企业办公室行政管理精细化的思路及对策

杨婧 中国水利水电第八工程局有限公司

办公室行政管理相比于其他部门在工作性质、内容方面更加复杂，为提升其工作效率和质量，应朝着精细化的方向发展。企业应结合自身在发展过程中的实际情况制定办公室行政管理精细化的对策，希望能够降低工作中对人力资源的浪费，既能够提升企业综合实力，又能够保证其经济效益。

一、企业办公室行政管理工作的主要职能

（一）协调职能

办公室企业是重要的信息中转站，需要将单位内部中的信息及时地传递，做好下情上报、上情下传任务。做好上下协调、横向协调、内外协调、应急协调四个方面的协调工作。

1.上下协调工作是指要及时准确地掌握单位的工作重点和领导的决策方向，做到“身处兵位、心为将谋”，对单位内部基层部门的沟通对接要及时，能全面了解基层的工作情况，及时准确地向上级领导反馈信息。

2.横向协调面向企业内部的每一个部门，由办公室负责牵头，使得各单位及每个部门在协调方面加强合作。

3.内部和外部的协调是办公室要发挥的窗口作用，既要了解企业外部的发展需求，又要展现良好的企业形象和实力。

4.应急协调是在突发事件中对突发事件信息的跟踪、报告、各方面资源的协调以及各类突发事件的适当处理中发挥积极作用。

（二）参谋职能

办公室作为全企业上传下达的重要部门，同样也是领导左臂右膀的角色，因此不能简单地把行政管理工作理解为受理登记、收发文件等事项。做好企业的行政管理工作，需要有一个共同的全局思想和战略，在企业发展的过程中紧紧抓住工作重心，有效的信息要及时提供给领导，要为企业的全面发展提供必要的谋略。

（三）服务职能

细碎繁杂是行政管理工作的特点，服务功能作为企业办公室行政管理工作中的主要功能，必须保证服务质量，以保证各项工作的正常运行。因此，企业办公室不仅要做领导的顾问，还要做好其他部门的后勤。一方面，在实地调研基层部门具体情况的基础上，做好总结报告，通过语言协助的方式，为领导工作思路的制定提供参考；另一方面，加强与企业内部各单位的协调与合作，搭建上下级沟通的桥梁。

（四）组织职能

根据企业工作部署和部门需求计划，办公室需要提前准备好重要会议和活动，以及重要客户的接待工作，持续改善后勤服务管理，建立起企业良好的组织服务体系。

二、办公室行政管理实现精细化的作用

（一）有利于促进个人发展

促使企业办公室行政管理实现精细化，有效帮助员工理清不同工作需要，保证员工基本权益的基础上，调动员工参与工作积极性，实现权责分明。此外，还能为企业办公室带来经济效益，推动企业实现进一步发展。

（二）有利于促进企业进步

虽然企业管理者意识到办公室行政管理的重要性，但仍存在分类不科学、管理不集中等问题。所以，需对精细化管理加大重视，实现精细化管理，完善企业办公室行政管理工作，帮助企业有效处理突发事件，提高企业办公室的工作效率。

（三）有利于促进社会进步

办公室行政职能的发挥，直接关系企业未来发展质量。做好企业办公室行政管理精细化不仅能为企业获取更多经济效益，还能提高群众满意度和企业在群众心中的信任，最终为社会实现可持续发展奠定良好基础。

三、企业办公室行政管理精细化现状

（一）精细化管理目标不明确

企业因为会受到体制、政府决策的影响，一些企业变革与创新的步伐跟不上市场的需求，竞争意识不强，还以传统观念开展行政管理工作，企业结构的不合理，层级管理单一，以至于工作效率不高，经济利润不能得到保证，甚至是连年亏损。精细化管理目标不明确造成的管理散漫、办公室行政效率不高等问题非常明显，组织内部的监督管理也是流于表面，企业应该对其加强重视。

（二）考核管理量化不足

考核管理的量化会直接影响办公室行政管理的工作效率，在工作量化过程中，没有结合实际工作内容，过于看重业务绩效，忽视企业文化、工作风气等方面的建设，导致办公室行政管理工作缺乏实践性。

