数字档案馆建设探索与实践

摘要：中国华能是国家档案局确定的全国企业数字档案馆（室）建设试点单位之一，采用“大集中”部署方式，实现了电子文件归档与电子档案全生命周期管理，形成了基于数字档案馆的档案资源管理、档案信息开发利用以及可推广的数字档案馆建设方案。 2020年11月通过国家档案局验收。论文以中国华能数字档案馆建设实践为案例，详细介绍项目实施背景、创新做法、效果及影响，以期为企业档案工作数字化转型、单轨制切换提供参考与借鉴。

关键词：数字档案馆 数字化转型 单轨制

2018年4月，国家档案局确定中国华能总部等35家单位为全国企业数字档案馆（室）建设试点单位。中国华能按照“统一规划、统一标准、统一设计、统一投资、统一建设、统一管理”原则，以“大集中”方式建设华能系统统一的数字档案馆，经两年多建设、迭代、优化，累计300多家单位上线使用数字档案馆。中国华能数字档案馆坚持“以用户为中心，以利用为导向”理念，能够涵盖电子档案全生命周期管理，实现全系统档案信息资源的可控、能控、在控与共商、共建、共享。数字档案馆赋能档案工作，有力推动了企业档案工作数字化转型。

（一）建設数字档案馆是国家经济发展对档案工作的必然要求

“互联网之父”罗伯特·卡恩认为，到2025年全球可能会进入全数字时代[1]。在这样的背景下，以“5iABCD”（5G、工业互联网、人工智能、区块链、云计算、大数据）为代表的数字技术迅速发展，网络强国、数字中国、智慧社会初现端倪。电子发票、电子商务、财务共享中心、工业互联网的广泛应用，使文件数据化、电子化趋势愈加明显，这给传统的纸质档案管理带来挑战。建设数字档案馆，实现对电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全管理，是国家经济发展对档案工作的必要要求。

（二）建设数字档案馆是落实上级文件精神的内在要求

2014年1月，国资委印发《中央企业档案信息化建设工作指引》，要求各中央企业加快推进企业档案信息化建设，实现中央企业档案资源数字化、信息采集标准化、信息存储安全化、信息服务网络化[2]。2017年9月，国家档案局印发《企业数字档案馆（室）建设指南》，从基础设施建设、电子档案管理系统建设、数字档案资源建设、制度规范建设、安全保密体系建设五个方面进行指引[3]，为企业数字档案馆（室）建设工作提供了根本遵循。2020年6月20日，新修订的《中华人民共和国档案法》指出，企事业单位应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。有条件的档案馆应当建设数字档案馆[4]。

（三）建设数字档案馆是数字经济时代企业档案工作数字化转型的必由之路

数字经济时代，给企业档案工作带来挑战：一是企业大量应用信息技术对档案管理效率的提高提出迫切需求；二是信息化条件下企业要求更便捷的获取档案信息；三是电子文件的大量出现，客观上要求应用信息技术手段开展档案工作。建设数字档案馆能够有效提升公司整体档案管理水平，使档案工作与企业实力、价值相匹配。通过“大集中”部署方式建设数字档案馆，能够解决系统各单位各自为政建设档案管理系统导致的信息孤岛、资源重复投入等问题；能够实现有效的信息共享与档案工作统一领导、分级管理；全方位、全流程、全范围、深层次的档案数字化转型也是“十四五时期”企业档案工作的重点任务[5]。

图1和图2是中国华能数字档案馆建设体系与蓝图。中国华能数字档案馆建设的创新做法，可以归纳为“坚持一个中心、建立两个体系、抓好三项工作”。

（一）坚持以用户为中心

1.聚焦检索，扎实做好用户利用界面优化。良好的用户使用体验是数字档案馆建设的重要方面，中国华能数字档案馆建设始终坚持“以用户为中心，以利用为导向”理念，参照“百度”搜索引擎模式，契合用户上网习惯，去除档案有关元素，聚焦检索利用，让用户“用完即走”。采用“前后台分离”方式，前台界面设置“档案数量”“电子文件数量”指标，让用户实时掌握本全宗档案信息资源情况，倒逼全宗单位加快档案信息资源建设步伐。后台界面恢复档案专业版本，让专业的人干专业的事。

