试论高等院校档案信息化与纸质化管理的互补关系

文/于 晖

档案存在的意义在于其记录历史、服务社会,而服务社会的基础与前提是对于档案的有效管理和合理利用。当前，在档案的管理和利用中，信息化和纸质化是两种重要方式，二者各有长处、且可互补。档案管理工作者只有对于二者取其长而舍其短，才能将档案管理工作做好，使档案的效能更好地发挥

高等院校是教育体系重要的组成部分，是社会发展和进步的中间力量，也是推进社会发展的中流砥柱。高校档案是客观反应高校师生及学校自身发展的原始资料，通过对其运用多方位的管理手段，可以使高校档案得到高质量的管理，这对于高校未来的提升和建设意义颇为重大。分析研究档案信息化管理与纸质化管理的互补关系，笔者从其各自的特点进行切入，并进行论述。

一、高校档案的信息化管理

高校档案的信息化管理，笔者从以下几方面进行分析：

（一）高校档案信息化的重要意义

高校档案管理水平直接关系到高等院校的整体管理水平，因此必须重视档案管理工作。信息时代的到来，尤其是先进管理软件的应用，计算机软件及硬件的使用，能够对档案信息进行快速汇总和分类，检索时只要输入关键词即可，这样效率比较高，更加便利了档案管理。传统的档案管理模式效率比较低，工作量比较大，信息化的管理模式可以有效弥补传统档案管理模式的弊端。

（二）高校档案信息化管理的优势

随着近年来科技的发展，传统的档案管理模式已经不再适用。传统的档案管理模式存在很多缺点，例如：信息查询不方便，更新不及时，错误率高，修复困难，等等。为了解决这一困难，就需要一个实用的、处理能力强的档案管理系统。档案管理系统需要把分散的文件信息实行汇总，进行规范的收集管理，而且建立分类、编号管理，这样做的好处是可以将档案进行计算机存储查询，并且能够达到防火、防潮、防蛀的效果。经过这种新型的档案管理，可以为学校提供信息咨询、查找、存取等服务，有效解决学校传统办公效率低、查询资料不方便和管理不便的现状。

（三）高校档案管理信息化方法

高校档案管理信息化主要指采用计算机数据库的应用方法，这种方法操作简单，档案管理工作者操作时输入自己的用户名和密码，成功登录后打开相应的功能，输入筛选条件，即可查询到相关资料的信息，并且能够进一步进行一系列的操作。如此，对于档案管理者而言，不仅提高了管理效率，而且对学校的档案资料也能够做到快速了解。

该方法的系统操作程序是：登录（开始）——密码（输入账号密码）——验证（是否正确）——档案管理员和用户进入。档案管理员通过该操作系统，可以添加、删除相关档案资料，做相应的归档整理；用户通过该操作系统，可以查询相关档案；二级学院和其他职能部门可以查询部门通知、学校文件、新闻信息、校园资讯及学术动态等；教师可以查询教师证号、课表、科研、工资、水电暖费等；学生可以查询学生证、课表、成绩、学生活动等。总之，一切与高校相关的档案资料均可以通过该系统得到查询。其流程见下图：

计算机技术为该管理系统提供了档案查阅检索方式，为以往效率低又缺乏准确性的查找工作带来了很多便捷，并且根据需求的不同设立了多种方式，如：模糊检索、关键词检索、精确检索、条件检索等。这些检索方式使得档案管理人员能够快速找到自己需要的文件资料，甚至可以查看到这份文件的录入时间和所有已被查阅的情况信息。通过这种计算机技术所支撑的管理系统，可以实现档案管理的无纸化、虚拟化、数字化、信息化、网络化。实施过程见下图：

在这种管理方式下，将传统的档案通过计算机的检索、信息等系统程序录入，实现档案管理信息化之后，借助于网络平台，可以快速检修、录入，致使档案管理得到更加有效的扩展和利用。

（四）高校档案信息化管理存在一定的风险

档案信息化管理就是利用计算机对档案进行管理，但是计算机本身存在安全隐患，比如中毒、遭遇黑客的侵袭，等等，一旦发生上述突发情况，将会导致保存在计算机中的档案资料丢失。特别需要指出的是，如果正在操作时发生此类问题，就会瞬间导致档案资料丢失，很难弥补。

二、高校档案的纸质化管理

分析传统的纸质化档案的管理，其作用与特点是：

（一）高校档案纸质化管理的作用

综观档案管理的发展历史，在没有出现计算机这一新兴的科学技术手段之前的历史长河中，人们都是采用纸质化的档案管理方式对档案进行采集、管理和利用的。纸质化的管理方式曾经为人类文明的传承做出了巨大的贡献，例如，古代文献资料的流传，对古代墓志铭的拓贴、名人字画的临摹，只有通过纸质之介质才能够实现。

（二）高校档案纸质化管理的特点

传统的档案管理方法是对其实行纸质化的管理，通过这种管理方式，可以保存和运用最原始的第一手资料，几十年甚至几百年前的资料都可以做到追根溯源。对于保密级别较高的档案资料而言，特别是有重要批示、加盖有公信力印章的资料，较之于电子文件，原始的纸质文件更加具有权威性，可信度更高，执行的标准有据可依，执行的过程有据可查，其重要性更加彰显，纸质化档案就具备这一特点。

（三）高校档案纸质化管理的必要性

在利用高科技信息化档案管理方法的大环境下，纸质化的管理方式不可缺失，因为我们收集的第一手资料大多都是纸质的，只有少数如数码照片等影像资料是电子的，通过对收集的纸质资料进行处理，才能将其电子化、信息化，用信息化的形式永久保存。因此，档案的纸质化管理也是必不可少的。此外，对于信息化档案管理存在的信息丢失的风险，传统的档案纸质化管理方式可以有效规避。因此，档案纸质化管理方式不能完全舍弃，应与档案信息化管理方式并行。

三、两种管理方式的相互依赖与优势互补

不论是电子档案还是纸质档案，从本质而言都是档案，都具有档案的特点，但因为它们的载体不同，所以存在一定的不同之处。两者都有相应的优点和缺点，将两者结合起来加以运用，才能够在应用过程中取长补短，保证档案管理工作的顺利发展。在高校实践活动方面来看，电子档案和纸质档案均以教师和学生的基本实践为依据，对他们在社会各阶段的生活信息进行收集整合，形成档案。电子档案的储存时间要比纸质档案储存时间长，档案的完整性更加突出，但是，由于电子档案是以网络技术为载体的，所以更容易受到病毒的侵袭，安全系数比较低。纸质档案的载体是纸质文件，安全系数相对较高，能够有效保证档案的真实性，使档案在使用的过程中更加清晰，但是，纸质档案很容易在保存过程中受限于环境等因素，从而遭受破坏，不易保存，使用的时候检索速度也比较慢。通过分析不难看出，两种档案各有长处，档案管理者应做到对两种档案进行整合管理，发挥它们各自的优势，以便于更好地为使用者服务。

综上所述，档案信息化管理和纸质化管理之间存在有相互依赖、优势互补的关系，两种档案管理方式的共同发展模式是现实的最佳选择。为此，高校档案部门需要对电子档案和纸质档案进行科学的整合，在管理时，不仅要实现两种档案的同步归档工作，还要对两种档案进行同步的鉴定、整理和利用，使电子档案和纸质档案弥补自身之不足，将其各自优势发挥得更好，以促进高校档案管理工作迈上新台阶。