（三）执行能力差

由于部分企业的组织目标不明确、管理层级多，也就直接造成了企业在执行方面出现很多问题。企业很多事项不能及时上传下达，信息不对称，如此一来不仅会制约企业的经营决策，还会对企业发展的目标产生影响，也就造成了企业员工工作热情、积极性低下，办公室行政管理理念跟不上发展节奏，不能主动沟通协调，往往被动去处理事情，很多问题无法得到有效解决，反过来又极大地影响了行政效率，形成了恶性循环。

四、实现办公室行政管理精细化的思路及对策

（一）加深员工的协同工作意识

企业办公室的行政工作是复杂的，每个人的工作任务与责任不尽相同。写作工作可以由部分职员独立完成，有些工作只能由大家共同完成。因此，对于我们应该注重如何提高办公室团队团结合作精神。只有良好的合作关系才能带来最大的利益。其次，办公室里有很多的工作，比如交流和收发。因此，在办公室工作中需要处理大量的日常烦琐任务，这也给很多办公室人员带来了挑战。同时，还需要加强学习和掌握办公室的工作，不仅要了解办公室的基本业务知识，而且还掌握企业的工作的进展和当前关键任务，真正处理所有事务。

（二）明确企业管理目标，做好工作流程

目前，在实际工作中应明确管理目标，同时也要求员工按工作流程，以此促进办公室行政管理精细化。

1.明确划分岗位职责：按照企业不同办公室的职能和工作流程，进行工作岗位设置，依照工作岗位的性质和内容明确各岗位的职责，切实实现岗位固定、个性化设置，明确分工，保障各岗位之间的独立与合作。

2.工作流程进行优化：对工作流程进行优化，可以让企业管理人员在经营管理过程中，依据工作任务和性质，把任务分成若干部分，然后进行工作流程的优化，这样不仅可以实现操作便捷简单，还可以使得管理人员更直观的面对工作任务，进而获悉工作中每一环节，及时制定调整政策并提供意见反馈。

3.互联网优势明显：利用互联网的优势，企业办公实现自动化，如此方便全面搜集信息，可以对企业内外工作的管理机制进行调节，对管理的控制有效预防，进而能减少工作各个环节出现的管理漏洞。企业可以利用信息技术手段建立电子数据库，收集并上传文档资料，同时进行分类处理，以便后期查找的方便。这样不仅大大提高了文档管理工作的效率，同时还缓解了相关工作人员的工作压力，并为办公室行政管理工作的顺利开展奠定了良好的基础。

4.考核标准及要求必须严格执行：程序性工作和非程序性工作是企业办公室的两大工作内容。这两块工作内容在执行时都必须要进行指标量化的科学性。此外为增强员工的满足感和自豪感，要做到奖惩分明。

（三）创设清晰明确的管理目标

办公室行政管理人员应基于高效化的角度开展日常工作，转变传统模糊而落后的管理模式，明确精细化管理工作的目标，并对目标从细节方面进行量化，确保办公室行政管理工作中的每个环节都能按照相应的流程进行，管理者可以对整个管理阶段进行全面掌控，为考核办公室行政管理工作人员业务绩效实际情况提供助力。另外，管理者在创设办公室行政管理目标时，应站在企业发展全局的角度，不能完全凭借其工作经验和主观感受去制定，需要在创新行政管理工作理念的同时，发挥办公室行政管理精细化工作的连续性，助推企业的可持续发展。

（四）提升人员素养

管理人员的专业素养，也会对企业办公室行政管理工作成效产生影响，也决定着精细化管理模式的实施效果。为此，应该定期组织专业化培训教育活动，使其管理知识和技能得到更新，在深入学习当中提升综合素养。明确工作目标及工作内容的衔接关系，确保在行政管理中养成良好的行为习惯和操作方法。注重对员工的职业道德教育，使其能够在工作中保持高度责任精神和奉献精神，能够以企业的利益为首要前提，促进精细化管理工作的顺利进行。改善工作人员的福利待遇，使他们在实现个人价值的同时，为企业的发展做出贡献。

五、结语

综上所述，办公室作为企业行政管理的重要部门，具有工作内容烦琐、责任大的特征，在日常工作中，管理者要深化行政工作人员对精细化管理的认识，全面提高其行政管理水平，有效处理行政工作中存在的细节问题，实现办公室行政管理的科学化和精细化，助推企业的长远发展。