强化物资采购管理对企业采购成本的影响探微

2021-01-16 06:18曾一芸南海西部石油油田服务深圳有限公司
环球市场 2021年29期
关键词:物资成本管理

曾一芸 南海西部石油油田服务(深圳)有限公司

一、物资采购管理现状

(一)企业物资采购描述

企业物资采购,主要包括采购生产设备、零部件、原材料、劳保用品等,以上描述,是企业未来坚持走可持续发展路线上的坚实后盾。

当企业对物资进行管理,以及月末财务入账,期间遵循“产-供-销”的要求,高效完成销售和工作。因此,企业要进行以下措施:合理控制库存,促进物料的优化配置,从而达到最低库存量、最高周转速度。

(二)企业物资采购管理内容

物资采购管理的内容,分别指的是:及时地为企业生产者和运营者提供必要的原辅材料等物资采购;掌握企业相关物资市场促销资讯,优化物资采购进货通路,减少物资采购进货成本;及时汇总各个系统的企业物资采购要求和计划,平衡采购管理项目;评审供应商的资格,选择、建立企业供应商资格档案;通过表格,定期的录入合同进行记录,其目的是审核企业名下的合同完成的进程是否达标;定期进行采购价格比较,对大型采购活动项目或者组织开展招投标、竞争性采购活动;做好采购过程中的物资报验和采购入库等管理工作;做好采购进货时间管理中的后勤、更换和退货等管理工作;采购合同、档案和各项采购表单资料要做好日常保管和定期检查、回收、合并归档[1]。

(三)物资采购管理组织架构

从企业层面,设计好相关制度,建立专门的管理机构,监督指导整个公司的采购管理工作,是非常必要的。企业所属的所有项目部,都成立各自的集采领导小组,负责具体的集采事宜。

对于新开工的工程项目,企业首先需要着手于战略的制定和规划,需要将工作任务分派到各人和各部门,同时也需及时的对物资进行补充,理顺企业与采购之间的供给关系,夯实采购管理的基础,使其能够在项目建设之初就步入到一个良性运行的轨道。

(四)物资采购管理的模式

关于企业下的管理部门,有相对应的系统管理方案,其中包括了以下四个不同方面:其一,对每个部门加强监管措施,配置专门人员进行管理;其二,对采购的结构进行调整,对于企业已有的物资需要及时清点;其三,阶段性结合市场上行业的变动,调整企业物资采购的策略;其四,对于供应商的风险调查需要加派人手,进行实时审核。

相比较沿用传统的企业来说,旧一套的管理模式已经跟不上新时代的发展,会出现冗杂的管理项目和时间成本的消耗,这些对于企业来说,造成在发展道路上的沉重负担。另一方面,传统管理模式也会使得企业在对物资采购上面的不重视,这样会引发严重的不良后果。

二、强化物资采购管理对企业成本的影响

(一)物资采购管理存在的问题

这一小节,将阐述在不同方向上,物资采购过程中出现矛盾点:

一是采购监管不严格。很多公司对物资采购缺乏监督机制,采购流程不到位,采购缺乏必要的程序。虽然很多公司都引进了质量认证体系,但是材料的采购只停留在体系文件中。与标准文件相比,材料采购过程没有得到有效实施。在采购过程中,存在着采购大量无用物品的问题。有的公司缺乏必要的监督岗位,采购管理部门没有设立专职部门,或者缺乏必要的监督岗位,采购管理部门不能履行必要的职能,并不能保证采购部门在第三方约束下独立履行职能。

其次,市场调研意识不强。采购人员素质低、采购成本高是物资采购管理中普遍存在的问题。虽然老的采购人员群体具有丰富的市场经验和良好的职业道德,但由于采购观念落后,采购方式单一,不愿采用现代的采购方式。采购过程缺乏明确的规划,无法建立必要的规划管理机制[2]。

(二)强化物资采购管理对企业采购成本的影响及原因

其中利润点的体现,是影响企业管理者们对采购成本力度大于小的直接数据。成本管理控制的过程中,其是能够决定企业最后盈利的关键决策。在大多数企业经营成本中,材料采购成本占企业整体经营成本的比重相对较高。

