人力资源数字化平台的系统构建

王海瑾 河钢宣钢人力资源部

一、搭建人力资源系统管理数字化平台的意义

（一）加强信息化建设，提升人力资源管理水平

公司传统的人力资源信息化管理系统缺乏统一规划和开发，一方面大部分工作的数据及流程处理仍采用手工方式，不能准确、及时、全面地提供公司人力资源信息；另一方面系统数据无法共享，造成内部沟通不够系统、有效，难以保证数据的准确性和一致性。因此通过信息化建设，促进人力资源管理流程优化，建立数据统一、功能明确、信息共享、协同管理、性能可靠的人力资源管理数字化平台，能够全面提升人力资源管理水平。

（二）完善管理体系，发挥人力资源整体效能

公司人力资源管理体系建设过程中，由于缺乏有效信息支撑，在机构管理、人才开发、培训开发、绩效管理、薪酬激励等方面上存在决策缺少数据依据的问题，为提升人力资源专业化管理造成了很大的困难。因此通过优化人力资源管理流程，实施信息平台管理，加强人力资源管理体系建设，整合公司的各项业务，能够促进人力资源管理整体效能的发挥。

二、建立人力资源管理数字化平台的主要做法

人力资源系统管理数字化平台的建设是为满足公司人力资源需求，通过规范人力资源管理工作流程和制度，在企业内运作具有统一集成、高效、灵活、可分析的人力资源数字化平台，为各级经营管理者决策提供数据支撑，发挥人力资源管理效能。

（一）系统管理，推动数字化平台建设

1.核实信息，编制代码

筛查、甄别、核实职工个人基本信息，按照级别管理模式，设计、编制组织机构编码和工种岗位编码等信息。

2.明确职责，优化流程

明确人力资源体系各部门管理职责，梳理管理流程，提升业务管理和流程的规范性和标准性，为顺利实现人力资源各模块管理功能和智能化分析奠定基础。

3.规范统一，个性开发

规范平台在组织架构、人员编制、岗位设置、绩效薪酬等方面的统一管理，并充分考虑未来业务发展产生的系统升级，在能满足现有业务需求的基础上，适当进行个性化开发。

4.技术整合，资源共享

通过人力资源管理信息系统与 ERP、财务、销售等系统的整合，完成人力资源数据与其它业务、管理系统数据的集成，与企业的 ERP 接口对接，实现与经营、管理、生产等信息的共享。

（二）建立模块，整合人力资源信息

建设人力资源管理数字化平台，不仅仅是建立一致的人力资源信息数据库，帮助公司各级管理层时时刻刻把握企业人力资源信息的全貌，更为重要的是通过设立机构、人员、薪酬管理、绩效管理、能力管理、职业发展培训管理、智能分析模块，有效地整合和开发人力资源各项工作，提升公司人力资源管理水平。

1.建立基础模块，规范基本业务的操作和功能

（1）建立组织和人员管理模块，规范人员和机构基础管理

一是优化组织机构设置。有效整合人力资源管理组织机构，通过系统的建立，构建集团公司的组织架构，调整工作更加方便、快捷，满足企业总体目标的需求。

二是梳理职位设置。建立职级，为员工的职业发展通道和薪酬改革奠定基础。通过职位管理模块，对职位进行设置和调整，建立无限级职位层次和多角度的人员编制，通过定义职位设置和能力标准控制人员的配置和流动。

三是规范人员管理。通过系统自定义不同的人员类型，设置员工信息栏目和自定义的值列表，体现员工的能力情况，是员工能力更加直观的表现在系统中，并且支持将员工附件信息以多种文件格式保存。

