地方档案统计工作效能提升路径探究

肖莉

地方档案统计工作是综合复杂的系統工程，需要档案主管部门组织领导、科学设计、全面统筹和精准实施，利用行政管理、信息技术与统计分析等综合手段完成任务并实现创新发展。常熟市档案局、馆在档案统计工作领域以提升统计工作效能为目标，坚持创新发展，积累了诸多经验与成果。

一、地方档案统计工作存在问题

长期以来，地方档案统计工作面临诸多问题，导致统计工作在低水平徘徊。

1. 思想认识有偏差。基层档案部门把档案统计工作作为一项报送档案业务统计数据的事务性工作，未作为严肃的档案事业法定任务，因而思想理念有偏差，工作方法简单化。

2. 统计体系不尽完善。档案统计的对象是国家档案事务体系中的各级业务主体，在县市级层面由于机构改革等原因，统计单位基数变动频繁，容易造成漏报。统计表系统设计不足，统计指标不断修正，经常导致数据出错，填报与汇总需反复校验，影响整个统计工作时效。

3. 数据真实性不足。基层统计单位普遍存在工作台账登记不全等情况，导致填表统计时无据可查，填报时存在臆想拼凑数据的现象。基础信息采集源头的人为随意性，影响了统计数据的真实可靠性。

4. 统计工作信息化程度落后。目前统计工作信息化程度远落后于档案数字化程度。全国档案事业统计系统软件是单机断点式的，信息更新迟滞。档案馆室业务工作原始数据分散，数据碎片化，统计靠人工采集、汇总数据，其准确性难以保障。统计内容缺少对问题和规律的分析与呈现，统计成果作用被弱化。

5. 统计成果需求侧较弱。统计成果本是为科学决策、规划发展等工作提供数据支撑，但各级档案部门的总结、规划中引用统计数据少，利用统计成果定量分析、辅助行政与业务规划决策的案例不多。统计成果应用需求不强，提升档案统计工作效能的动力不足。

二、加强地方档案统计工作的重要意义

1. 档案统计工作是通过搜集、汇总和统计档案工作数据以准确反映档案事业面貌和发展规律的重要工作。提高统计数据质量和统计分析水平是统计工作的中心环节。全国档案统计工作的理论逻辑包含了国家档案全宗统一管理思想，统计脉络由国家设计，实际操作全国一盘棋。地方档案部门组织统计、上报档案事业发展状况数据，这是支撑国家档案事务依法治理和科学发展的重要途径，同时还能有效推动本地区档案事业宏观管理，促进高质量发展。

2. 档案统计工作是档案法治的重要手段。国家档案局将国家治理档案事业的政策与思想，以统计指标、工作方案、进度要求等内容贯彻，根据形势需要应时调整统计指标与内容，通过统计引导来影响和治理全国档案工作。各级档案部门由下而上，由点到面层层上报，这是一种法定的行政报告行为。因县市区域内有较多基层单位不属于全国档案事业统计范畴，地方档案主管部门应建立个性的地方档案统计制度，作为地方档案事业治理的支点。

3. 县市档案部门积极作为与有效工作是保障全国档案事业统计质量的关键。县市档案部门是档案统计工作的枢纽，是全国最基础的档案统计工作组织，承担着数据搜集、汇总与统计任务。地方档案统计事业走依法治理之路，应将行政管理与统计业务高度融合，提高档案系统对档案事业统计的认识，全面落实统计责任，把控统计设计、整理和分析进程，使统计流程衔接相扣。

三、常熟市档案部门统计工作的创新实践

1. 建立持久的统计工作机制。常熟市档案局成立专门的统计领导小组与工作队伍，以贯彻国家档案局统计工作要求为主线，统筹行政区域内档案事业统计工作，探索本地区个性化的统计方法，分析统计工作中的难点和问题，以问题为导向制订长远的统计工作方案，确定了“行政统筹主导，法治理念引领，科学技术推动”的工作策略，保证地方档案统计工作走“集中统率、持久连续、准则稳定、基础优化、标本兼治”的发展道路。统计工作小组每年召开统计工作专题会议，学习统计工作新精神、新要求，确定年度统计工作目标任务。定期进行统计技能培训，宣贯统计范围、统计指标、统计目录、计算方法、报送程序等工作内容。局馆各部门统计责任人协调工作进度，完成数据汇总、审核校验、规范上报等系统工作，统计员合并报表制表审核，录入电子统计系统，保证上报统计报表数据高质量。

2. 构建地方特色统计制度。以2019年为例，常熟市数百家建档单位中列入国家统计年报范围的只有74家，这些统计单位虽然是地方档案事业的主体，但远不是全部。除此以外的数百家中小学校、医院等公共事业机构，街道社区、村委会以及一批企业单位的档案工作卓有成效，地方档案主管部门也将其纳入了统计监管。常熟市档案馆设立《常熟市档案事业统计表》，对全国档案事业统计范围之外的公有建档单位进行统计。对地方统计指标体系进行分类和分组，设计了机关事业、企业、村与社区3种报表形式（如图1），统计指标体系既保留全国年报的主要内容，又适当简化和增添具备地方特点的内容，如增设统计栏目、档案馆“名人档案”“重大活动档案”、各镇档案馆“非遗档案”等特色统计项目，还特别增加《国家基本专业档案目录》清单中档案的统计。地方档案主管部门实施统计监管，基层建档单位以报送年报的方式保持管理关联。多年来坚持全国年报与地方年报统计工作同时完成，使每年形成的档案事业统计数据模型较完整地反映常熟地方档案事业全局。

