市县疾控中心档案管理工作中存在的问题与对策

王小霞 甘肃省平凉市疾控中心

档案管理工作是疾控中心最为基础、最为重要的工作环节，各项疾病的预防和控制信息都要及时收录到档案系统中。在日常档案的管理中，市县疾控中心工作任务量大、档案收录繁杂，工作人员的工作压力较大、工作效率有待提升。在信息技术日益普及的今天，市县疾控中心应认识到目前档案管理工作方面存在的问题，利用先进的信息技术优化数据处理水平和效率，为疾病预防控制工作提供坚实的数据保障，不断提高自身公共卫生服务的能力。

一、目前档案管理工作中存在的主要问题

（一）对档案管理的重视程度有待提升

市县疾控中心主要负责重大疾病预防控制和重点公共卫生服务工作计划的落实和指导，领导层将工作重点放在了传染病监测、公共卫生事件调查、疫苗接种等业务工作上，普通忽视了对档案管理工作的重视。认为档案管理就是将部门一年的档案信息进行收录和整理即可，缺乏对档案分类、管理、查阅利用等环节的详细规范[1]。就拿档案分类来说，由于领导层不重视档案管理环节，导致工作人员在进行档案分类中缺乏明确的操作规范和制度保障，会出现人事档案、文书档案、业务档案相互混杂的情况，有的重视文书档案而不重视业务档案，当出现突发公共卫生事件需要调阅档案时效率较低，无法充分发挥档案对防控工作实践的参考指导作用。

（二）档案管理基础设施建设有待加强

基础设施是落实档案管理工作的前提和保障，影响着档案管理效果和档案的安全性[2]。通过对市县疾控中心档案管理基础设施的调查可知，仅有少数的疾控中心可以做到档案信息的恒温、恒湿保存、红外线管理、防火防盗设置，大部分的疾控中心档案管理停留在纸质资料基础保存阶段，缺乏对音频、视频等影像资料进行收录和保存的先进计算机和信息存储系统，基础设施建设没有跟上时代发展步伐。以肺结核疾病档案管理为例，由于多数县区的疾控中心缺乏合理的档案管理模式和先进的保存技术，早些年关于肺结核病人和防治的相关信息存在不完整、丢失的情况，无法满足现代传染病防治背景下肺结核疾病的医学研究和疾病控制需求。

（三）电子档案信息化建设水平有待提高

随着大数据时代的发展，对疾控中心的档案管理信息化建设提出了更高要求，为了积极适应信息时代发展需求，市级疾控中心建立了网络信息管理系统对档案信息进行统一管理，并在各科室建立了自动化管理系统。但从实际应用情况来看，各科室的自动化管理系统与整个网络信息管理系统并未形成统一、协调的体系，各科室在收录各自档案信息时仍需要手动输入，自动化程度较低。在各科室检索和利用网络信息管理系统时，只能依据目录进行检索，电子信息档案的检索编码工作不够全面、细致。

（四）档案管理人员的专业素养有待增强

档案管理部门在市县疾控中心科室中属于边缘部门，领导层更重视疾病监测、防治等部门的人才引进工作，忽视了对档案管理部门的人才建设和培养，常常安排非档案管理专业、非医学专业出身的工作人员从事档案管理工作。再加上日常档案收录和整理工作较为繁忙，很多情况下都是由其他部门工作人员兼任，档案管理工作的专业程度和质量无法得到有效保证，人员的专业素养亟需提升。

二、优化档案管理工作的对策措施

（一）健全档案管理领导责任制，保障各项工作进行

市县疾控中心的档案数据是基层疾病监测和预防的第一手资料，关乎着广大人民群众的生命安全和公共利益。为了保证档案信息收录和管理朝着科学化、规范化、信息化方向发展，市县疾控中心应健全档案管理领导责任制，将各项工作纳入到制度标准和工作规范中，同时实施层级管理制度，实现层级监督，防止档案信息处理工作的疏漏。此外，还应健全规范性的档案管理制度，明确人事档案、财务档案、业务档案等不同类型档案的分类标准和操作规范，细化各类档案信息管理中的问题，将档案管理贯穿到疾控中心工作的每一个环节，把档案管理工作做到极致。

（二）加大资金和技术投入力度，优化基础设施建设

从现实情况来看，疾控中心的资金投入大多用于医疗设备购买方面，很少对档案管理建设投入资金[3]。在大数据时代的影响下，档案管理工作逐渐朝着数字化方向转变，以计算机和扫描仪为终端的数字档案时代悄然来临。因此，市县疾控中心必须加大在计算机和扫描仪设备、存储设备、传输设备等基础设施建设方面的资金投入力度，为提升档案管理工作质量效率提供充足的物质基础。

（三）实施规范化电子档案管理，提升电子档案处理效率

市县疾控中心在建设电子档案过程中，应按照国家档案局发布的规范对数据归档、管理和查询工作进行明确规范，实现档案信息系统与各科室自动化系统的匹配，实现档案信息的自动归档，大大降低人工归档造成的失误率。同时，还应循序渐进将保存的纸质档案进行电子化转变，加快档案管理数字化建设。

（四）加大人才引进和培养力度，提升团队专业素养

为了有效提升档案管理团队的整体效率，疾控中心有必要对该部门人才进行针对性的培养[4]。首先，市县疾控中心领导层应认识到档案管理工作的重要性，加大对专业档案管理人才的引进，提升档案管理工作人员的准入门槛，筛选一批文化水平高、专业能力强的专门人才。其次，市县疾控中心应重视对档案管理人员的专业培训，可以定期邀请行业内专家到单位进行讲座或者召开小规模的档案管理交流会议，不断提升工作人员的档案管理思维和能力。

三、结束语

近几年，传染病、人畜共患病等公共卫生事件发生频率有所上升，给疾控中心的档案管理工作提出了更高要求。从目前的工作现状来看，市县级疾病中心普遍存在对档案管理重视不足、档案基础设施建设不完备、电子档案建设水平低、档案管理人员素质有待提升这四个方面的问题。为了实现档案信息对疾控工作的指导和保障功能，市县疾病中心可以从健全档案管理领导责任制、优化基础设施建设、实施规范化电子档案管理举措、加大人才引进和培养力度这四方面出发，切实提升疾控中心的档案收录与管理能力。