基层档案利用服务工作研究

付建平 博兴县兴福镇便民服务中心

近年来，随着社会发展不断加快，我国人民对档案的利用越加重视，可以利用档案资源促进企业及社会的发展，为我国人民创造更好的生活环境。由于基层档案利用服务工作的内容越加复杂，需要采取科学合理的办法对其进行创新，不断提高基层档案利用服务工作的水平，使基层档案的利用价值得以提升。通过对基层档案利用服务工作进行深入的研究，有利于提高工作人员对这一方面的认识，促进基层档案利用服务工作的持续发展。

一、基层档案利用服务工作中存在的问题概述

就当前情况来看，我国基层档案利用服务工作存在一些常见的问题，比如档案利用服务工作的意识较弱，未能根据实际情况对基层档案进行利用，使得基层档案利用服务工作的质量无法得到保障。由于基层档案工作的岗位职责不够明确，再加上部分人员缺乏责任意识，经常出现管理混乱等状况，严重影响到基层档案利用服务工作的开展。其次，基层档案利用服务的方式比较传统，未能发挥信息化管理方式在档案工作中的作用，使得档案工作的效率较低，且不利于基层档案的有效利用。部分档案工作人员对信息化手段的掌握程度不足，那么在档案工作中存在习惯性使用人工记录的方法，无法及时做好档案的收集和归档，给基层档案利用服务工作的开展带来一定阻碍[1]。

二、基层档案利用服务工作的改进措施分析

（一）提高认识，创新档案服务

第一，需要严格做好档案信息的收集。将加强档案人员与各个部门之间的沟通，及时对业务活动中存在的数据信息进行收集，确保重要档案得到及时处理，避免出现档案丢失等不良状况。第二，需要将定岗定责的制度落实，安排专门的部门档案信息源，以便能够及时对档案信息进行收集，将其传递给档案部门，之后做好档案的分类及归档等工作。第三，需要重视培养档案人员的工作意识，使其能够保持严谨、细致的工作心态，严格按照规定的要求进行档案资源的管理[2]。对于档案信息的收集工作，可以按照档案形成的时间开展工作，也可以依据档案信息的相关性开展工作，比如申请批准等等，对能够反映自身发展和重要工作的资料进行收集。除了要做好档案信息的收集，也要加强档案管理的宣传工作，提高群众对基层档案的了解，为基层档案利用服务工作的开展打下良好基础。

（二）提高人员素质，创新档案管理手段

在档案管理现代化发展的背景下，需要做好基础设施建设，通过专门的技术硬件对档案资源进行有效利用，且能够提高档案工作的整体效率。作为基层档案利用服务工作的主体，档案工作人员需要熟悉掌握档案管理软件，强化自身的职业素养，通过员工考核促进档案工作人员综合素质的发展。其次，需要加强人员之间的沟通，让档案人员与各个合作单位、街道和乡镇进行交流，使档案工作人员的视野得以拓宽。最后，在档案管理中应用数字技术、网络技术等等，加强数字化档案建设，实现现代化的档案设备技术。

（三）完善管理制度，创新档案管理观念

通过对档案管理制度进行完善，有利于促进基层档案利用服务工作的有效进行。就实际情况来看，有些单位的档案管理规定及规则已经不符合实际的需求，需要对其进行修改，将管理任务分解，明确各个人员应承担的责任。首先，需要对档案管理检查进行强化，做到“依法治档”，对档案利用服务工作的任务进行合理安排，确保档案管理的安全性。其次，需要对档案利用服务工作的标准化程度进行提升，确保档案工作人员具备良好的备案意识，按照统一的标准对档案进行处理。为保证档案资料的完整性，必须明确档案人员的工作职责，避免在档案收集和归档中出现档案丢失等问题[3]。

（四）加强档案开发，提高档案利用率

档案使用直接反映出档案工作的整体价值，要求档案人员具备较强的责任意识，采取科协合理的工作方法，进而为用户提供优质的档案服务，使用户的信息需求得以充分满足。为适应新的形势，可以将档案资源公开，对档案编研工作进行强化，使档案信息的利用价值得以有效提升。同时，为发挥档案资料的使用价值，需要做好档案使用的监督工作，在提高档案利用率的同时，使档案安全得到保障。

（五）提高档案工作人员的综合素质

随着基层档案利用服务工作的发展，其工作内容越加复杂，对档案工作人员的能力及素质提出了更高要求，这就需要做好档案工作人员的培训工作，不断提高档案工作人员的综合素质。首先，需要充分掌握基层档案利用服务工作的实际情况，结合工作需要对档案工作人员进行针对性地培训，使其能够熟悉掌握相关的专业知识和工作技能，能够正确处理基层档案利用服务工作中存在的问题，实现对基层档案的有效利用。其次，需要强化档案工作人员的专业意识，对档案的使用方式进行充分了解，明确自身在基层档案利用服务工作中的地位和立场，在提高档案服务工作水平的同时，做好档案资源的保密工作[4]。总之，为适应社会发展的需要，在创新基层档案利用服务工作的同时，也要重视档案人才的培养，促进基层档案利用服务工作水平的有效提升。

三、结语

综上所述，基层档案利用服务工作对社会发展起到了较为重要的影响作用，需要提高对这一方面的重视性，不断提高基层档案利用服务工作的水平。具体来讲，需要深入了解基层档案利用服务工作的现状及相关问题，做到提高认识、创新档案服务工作，提高人员素质、创新档案管理手段，完善管理制度、创新档案管理观念，加强档案开发、提高档案利用率，并重视档案工作人员的培养，从而促进基层档案利用服务工作的有效进行。