四是健全档案管理。合同通过系统设置附件添加和格式化记录来管理，运用有效日期的范围对信息的有效期性进行管理，人事信息的变化情况则通过日期追踪来记录和维护。

（2）建立薪酬管理模块，规范薪酬发放和管理

一是自定义薪酬核算项目，满足薪酬核算个性化需求。在建立薪酬福利体系时，各类工资、奖金、所得税、社保、扣缴项目，以及各种非货币形式的福利都可以灵活地在系统中定义，并可自定义这些薪酬福利项目的计算规则；另外，通过定义薪酬福利项目的适合规则，可以将不同的薪酬福利项目与企业中不同类型的人员结合起来。

二是建立薪酬核算模块，改善薪酬管理体系和流程。通过建立一个功能强大、图形化的薪酬管理模块，改善公司的薪酬福利体系和管理流程，实现薪酬核算和管理的自动化，优化薪酬核算流程，将薪酬核算权限收归总部和二级单位，减少核算层级，精简相关操作人员。推进薪酬改革，在员工职业发展通道和能力标准建立的基础上，将员工的薪酬与能力水平、绩效和岗位价值紧密结合起来。

三是建立薪酬统计、分析模块。加强薪酬使用情况的分析，工资总额使用的管控，加强对各类人员薪酬水平的监控，确保薪酬与岗位贡献价值紧密结合，监控各单位的工资使用和分配情况。

四是建立薪酬核算模块预制集成，实现与财务系统的数据对接。人力资源管理系统中各模块的预制集成以及和财务系统的集成，确保了人力资源管理系统中各项记录的集成统一以及和财务系统数据的集成统一，保证了企业各层次、各角度分析的及时和准确。该模块还提供各层面的分析工具，在数据统一的基础上，可以结合人力资源、财务等各方面的信息进行多维度的分析。

2.在规范基本业务的基础上，进一步开发其他业务功能

（1）建立绩效管理模块，改善绩效管理工作

建立绩效管理模块，结合各部门的 KPI指标与员工个人的绩效目标、综合素质和能力状况，实现对员工的目标管理和绩效考核评估；记录员工的年度、季度、月度绩效考核结果，将结果与人力资源其他模块关联，从而为企业的薪资管理、培训管理、员工奖惩和员工职业生涯管理等提供客观依据。

（2）建立职业发展和培训管理模块，促进公司与员工的共同成长

通过建立该模块制定各职系的能力标准，记录公司员工岗位能力信息，并提供能力测评分析，根据分析结果定义员工发展需要及培训需求，将能力评价与绩效管理、培训管理、职业生涯和接任人计划、员工招聘等有机结合。

根据能力管理结果，收集员工当前能力的详细记录，定义和跟踪潜力员工，处理差距分析，生成相应的培训建议。针对岗位定义排序全部候选人，发现潜力员工，生成关键岗位接班人计划。

3.深入开发系统智能功能，减少操作流程

（1）开发自助服务模块，满足查询和监控需求

通过系统的自助服务模块员工可以直接在网上查看个人基本信息，部分政策信息和薪酬福利等信息，并可通过审批流程进行个人信息的修改。同时系统为业务部门提供各种审批报表，主管可以通过自助查询，了解下属员工的各种人事、薪酬信息，监控下属绩效考核目标的完成情况，并进行绩效评估。

（2）开发智能分析模块，实现决策支持

一是目标管理。通过智能分析使各类人力资源信息数据实现多维度汇总统计、处理和分析，自动生成各类相关报表的功能，制定关键指标和目标。

二是事实管理。通过智能分析中的时间追踪功能实现数据的追溯，分析数据的来源。

三是例外管理。智能分析模块可以检测我们最初制定的目标与每个阶段实现情况的差异，及时发出预警，并分析出差异存在的原因。

四是个性化管理。可以自定义不同的文件夹，将不同的查询条件保存下来，在文件夹中，我们还可以选择记录显示的栏目以及先后顺序。不同的用户可以设定自己常用的文件夹。我们还可以使用报表生成工具来进行即时的查询和，运用报表的分析功能建立各类不同的报表，并建立各种分析模型。

