医院信息系统下收费内部控制探讨

邱浩 贵阳市妇幼保健院收费科

一、引言

随着人们健康意识的增强，到医院就诊检查、看病、诊疗的人不断增加，医院就诊过程中通常面临着“三长一短”问题（即取号候诊时间长、检查化验时间长、缴费取药时间长、医生医疗时间短）日益突出，医院信息化建设已迫在眉睫。

医院信息系统（Hospital Information System，简称HIS系统），是指利用现代网络通讯信息技术，实现对医院人流、物流、财流进行有效综合管理的信息系统。医院引入HIS系统后，通过对医疗活动各阶段产生的数据进行采集、存储、处理、提取、传输、汇总，加工形成各种信息，从而为医院日常运行提供较全面的自动化管理及各种服务的信息，不仅可提高医院各项工作的效率和质量，减轻各类事务性工作的劳动强度，从而使医务人员有更多的精力和时间来服务于病人，而且还可以改善医院日常管理，堵塞管理漏洞，保护病人和医院合法权益，进而为医院创造良好的社会效益和经济效益。

然而，医院信息系统建成后，将改变医院原有收费管理的运行模式、业务流程、管理方式、人员结构等，也给医院收费内部控制产生新的影响。

二、医院信息管理系统下收费管理可能存在的风险

（一）收费人员业务不熟而导致操作失误风险

医院信息系统涉及医院各业务科室、后勤管理部门及财务部门等机构，对原有收费管理模式提出新的挑战。因此，在医院信息系统上线运行初期，收费人员可能因业务不熟悉，可能在收费操作上导致工作失误，从而产生收费操作错误，导致多收费或少收费的风险。

（二）收费管理制度没有及时修订而导致制度漏洞风险

医院信息系统上线运行后，需要及时建立健全相应的收费管理规章制度和流程。然而，医院信息系统上线运行初期，可能存在原有收费管理制度没有及时修订或新修订的收费管理制度存在一些漏洞、不完善等情况，从而导致制度缺陷产生收费错误的风险。

（三）收费管理环节监管不严而导致监管风险

医院信息系统上线运行后，预收费、退补缴等收费监管环节应跟上。然而，医院信息系统上线运行初期，因缺乏监管经验，可能在预收费情况下，存在预收费退费或补交情况，由于退费或补交手续不齐备，可能导致预收费退费或补交环节监管失控导致收费错误或道德风险。

（四）收费服务不到位而导致纠纷风险

收费工作是医院服务的窗口。医院信息系统上线运行初期，对于收费人员和客户而言，收费、退费、补费都是全新工作。在收费服务方面，可能因沟通不畅，难免出现收费人员与客户之间产生冲突，从而导致收费纠纷风险。

三、医院信息系统下加强收费内部控制的举措

根据内部控制的相关理论，结合医院实际情况，在医院信息化背景下，应从以下几方面加强收费内部控制：

（一）不断完善收费管理规章制度和岗位职责

医院信息系统上线运行后，之前建立的收费管理规章制度、岗位职责、收费退费管理流程已不能适应新的变化。比如以前病人挂号只能到医院收费窗口现场挂号，往往会因为所挂的科室号源紧张而导致病人无功而返，浪费了病人的时间和精力，而现在病人可以通过电话、微信公众号、互联网平台等手段在家里预约挂号，挂号成功后再来医院就诊，节约了病人的时间和精力。但以前的挂号、分诊管理制度就不适用于现在实行预约挂号下的就诊情况，就需要针对现在的新情况对预约挂号、分诊制管理定新的制度。收费管理部门应结合医院实际，建立新的收费管理规章制度、岗位职责、收费退费流程，以适应医院信息系统运行的需要。

（二）加强收费相关人员业务培训适应医院信息系统管理需要

医院信息系统能否有效发挥应有作用，取决于收费人员和信息系统维护人员的业务素质。为此，必须加大收费及相关人员的培训，使之尽快熟悉和掌握医院信息系统操作流程，并指导客户正确、快捷使用缴费等流程，方便客户的同时，也提高了自身收费工作效率。