2.不断迭代，将用户意见建议纳入系统优化需求。中国华能数字档案馆设置“我要吐槽”模块，收集用户意见建议，推动系统不断迭代升级。对于用户的“吐槽”，档案人员确保“凡是有交代，件件有着落，事事有回应”。系统上线以来，累计收到用户反馈数十项，按照用户建议优化了检索、档案借阅、公告、排行榜等模块。

3.开放权限，用户视角展现档案信息资源。电子档案的保密与开放是一把双刃剑，中国华能在做好数字档案馆安全保密体系建设的同时，最大化用户利用权限。制定了数字档案馆档案利用权限管理办法，设置了公开、部门可见、条目可见、隐藏等四类权限，其中80%以上的电子档案权限为公开，但用户只能浏览，下载需审批，且浏览时有个人信息水印。在用户检索结果界面，赋予每一件电子档案“可读”或者“需审批”标签，让用户一目了然。对于需审批的且不涉及商业秘密的电子档案，制度上授权档案管理员进行线上审批，档案审批流程由纸质状态下的四步优化成两步，极大提升用户档案利用体验。

（二）建立配套的档案制度体系

数字档案馆实施前，中国华能相关档案制度适用范围一般限定于总部或二级单位，很少涉及基层企业。本着为基层减负，并与“大集中”建设数字档案馆相匹配，中国华能在数字档案馆实施过程中，制定、修订档案相关制度21项，涉及档案数字化、元数据、权限、借阅等方面，其中“一贯到底”制度16项，二级单位、基层单位可直接使用，无须重新制定。完善的制度体系，为高质量推广数字档案馆奠定了坚实基础。

（三）建立安全保密体系

中国华能数字档案馆部署在企业内网中，与互联网严格物理隔离，系统已通过国家信息系统安全等级保护二级备案。中国华能数字档案馆建立了严格的安全保密体系，确保非授权用户“进不来，拿不走，赖不掉”，实现“保数据、保核心、保安全”目的。一是坚守“涉密不上网，上网不涉密”的底线；二是执行严格的“三员”管理制度，即系统管理员、安全保密管理员和审计管理员各司其职，相互制约；三是限制电子档案的下载，避免外泄。开发“收藏”功能，做到电子档案不落地，对于确需下载情况，可提交审批；四是全面的日志监控，包括登录日志、查询日志和检索日志；五是用户浏览电子档案原文时，会显示包含个人信息的水印，避免拍照、截屏等信息泄露风险；六是与系统运维人员签订保密承诺书，运维人员对服务器的任何操作必须经过第三方软件，且全程录频可追溯。

（四）抓好历史电子档案治理工作

档案信息资源建设是中国华能数字档案馆建设的重点与亮点，而历史电子档案治理又是档案信息资源建设的核心。中国华能下大力气整治历史电子档案：一是梳理完成1985—2020年部门历史沿革，根据元数据方案，补录相关元数据；二是开展压缩包文件专项整治工作，解压相关文件，转换成符合电子档案长期保存的格式，并优化办公自动化系统，严禁上传压缩包文件、补全前端系统元数据，从源头上堵住漏洞；三是为提升用户浏览电子档案体验，规范电子档案命名与排序；四是盘点纸质档案，摸清家底，做到纸质档案与数字档案馆中的电子档案一一对应；五是进行“四性检测”，确保电子档案的真实、完整、可用与安全；六是按照知悉范围判定要求，给历史电子档案赋值权限，确保不因部门变换造成权限混乱。

（五）抓好档案专项工作模块开发工作

中国华能数字档案馆主要功能涵盖档案收集、整理、鉴定、销毁、检索、借阅、权限管控、全宗管理、库房管理、审计日志等，能够涵盖电子档案全生命周期管理工作。为完成相关档案专项工作，开发了相应模块。

