等一系列隐私信息存在着泄露的情况，这有可能是一些人为谋取不正当利益所导致，或者存在个人信息关闭不及时，其他人趁机窥探而盗取信息，甚至存在篡改、丢失的风险，从而造成不可预估的损失。在不动产登记信息安全这一方面的相关技术亟待加强。

四、提升不动产登记信息管理的具体做法

（一）建立高素质的人才队伍

管理效率的提高需要综合素质相对较强的团队方可实现。所以，国家可以通过发放奖金或解决住房问题等一类福利政策来广泛招纳人才，提高这一岗位的核心竞争力，引进专业的科技人才，或是培养一批专业性强的不动产登记档案管理人员。还有，亦能够学习一些较为先进的技术，从而促使人员的能力的提升。并且，以现今的档案管理人员来看，不仅在专业技术上需要有着卓越的表现，在道德素养方面也不能落后，正如前文所说，信息安全不仅要靠技术的提升，也需要档案管理人员能够严格遵守行业道德规范，防止信息被泄露。

（二）完善管理机制，规范操作步骤

数据的分散，整合度不高问题不仅仅需要技术支持，还需要管理机制进一步完善。首先，要明确不动产登记信息档案的目标，是为了有效查询权利人所属不动产，如此能够达成不动产登记的高效展开。第二，如若要实现对档案的高效整合作业，由此促使档案能够向长久储存转变，应该对电子档案予以足够的关注，构建对应的电子数据库，这样会使得数据档案效率得到相应的强化，并且还要对档案实体进行相应的保护，以防在电子数据被非法篡改或损害时，能够借助实体档案展开相应的证明。最后则是应该构建相应的管理机制，由此给档案工作的开展带来全方位的支撑，为不动产档案管理工作提供保障和全面的信息服务[5]。

（三）提高信息技术水平

1.提高数字化技术在不动产查询和利用方面的应用水平

在探索数字化技术在不动产档案管理工作中的应用途径过程中，一定要对不动产档案管理存在的杂乱状态具备足够重视，特别要对一些过往的管理理念进行相应的整合改善，使数字化技术在应用过程中，能够在维护档案保管质量的基础上，实现档案利用方法的调整创新，使不动产档案的查询方案得到改良，进而突破不动产档案查询过程中各类限制性因素的影响，切实提升档案利用率。

2.提高数字化在不动产档案编号方面的应用水平

要加强对档案所在方位信息的研究，结合档案的位置状态特征，制定档案的细致排列方案，以便可以在明确档案最终状态信息的基础上，实现档案方位的精准查找，为档案号的规范编制及合理应用提供有利条件。要加强对老照片档案特殊性的关注，减少拆卸次数，凭借数字化技术的优势，对不动产档案的目录进行规范化信息收集，确保档案的卷号及流水号实现有效衔接，由此给不动产档案速度的强化打下坚实的基础，避免档案出现遗失问题。

3.提高数字化技术在错误图像纠正方面的应用水平

在制定数字化技术的具体应用策略过程中，需要对错误图像对档案使用质量的不利影响加以总结，以便可以在制定图像扫描技术应用方案的过程中，实现对错误图像纠正措施的合理设计，确保图像的分辨率控制在合理区间，以便可以在扫描完成之后，有效提升错误图像的处理质量。要加强对图像数量特征的研究，并将图像连贯性作为主要关注的问题，使错误图像的识别方法可以具备足够的规范性。数字化技术的应用需要对纸质档案错误图像的纠正经验进行总结，根据不动产档案的应用需要，制定影像资料清晰度的控制策略，使档案的文字资料能够具备更高的完整性。要加强对数字化档案可读性的研究，尤其要对影响数字化档案清晰度的各方面因素进行分析，使不动产档案的文字与图像都可以得到精准认定，进而满足错误信息的纠正需求[6]。

4.提高不动产资料扫描管理工作的规范性

在不动产档案扫描管理过程中，需要对数字化技术的突出应用价值加以总结，尤其要将档案资料扫描清晰度的控制作为主要关注的问题，以便可以在档案项目遗漏问题的控制方面取得进展，为交接单等主要资料的规范化扫描提供帮助。一定要加强对档案文件中各类信息偏差的研究分析，尤其要对电子资料的录入信息进行精准分析考察，使数字化技术的应用可以在提升档案阅读质量方面发挥作用，为不动产资料的准确扫描管理提供帮助。

（四）建立统一的法律规范

参差不齐的地方性法律法规导致权利人在办理或解决物产方面面临较大的阻碍，各部门协调不规范，矛盾与冲突尚未解决，信息沟通不及时也导致群众办理多跑腿、效率低、投诉多，这最终会导致双方失利。因此，国家有关部门可以制定统一的、面向全国的不动产登记档案管理法规，特别是对于一些群众反映较多的重点问题制定严格缜密的规定，谨防纰漏。此外，还要使各部门明确自身职责，加强联系，相互疏通，对于群众的问题不能含糊其词、拖延时间而是应及时询问、及时解决，这样才能使得不动产登记档案的管理工作更加高效。

五、结束语

随着经济的不断发展，社会对档案信息的要求不断提升，需求量不断增多。与此同时，不动产交易在民生方面的重要性越来越强，这就要求不动产登记工作也要与新时代合拍，更好地为人民服务。从信息安全、统筹管理、引进人才、统一法规等方面进一步完善不动产登记信息工作，提高不动产登记工作的质量，制定出一套完整、高效的不动产登记档案管理制度，更好地维护市场稳定，促进城市经济发展，也为群众带来巨大的便利。