4.信息系统集成和资源整合

人力资源管理数字化平台可以实现人力资源信息数据与公司其他业务系统的集成，例如考勤系统、门禁系统、档案管理系统、党务系统和财务等系统。可以大幅度降低系统集成的风险与成本，保证系统内数据的一致性和准确性，防止因信息不同步、不统一而造成管理漏洞的情况出现。

（三）数据集成，分级管理权责分明

集中式数据管理是系统数据可以采取的常用的管理模式：系统由集团总部集中管理，权限由集团人力资源部统一分配，即集团总部集中配置硬件、软件设施设备，将应用和数据集中，下属公司分别配置对应数量的客户端。通过划分系统逻辑，将整个系统服务对象分为总部和二、三、四、五等五个层级，集团总部，通过公司内部局域网访问人力资源管理系统，下属公司通过传输网络，访问集团总部的系统。将系统的权限进行设置，管理、控制各层级员工对系统的访问权。通过应用这种管理模式，集团人力资源部能够有效的规范各层级管理工作，基层单位在其职权范围内进行系统设置、管理和操作，使系统权责清晰分明。

三、人力资源管理数字化平台应用的效果

（一）提高了管理水平，人力资源管理向专业化迈进

公司人力资源管理上了一个新台阶，战略性管理替代了原有的事务性管理。建立了科学合理的职位体系，有助于优化组织结构和岗位设置，使组织机构的调整更为便捷，职位管理更为合理；通过系统分析人员配置信息，调整人员比例，使人力资源配置更加合理，实现人力资源利用和开发的最大化；通过建立统一的薪资核算与分配平台，规范了薪资总额的开支渠道，增强企业对薪资总额的管控力度，避免了薪资外的现金流动，实施薪酬管理模块，同时简化了薪酬运算程序，减少了管理层次，降低了管理成本，提升了工作效率；通过能力评价标准的建立，使绩效管理流程和操作程序更为优化；改善培训管理体系，在个人能力分析的基础上，为职工培训需求提供了依据。

（二）实现了资源共享，使信息有效利用

推进信息化管理及信息平台建设，促进了公司各专业系统管理的数据化发展，实现人力资源数据与其它业务系统的紧密集成，实现与经营、管理与生产信息的有效共享，统一了公司管理数据平台，信息的有效利用，使各业务系统工作更加自动化和系统化，很大程度地提升了公司管理水平。

（三）提升了分析能力，使人力资源的战略规划更加有力

人力资源管理数字化平台和其他业务、管理系统的集成，减少了过去统计过程中经常出现的人工干预，大大提高了统计工作的准确度，提升了效率。人力资源信息系统的平台化，使人力资源系统对人工成本、绩效考核、薪酬发放、人员基本信息的分析更为便利，为各级领导制定经营决策提供依据，为公司制定人力资源战略规划提供了数据支撑。

（四）整合了人力资源管理，助力实现公司战略目标

人力资源管理数字化平台建设是一项随着企业发展而需要不断完善和改进的系统工程。通过体系信息化构建的实施过程，丰富了管理的手段和方法，探索出新的管理模式，提升了企业管理水平和能力。以系统为承载，使人力资源各模块业务得到了整合和开发，有效为公司实现战略目标提供支撑。

（五）强化了数据管控能力，促进战略人才体系建设

一是由传统的员工信息统计查询反馈不及时，提升为信息数据实时体现，随时随地掌握各种信息；二是由传统的数据资料真实性、完善性不强、受人工干预，提升为数据真实性、完善性强，数据利用更有效；三是由数据分散、不能利用一致的数据，提升为数据集中管理，提升了数据的利用率，一次录入，多专业系统共同使用，实现数据的共享；四是实现了人力资源政策和制度的共用，可以开展人力资源的战略规划，薪酬福利的管理与监控，关键员工的管理与发展，建立涵盖人力资源规划、组织架构设置、绩效管理、薪酬管理、培训开发、招聘等业务的全模块的人力资源管理体系。