1.档案安全工作。为确保数字档案馆中档案信息资源的绝对安全，中国华能采购2套蓝光光盘库系统，分别放置山东与北京，实现异质异地备份。各单位通过大集中部署的数字档案馆统一使用蓝光光盘库资源。

2.项目档案工作。按照《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》（档发〔2016〕11号）要求，开发了电力科技档案管理模板模块。该模块主要以电力行业项目文件归档与档案管理规范为基础，以华能基层标杆电厂电力建设项目科技档案管理实际为参考，进一步细化并规范风电、光伏等项目文件的收集、整理工作，从源头上解决“归什么”“怎么归”“何时归”“由谁归”问题。项目建设单位可参照模板线上开展工程档案管理工作，实现建设项目文件的完整、准确、系统、规范与安全。

3.档案评价工作。档案评价模块主要根据评价指标，对参评单位档案工作进行自评和复评，达到以评促教、以评促改的目的。支持上传不同的评价方案，对不同单位进行测评。如开展保密测评、公文测评等，实现一次开发建设，多业务共享共用效果。

4.档案统计工作。严格按照《全国档案事业统计调查制度》要求，实现华能系统档案数据的填报、汇总与上报。

5.排行榜模块。可根据用户检索、浏览、借阅情况实时展示热搜文件榜、借阅文件榜、个人榜等，也可手动上传各部门年度归档情况榜单、档案评价结果榜单等。

（六）抓好数字档案馆高质量推广工作

中国华能总部作为国家档案局确定的全国企业數字档案馆（室）建设试点单位之一，已完成试点任务，高标准通过了国家验收，形成了可推广的数字档案馆建设方案与档案工作模式。组建了 400余人的数字档案馆全宗（立档单位）管理员人才队伍。为实现全系统档案信息资源统一管控、共享利用，需复制总部模式，激发全宗管理员工作活力，实现“从1到N”。同时，档案工作者要从幕后走向前台，跳出“故纸堆”，在档案信息化中露头角、显芳华。

中国华能总部数字档案馆的建设带来了良好的经济效益。通过“大集中”部署方式建设数字档案馆，节约费用约2500万元。通过“单套制”归档，预计每年仅管理类文件归档即可节约费用上千万元。同时，数字档案馆的建设也带来了良好的管理效益。目前，中国华能总部数字档案馆有1985—2020年各类档案信息资源25万件，上线近1年来，用户查档量超过1万件次，是传统纸质档案利用模式的90倍。特别是疫情防控期间，数字档案馆为总部各部门提供了6000人次非接触性查档服务，真正做到了疫情防控期间档案工作“不断档”，档案服务“不打烊”。试点期间，累计接待来自各行各业的十多家央企60余人到公司调研学习，社会效益良好[6]。

注释及参考文献：

[1]陈水湖.数字转型背景下企业档案管理转型升级对策研究[J].机电兵船档案，2019（2）：65-70.

[2]蒋术.基于非结构化数据管理平台的企业数字档案馆建设研究[J].档案天地，2019（10）：39-41；34.

[3]国家档案局.国家档案局办公室关于印发《企业数字档案馆（室）建设指南》的通知[EB/OL]. [2021-03-25]. https ： // www. saac. gov. cn /daj /tzgg / 201709/520f7404ff78448f85edc3109bb64e2b.shtml.

[4]陈天爱.学习贯彻新修订的《中华人民共和国档案法》的思考[J].档案天地，2020（12）：37-40.

[5]蔡盈芳.数字经济环境下的企业档案工作——兼论企业档案工作“十四五”规划的重点内容[J].中国档案，2020（7）：64-65.

[6]国家档案局.中国华能集团有限公司总部通过企业数字档案馆（室）建设试点验收[EB/OL].[2021-03- 25]. https ：// www. saac. gov. cn/ daj/qydagz/ 202102/67c7d10d38894174aa3beb3cb4d38875.shtml.

作者单位：中国华能集团有限公司