（三）简化医院票据管理手续提高缴费工作效率

医院收费票据种类众多，主要有门急诊各类费用的缴费清单、发票、住院预交费收据、住院发票等。在医院没有建成医院信息系统时，病人在检查治疗、取报告各个环节都需要出示缴费票据，而医院科室在处理病人退费、核算科室收入的时候需要收回病人的缴费票据，可以说收费票据是贯穿在医院整个诊疗业务之中的，作为记录整个诊疗活动中经济数据的依据。为防止收费票据在流通中出现虚开票据、票据票面与HIS系统中登记金额不一致等情况，发生舞弊行为，以前对票据的管理和稽核着重在票据核销和票面金额检查上，基本上都是靠人力核对票据存根和HIS数据，费时费力。现在随着医院HIS系统的发展和电子发票的兴起，对于收费票据的稽核和管理可以通过HIS系统开票数量、开票金额与财政票据系统的开票数量、金额，与银行入账金额来相互比对印证，而且都可以通过系统来对账，省事省力的同时还提高了准确性，更好的起到对票据的及时监督，杜绝舞弊行为的发生。

（四）加强现金收费安全性举措防范资金流失风险

医院以前由于资金收付环节业务量大，收费方式单一，基本上只能靠人工收取现金，往往每天都有上百万的收入，面对这么多现金，每天的现金入库工作就显得非常的重要。怎么安全的把每天的现金收入归集、封包、存入银行是每个收费部门负责人必须要关注的头等大事，一旦现金管理和稽核工作不到位，出现漏洞，很容易发生舞弊，产生严重的后果，这在全国医疗卫生系都不乏深刻案例。而现在缴费往往通过银行卡、支付宝、微信等形式实现，这些形式都使收费部门不再直接接触大量现金，使得每天需要入库的现金很少，只要收费管理部门做好相配套的现金收入的管理和稽核工作，就能让有关人员不敢想、不敢做、不能做，保证了医院资金收入的安全。

（五）实行退费原路返回保证退费真实和资金安全

医院门诊缴费和住院缴纳预交费，因病人病情变化，经常出现需要将缴纳资金退还给病人的情况。医院业务量越多，退费的发生就越频繁，涉及的退费金额就越大。以前办理退费业务，仅仅是靠相关部门人员签字认可，收费部门回收相关收费票据，就可退还病人现金。怎么核实退费的真实性，防止医院内部人员勾结退费，怎样才能在退费业务正常开展的同时又最大限度保证医院资金的安全，一直都是医院收费管理人员高度关注的问题。在医院信息化建设中，使用银行卡、微信、支付宝已经成为缴费方式的主流，这些缴费方式可以追溯病人的缴款账户，可以采用系统原路返回的方式将退费金额返还到病人缴费的账户中，让退费办理人员办理业务时不退还现金，根本上避免了内外勾结，虚假退费交易的发生。

（六）出现单边账时要及时处理防范资金案例风险

单边账是指由于系统或网络出现故障，病人通过自助化渠道缴费，病人端已扣款成功，但医院HIS没有生成相关交易成功数据。由于自助化缴费系统是由不同的银行、公司开发，涉及不同的服务器和网络、支付渠道，通过不同的接口接入医院的HIS系统，只要中间某个环节出现问题都有可能导致单边账的发生。单边账发生后病人已经扣除的款项，很大可能会入到医院账上，但也有可能会由银联系统自动冲正回到病人的账户中，随着医院使用MISPOS、微信、支付宝的设备越来越多，单边账发生的频率也日益增多，收费管理部门对于单边账的处理一定要慎重，不能以病人出示的扣款成功信息作为依据，否则会出现医院人工将单边账确认后款项又冲正回病人账户的情况。而一定要确认单边账的款项是到了医院账户再做处理，这个确认过程需要一定的时间，所以一定要做好病人的解释工作和制定相对应的预案，既要避免医院损失也做好病人安抚，避免投诉。

（七）定期核对收费报表数据防范收费账实不符

在信息化下，作为收费管理部门，我们要对HIS系统是否有BUG，各种收费结账报表的数据是否正确抱怀疑态度，不能过度依赖信息系统而放松警戒。因为现在所有收费的结账数据都是由HIS系统自动生成的，对这些数据是否正确的审核因为涉及的工作量太大，不可能专门安排人员对每天的报表进行复核，所以如果一旦系统有BUG而被相关工作人员所掌握，篡改报表汇总数据，会给医院造成无法估量的损失。所以一定要对平时各个科室反映的情况仔细记录，做好调查，发现苗头，及时制止，并且一定要对各项收费报表进行随机人工抽查复核，核对其数据的准确性，这样才能保证医院资金的安全和HIS系统的可靠。

总之，医院信息化建设正如火如荼的在所有公立医院开展，收费方式越来越多样化，在给病人的就诊带来便利的同时也给我们管理工作带来了新的目标和挑战，作为我们收费管理部门也要积极应对，提高自身素质，始终树立保证医院资金安全是收费部门日常管理中必须第一重视的工作，做好相应稽核和内控，差缺防漏，杜绝各种舞弊和腐败行为的发生。