持续提升物资采购管理水平,就能不断降低物资采购成本,则企业平均利润率就不断增加。这也直接就意味着公司未来能够节余更多资金,用于经营管理、产品技术创新或者产品开发上,进而直接推动公司不断提高增强核心竞争力,使公司未来在国内、国际市场上的发展形成良性循环。

随着市场经济的不断发展,商业竞争不断加剧,无论大企业还是小企业,对自身所在行业产品和服务的市场价格控制难度加大,这就对企业经营成本的控制提出了更加严格的要求。成本优先,成为很多企业制定竞争战略的首选。

当然,在市场份额的竞争中,原辅材料供应商之间,在一定程度上也同样存在竞争,他们也参与了商品竞争过程,这使企业的物资材料采购成本压力得到了一定程度的分散和缓解。

(三)强化采购成本控制的方法

要实现对物资采购成本的严格控制,首先在对采购物资的审核过程中,需要严格控制,其次在物资市场中选择所需要采购的物资时,可根据物资管理制度体系的具体要求进行实施。

一是选择有助于提升本企业产品性能竞争力的物资材料。二是选择在当前物资市场中最有竞争力的采购方式,获得最佳供应价格。综合考虑功能、质量、稳定性、价格等多种因素,寻找最优“性价比”的采购方案。这不仅能够促进我国物资市场的竞争,同时也扩大了企业自身的物资采购渠道,从而提高了企业的社会经济利益。

如果企业所采购的物资品种繁多,或某些物资品种出现需要多次购买的情况,企业可能选择进行大规模的原材料购买。管理层通过批量形式的进行采购,能够拿到更低廉的价格,为了降低营销成本。因此,在这段时间内,管理层会加快大规模采购物资的周转速度,在规模采购成本更低和库存占用更多资金之间,取得平衡。

国内企业的采购部门管理的过程中,会严格采购物资的价格区间,防止国内企业在采购过程中出现盲目采购,重复采购等不利情况,进而实现科学合理的采购计划,从而达到管理层的要求。

(四)对我国企业采购成本控制的启示

加强对物资采购管理的目标,其实际要求就是满足管理层设定的成本区间,通过采购物资花费的降低,从而企业的利润数值得到了增长。降低成本,已经是许多企业选择的发展捷径之一。为了实现降低成本的目标,企业通过管理提升,合理地安排资金投入到生产和经营过程。如果企业大幅度地降低采购环节在生产经营资金总额中的占比,这一举动,可以成功地达到管理层的要求,企业其他的部门也将有更多资金可以利用。

三、强化物资采购管理对企业采购成本的影响对策

(一)强化物资采购管理原则

重要的管理原则需要围绕企业的规定进行,其中加强管理条例,对物资进行审核,制定规范性文件,给物资采购管理工作提供制度性指引。

采购工作岗位安排上,要确保各种机制性管理者的业务素质和管理技术水平,使其在物资采购的管理过程中起到真正的引领和主导作用,从而促进企业物资采购的工作实现规范化、合理性和精细化。

另外,要适当地提高招聘标准,特别是招聘一些物资采购专业人才时,必须认真评估其是否具有采购相关的丰富知识,和充足的采购经验,严格审核他们所持有的物资采购专业证书。

强化物资管理原则,不仅仅可以对基层干部加强了培训,另一方面,一系列工作的落实到位,都是为了能够顺利进行物资采购所进行的铺垫。

(二)强化物资采购战略

有关战略采购准则,证明了这一系列的操作都是拥有规范性和经济性。在物资采购过程中,企业必须明确物资采购战略,根据采购战略制定具体的企业采购计划和采购发展方向。

因此,在做对采购准则的编写和讨论过程中,需要结合企业未来的发展道路,同时,需要合理整合现有的物资材料库存,从而对企业采购材料品种、价格范围、质量服务要求、到货截至时间、运输成本等信息进行详细统筹规划。采取这些措施,目的在于确保企业采购材料的采购资金成本、运输到货时间、仓储成本都能够得到有效率的控制,从而避免周转率过低,导致采购资金不足。

