试论如何提高事业单位文书档案管理质量

李文文 山东省济宁市任城区人力资源和社会保障局

从一定程度上来说，事业单位内部的文书档案管理质量往往与社会整体的信息化建设水平息息相关。特别针对近几年而言，随着事业单位中人才选拔工作、绩效考核工作以及业务活动往来的不断增多，档案建设工作的任务也愈发繁重。而在事业单位整体管理模式逐渐转型的今天，各级政府及社会各界都对文书档案管理的总体质量提出了更高的要求。但是，由于事业单位中文书档案建设工作受传统管理理念的影响较大，因此就当前而言，档案管理人员在开展工作时仍然面临着诸多问题，这不但制约了档案管理部门工作水平的提升，同时也阻碍了事业单位的全面进步。

一、提高事业单位文书档案管理质量的重要性分析

在事业单位中，文书档案既如实的反映了单位整体的发展历程，同时也记录下了各部门的工作经验，这些经验不但为单位选拔人才、进行决策提供了优质的理论支持，并且也为单位内部各部门之间组织结构的调整与优化打下了坚实的基础。因此，提高其文书档案管理的整体质量，对于事业单位而言意义重大。

（一）有利于促进事业单位的全面发展

由于文书档案资料中记录着诸多管理经验，因此事业单位中各个部门在开展工作时，通过对文书档案中具体价值的挖掘与参考，既能够为相关活动的贯彻实施提供经验支持，同时也能够对各部门工作的推进实现科学且合理的指导。相关部门秉承着取其精华去其糟粕的相关原则，在对资料中的经验进行充分利用时，不但能够在事业单位中全面构建出和谐积极的工作环境，并且也可以进一步提升单位整体的发展水平。

（二）有利于促进事业单位实现全面转型

一般来说，事业单位的文书档案既是实现单位全面进步的关键助推动力，同时也是国家政府档案的重要组成部分。因此，从社会角度出发，提高事业单位文书档案的管理质量，是保障政府资料完整性和安全性的主要手段。尤其是在当前时代背景下，随着各级政府对于相关部门工作模式改革呼声的不断加大，事业单位只有充分发掘出其自身档案资料中的积极作用，立足于对其自身工作状况的研究与分析，才能够在顺应国家发展进程的前提下，实现单位整体的全面转型。

（三）有利于合理规避事业单位发展过程中所面临的诸多法律风险

事业单位在与其他企业、单位开展业务活动时，通常会对其过程中所产生的相关文书资料及书面内容进行妥善的记录与保存，并由相应的部门进行录入，在公正处理的条件下，这一部分文书档案就拥有了一定的法律效力，因此，无形之中避免了诸多矛盾和问题的发生。

二、现阶段我国事业单位文书档案管理工作中所面临的基本问题分析

（一）部分事业单位中对文书档案管理工作缺乏一定的重视

随着我国经济体制的转型，市场环境的开放性程度也得到了显著的提高，在此背景下，国内外资本的竞相涌入也增加了事业单位进步发展的压力，市场竞争的愈发激烈促使其改变了工作的重心，“重经济效益而轻管理工作”的现象致使事业单位逐渐忽视了对其内部文书档案管理工作的重视。这一问题的产生也间接压缩了档案管理部门的生存空间，特别是在现代化管理模式的冲击下，在个别单位中，文书档案管理已经逐渐被历史尘封，并且彻底丧失了其原有的重要意义。

（二）文书档案管理工作缺乏信息化水平，与时代发展脱节

众所周知，在传统的文书档案管理工作中，人工记录和纸质公文是最为常见的两种记录模式，但是，随着我国信息化建设水平的不断提升，电子档案管理模式的出现充分展示了传统文书档案管理的落后与繁重。这不但极大的提高了档案管理人员的工作压力，同时也大大降低了其工作的热情和积极性。而从客观角度上分析，在部分已经实现电子办公的事业单位内部，由于其所使用的档案管理系统并不完善，在存储过程中极易发生档案丢失或是文件损坏等现象，安全隐患及风险的存在既降低了事业单位的管理水平，并且也为其带来了很大的工作损失。

（三）文书档案管理部门人力资源分配不合理，岗位职能得不到充分的发挥

前文已经提到，近年来，事业单位之间的竞争日益激烈，在此过程中，各单位要想不被市场淘汰，就要求其能够在发展过程中获得更多的经济收益。因此，部分事业单位为了进一步扩大经济效益的生产空间，选择压缩文书档案管理部门的工作岗位，在部门规模日渐“精简”的过程中，文书档案管理的专业性水平也在不断降低。故而在绝大多数事业单位中，进行文书档案处理工作的相关人员往往身兼多职，在其开展工作时，不但很难依据国家标准来执行文件管理、归档的相关制度，致使部分文件资料在管理过程中产生遗失问题，同时也因其专业素质的缺乏而导致工作责任感降低，档案管理危在旦夕。