3. 创设电子工作台账弥补统计链短板。登记是统计的前提，更是统计工作链上的信息源头。基层单位传统的纸质档案工作台账普遍存在不登记或登记错误，严重影响统计数据准确性，档案总数在无移交与销毁情况下比上年减少的现象时有发生。2014年常熟市以提高登记与统计准确性为重点建设“常熟市档案行政监管信息系统”，设置了21个业务工作登记表组成的“档案工作台账”供基层档案馆室使用。信息化台账中包含了全国档案事业年报与常熟地方年报所需的统计数据栏目，且数据关联、互相印证，如档案数量与目录条数、档案页数与数字化页数情况对应一致。部分数据一次填入多次采用，如档案人员、库房面积与设备等。部分数据随年度变化系统自动计算。档案人员平时登记准确，在统计时间点就能导出较完备的数据，略作修正就能形成所需的统计报表。档案工作信息化台账为年报统计和各项专题统计提供便捷通道，信息化的加持实现了统计工作补短板、提效能的目标。

4. 持续探索智能化统计方式。“常熟市档案行政监管系统”（见图2）全面对接全国档案统计系统，设计了统计自动化体系，在数据自动采集、报表审核、数据加工等方面实现智能化。自动生成年报，增加智能审核程序，报表填写不全或不准确就无法实现报送。有别于单机形式的全国档案事业统计信息系统，常熟地方登记统计系统采用B/S架构形式，从数据采集到报表上报，统计工作链得以智能连续，杜绝了人为填写报表的误差。系统还能实现报表汇总与导出备份功能。常熟教育系統101个学校6年来通过登记统计系统报送年报，统计效率与质量显著提高。系统还尝试延展智能功能，例如增加库房消防设施检验模板，消防设备过期会提出警示；增设库房楼板承重警示，当填报承重低于500公斤/平方米时出现智能警示。在系统中统计数据及时集成、档案工作数据排序、历史数据统计分析、数据图表展示等功能均得到实现。统计信息化系统俨然成为超级档案管理员。

5. 积极应用统计成果。统计的目的在于运用，成果的价值在于转化。常熟市档案馆一方面及时上报高质量的全国档案事业年报统计成果，另一方面广泛应用统计数据成果提升工作质量与效率。在全市档案工作总结报告、专题总结、业务讨论等工作中应用丰富数据，使工作分析详尽，论述有力。利用统计成果精确把握乡镇档案馆、村级档案工作业务进展，积极进行监督与指导，推进农业农村档案工作发展。通过掌握学校、医院等公共事业档案工作延续发展情况，与主管部门合力做强做优民生档案工作。常熟市档案馆还根据统计数据信息，关注乡镇、机关部门在利用档案数据上的变化，及时开通与调整档案馆数字档案网上共享利用，实现档案工作资政、便民，做到事前服务。

四、地方档案统计效能提升路径

1. 走依法治档之路，使档案统计更具刚性。档案法治是时代命题，档案统计工作要提高政治站位，遵循统计法律法规，贯彻档案法治要求，提升统计工作严肃性、数据真实性。档案统计要纳入各级档案部门职责任务，统计工作的质量指标列入执法检查、业务评价必检内容。要建立健全统计数据质量监控和评估制度，严控统计过程。对违反档案统计工作法律法规的责任者实施法律惩处。

2. 优化统计链，提升统计质量。质量是统计工作的第一要务，提高统计质量需要统计链全流程再塑。档案统计人员要理解统计的概念，掌握基本算法。统计设计要立足实际需要，提升设计精度，增加有时代内涵的统计项目。如增加档案馆开放档案审核动态数据等，充分发挥统计的监督作用。

3. 加强信息化建设，推动智能治理。借助信息技术提高统计效能并向智能化统计发展是必然方向。档案统计要实现全流程信息化发展，包括源头数据自动化采集、数据集成管理、智能汇集统计、网络审核报送等，须充分利用“云计算”“AI算法”等技术。常熟市档案馆在信息化工程中嵌入了业务动态登记统计分析系统（见图3），包括库房温湿度、馆藏结构、进馆进度、利用量等内容。登记统计初步实现了智能化，智能治理使档案统计工作效能显著提升。

4. 分享统计成果，发挥统计工作成效。档案统计成果是档案事业的大数据，各级档案事业统计数据要在制度保障下有限开放，形成“档案事业统计公报”，方便各级档案部门从统计资源中获得所需，从数据中发现价值，让统计成果在应用中资政，助推档案事业发展。档案统计成果被广泛应用，能有效凝聚共识，从而汇聚更多力量推进统计工作发展。