信息化背景下供电公司档案管理面临的问题与对策

薛飞 国网河南省电力公司新野县供电公司

近些年，科学技术的进步让电子技术随之快速发展起来，电子技术的应用涵盖了众多领域，与人民生活工作息息相关，档案信息电子化提高了档案管理的工作效率。供电公司的发展离不开档案管理工作，档案管理在供电公司发展中的地位越来越重要。在信息化背景下，供电公司优化了档案管理模式，优化过程中一些档案管理问题也逐渐的显露出来。

一、信息化背景下供电公司档案管理面临的问题

供电公司的直接经济效益来源不是档案管理，因此，部分供电公司管理高层会忽视档案管理的重要性。高层领导着重关注电力生产和电力输出来提升市场竞争力，注重监管工作，使得档案管理边缘化，从而导致档案管理员工作态度不严谨、档案管理意识模糊、档案管理专业水平低、不能保证纸质档案的保存备份和资料整理工作，信息泄露丢失现象普遍。信息化时代，实现了资源共享，同时，也带来各式各样的电子病毒和黑客入侵，电子病毒和黑客的入侵，使档案信息泄漏，或造成不可逆的损坏，严重阻碍了供电公司的正常运作。信息档案种类繁多涉及领域广泛，对于某些内部信息需纸质记录存储的资料，由于时间过长，档案管理者忘记记录时间，为档案管理工作加大难度。档案管理制度不完善，不重视信息档案安全性，档案管理人员综合素质低下、责任意识模糊，档案信息分类不明确，存取档案效率低下。执行力度和档案管理力度不足，违规操作无人监管，无法保证档案管理信息安全[1]。

二、信息化背景下供电公司档案管理的有效对策

为了解决供电公司档案管理出现的问题，保证信息化背景下供电公司档案管理可以高效运作，下文将阐述六点有效对策，具体如下：

（一）加强对档案管理的认识，注重宣传工作

供电公司应重视档案管理工作，在信息化时代冲击下，档案管理工作尤为重要。供电公司的企业档案是公司成立发展的重要资料集合，详细地记录供电公司的企业发展历程，是供电公司发展的基础工作之一。根据公司档案记录的资料，制定供电公司未来的发展方向和发展方针。对公司的全面精准地记录，有利于日后检查，规避运行风险、可衡量供电公司管理的水平和提升行业竞争力。供电公司高层领导要以身作则，带头认识档案管理的重要性，加强宣传档案管理的工作作用，增强对档案管理工作的认识。严格要求自己与员工配合档案管理者的档案管理工作，推进供电公司企业档案管理工作进度[2]。

（二）开展专业培训，提高专业水平

供电公司重视档案管理工作要完善档案管理制度，建立完善的档案管理体系；升级档案管理设备，制定档案管理标准，把传统纸质档案转换成数字化处理或者进行数字化档案备份；实行档案动态化管理，确保及时调取档案，第一时间提取有效信息；提高档案管理者的档案管理水平，相关人员在记录和备份档案信息的过程中，要仔细核对档案内容，检查图纸和报表是否有错误和遗漏之处，并及时和对接人员做好对接工作，保证录入和备份的信息的安全性、完整性。

（三）优化防护网，提高安全性

正视信息化建设带来的安全隐患问题，保护供电公司内部档案和客户隐私是企业运营的重要环节。及时更换升级安全防护设备和安全密码；优化虚拟防护网，做好安全系统的维护工作，预防电子病毒和黑客的不法侵入，防止盗取或损坏档案信息；设置实名身份验证，重要信息读取需要多位高层领导的审批验证方可读取，维护监控系统，档案安全出现问题可向相关负责人了解情况，解决安全漏洞问题，提高档案信息的安全性。

（四）整合资源，创新服务

供电公司应调整档案管理工作模式，组织相关工作人员进行相关的法律培训，设置档案权限，保证内部工作人员不泄漏档案信息。及时更新档案信息，以便后续工作的推进。提升档案管理的开发利用水平，整合档案资源信息。征得企业或个人同意后，通过合法途径，将公共资源有偿性地提供第三方，拓宽档案管理的服务范围。增加资金渠道，完善档案管理系统，提升供电公司自身的档案管理水平，同时，满足社会发展的需求。

（五）进行档案分类管理

由于供电公司企业内部资料和客户信息数量较大，服务对象类别繁杂，档案管理在分类归档的过程中要明确档案信息。例如，针对地区可设立地域专题档案；根据客户或企业项目需要的不同资料进行编号分类归档，放置在客户或企业的个体档案；也可将一方的相关材料设置一个档案，与之合作的另一方提供的材料设置成另一个档案，最后在归放两个档案时，可根据双方合作关系归类到一个专题档案中，尽可能的发挥分类专题档案的作用，提高档案管理的工作效率。

（六）组建专业团队

供电公司档案管理要规范化管理工作，注重提高管理工作人员专业性和综合素质，进行老员工专业培训，吸纳专业人才，扩大并打造一支档案管理的专业团队。设置相关监管部门，提升档案管理执行力度和管理力度。如违规操作，监管部门可酌情对其进行处罚，保证档案管理信息安全。各司其职，才能保证档案管理的高效运作。

三、结论

综上所述，档案管理工作一直是供电公司的核心工作，在信息化建设中起着不可取缔的重要作用。尽管供电公司的档案管理在信息化的冲击下，面临困难颇多。为了供电公司在行业竞争中提高竞争力，档案管理在实践中应需不断地调整工作模式，升级档案管理设备，加强相关人员的安全意识和专业素质，为供电公司将来的发展，打下良好的基础。