三、提高事业单位文书档案管理质量的有效策略分析

（一）增强事业单位中管理部门对于文书档案管理的重视程度

首先，事业单位内部各级管理层必须明确文书档案管理工作的重要性，并通过对国家相关标准的研究与分析，来全面提升机关事业单位对于文书档案管理的重视程度，从而实现各部门与档案管理部门之间的有效衔接，加强各部门之间工作人员的协同配合，避免因沟通交流不到位而产生的工作矛盾；

其次，将文书档案管理工作列入到机关单位的工作体系之中，并通过对公文记录及档案处理等工作性质的综合考量，来提升档案管理与单位内部系统运行过程中的一致性，以从根本上提高文书档案的处理效率和管理质量；

最后，在事业单位内部需实现对其他部门工作人员全局意识的不断强化，积极主动地参与到档案资料的收集过程中来，在工作过程中主动履行提供资料的义务，并未事业单位的长远发展奠定坚实的基础。

（二）逐步建立健全文书档案管理的机制体系

第一，要求事业单位必须通过对文书档案管理部门实际工作状况的调查与分析，来制定出完善的文书档案监督管理机制。相关部门在执行监督管理工作时，必须定期反馈，及时分析，对于文书档案管理过程中所存在的基本问题，需进行及时的上报处理，并制定出相应的处理策略。同时，在此基础上，还需通过与文书档案管理人员的交流与沟通，来对工作重点进行调整，以从根本上提升档案管理的工作质效；

第二，加强事业单位中文书档案管理队伍的建设。一方面，对已上岗人员进行定期的专业技能培训，在提升其业务能力的基础上，保证其能够在工作中有所思考、有所进步，从而提高部门的工作水平；另一方面，加强对管理人员综合素质的培养，为其树立起工作责任意识，在充分调动起相关人员工作积极性的同时，促进文书档案管理部门的工作效率；

第三，从本质上来说，文书档案管理是一项带有服务性质的工作，因此，这就要求事业单位必须重视对其服务意识的培养，通过积极健康的引导手段，来帮助管理人员养成正确的职业道德。

（三）增强文书档案管理人员的综合素质

第一，由于绝大多数事业单位中档案管理人员的普遍素质及专业性水平不高，因此，就要求事业单位能够加强对相关人员的技能培训，利用讲座、论坛等形式，帮助其理顺文书档案管理的工作脉络，在对其知识结构不断进行更新的基础上，保障其能够在工作过程中熟练运用各种分类管理方法和分析手段，从而实现管理人员操作能力的全面提升；

第二，由于事业单位的文书档案普遍带有较强的政治性和机密性，因此增强管理人员的职业道德和工作责任感势在必行。在此基础上，事业单位必须就违规违纪行为进行严格的划分，并定期组织相关人员进行国家制度和相关法律法规的学习，在增强文书档案管理人员政治嗅觉的条件下，帮助其树立起正确的职业荣辱观念。

（四）全面加强文书档案管理工作中的信息化建设水平

就当前而言，在部分基层事业单位中，文书档案管理工作仍然存在着人工处理、手工归档的工作方式，这不但影响着管理质量的提升，同时也与我国信息技术水平不断发展的大趋势相悖。因此，这就要求事业单位必须加强对现代化科技技术的应用：

一方面，在单位内部全面推行自动化办公的基本模式，尤其是在文书档案处理的过程中，加大对电子档案的引进力度，通过电子扫描、智能录入等技术手段的应用，来实现文本档案向电子资源的转变。并且在此基础上，为了最大程度的避免因电子系统崩溃而造成的档案损失问题，管理部门必须加大对电子人才的引进力度，或是加强对局域网的建设与维护，以此来增强电子文书档案管理的完整性与安全性；

另一方面，在事业单位内部构建起完善的文书档案数据库，通过对文书档案资料内容重点、名称以及记录时间的分析，来对其进行统一的录入处理。同时，其他部门员工也可在获准后对相关内容进行调阅查看，并通过对不同级别工作人员的分级，来制定出科学合理的调阅规则，从而避免文书档案的流出，最大程度的保证档案信息资料的机密性。

四、结语

综上所述，提高事业单位文书档案的管理质量，既是时代所赋予其的重要使命，同时也是各级政府所提出的重要要求。特别是随着社会经济水平和信息化建设水平的不断提升，传统的文书档案管理模式已经不能够适应当前社会的基本需求，档案管理人员只有改变自身理念，并通过对现代化技术手段的充分利用，才能够实现其自身工作的全面改革与转型。而事业单位只有提高对文书档案管理工作的重视程度，以体制制度改革为落脚点，以增强管理质量为目标，才能够保证文书档案资料在当前时代背景下发挥出其应有的价值，从而实现单位内部经济效益与社会效益的全面飞跃。