(三)强化物资采购成本决策

物资价格受多种因素的影响,往往会出现波动。因此,物资采购人员应密切关注材料市场动态,定期对材料市场进行调研,掌握物资市场动态,加强物资采购成本决策。

通过对相关信息的收集和整理,了解市场趋势和材料价格变化规律。充分利用所掌握的市场规律和及时收集的动态市场信息,选择把握适当的采购时机,在阶段性成本最低点实施采购。同时,企业内部各分支机构共享采购信息,将采购的各个环节紧密联系起来,从而使公司的采购成本得到有效的控制。

(四)建立健全采购信息系统

整个系统,包括了多功能的物资管理方针,跨部门的工作流、信息流,程序复杂,信息量也是极其巨大。要想有效地保证企业物资采购管理达到理想水平,企业必须在实践中全面创新,探索适合本企业的采购管理模式和方法。既要引进建设一套现代物资采购管理制度,又必须根据企业实际,制定一套完善、高效的物资采购流程。

在合理、规范的制度和流程基础上,充分运用先进互联网技术,建立物资管理信息化网络平台,对企业合理、规范、准确、高效地完成采购计划,是不可或缺的基础设施建设。通过信息化网络,及时收集、传递和物资采购相关的信息,进行实时收录数据,并且纳入企业的管理库中,实现对物资采购工作的全流程透明化管理和过程控制。同时,密切跟踪先进信息技术,持续升级建设物资采购信息化系统。

企业物资采购信息系统,还包含一系列的基础信息。企业必须制定一套完善、科学的物资产品供给目录,及与之对应的市场基准参考价格表。

企业物资采购也必须遵守所采购物资目的地、中转地、来源地所在国家和地区的市场管理体制,相应地,各地有关政策和相应的法律、法规,也是物资采购信息系统中必要的基础信息。

健全完善的企业采购信息系统,还能够对物资采购活动中各个环节作出全面监督,既能做到及时发现问题、及时处置解决问题,并且,最大可能降低错误的出现,有效利用规定数额内的成本,同时也保证物资的采购。

四、结语

物资采购管理,其最基本的目标是:来源合法、程序合规、成本合理、及时到位。做好企业物资采购管理,应该从以下几个领域入手:

1.建立物资采购管理体系,设置关键管理节点,落实关键管理岗位和责任,并为之制定相关的配套制度、流程、表单,从而确定物资采购管理的纳入范围、实施目标、方法措施等纲领;

2.掌握企业相关物资供应市场和促销资讯,优化物资采购进货通路,降低物资采购进货成本;

3.完整、及时地汇总各个子系统、不同部门的物资采购管理计划,安排采购管理项目、平衡物资采购预算;

4.需要建立对供应商的背景调查,以及资格的核查,完善对供应商风险背调的步骤;

5.对采购活动,按大、中、小规模,设定相对应的采购定价程序,如小型采购比价、大型采购项目组织招投标、竞争性采购活动,为获得合理采购价格提供良好的制度设计和程序保障;

6.建立企业采购执行记录台账,对采购合同、档案和各项采购表单资料要及时整理、回收、合并、归档[3],妥善保管和定期检查,对采购档案管理的执行情况,按年度进行定期监督检查;

7.物资采购实施过程中,落实细节管理,包含报检、验收、入库、仓储运输、不合格和残次品的更换、退货等;

8.建立制度化的防止腐败、利益回避等措施,最大程度监管违法行为的出现,一经发现,企业管理层必须严惩不贷。

公司物资的采购成本直接影响公司的采购成本,对公司的总成本控制也有相应的影响。加强公司的材料采购成本管理,通过管理层减小成本花销的数额,从而企业的效益得到了增长,这些都使得公司的服务等方面具有更大的成本优势和竞争优势,从而提升公司的综合竞争力。因此,企业管理者应通过多渠道加强对企业物资采购成本的管理,促进企业成本的控制,提高企业的业务发展水平。

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