基于信息化时代下的高校文印管理信息化及自助服务研究

魏文娟

摘 要：文印管理在高校管理中占据的位置非常重要，文印管理的质量会直接影响教师的教学科研工作与学生学习生活的水平，目前很多学校文印管理内容和过程依然存在不足之处，特别是一些高校的文印管理工作无法适应信息化时代要求，在管理信息化及自助服务存在漏洞，该文从实践出发，以提升效率、成本控制及隐患排除为目标，探索针对管理信息化及自助服务的文印管理策略。

关键词：信息化时代  高校管理  文印管理  自助服务

中图分类号：G647   文献标识码：A

Abstract： At present， there are still deficiencies in the content and process of document management in many schools， especially the document management in some universities cannot adapt to the requirements of the information era， and there are loopholes in the management of information technology and self-service. This paper explores the management strategies for informationization and self-service from a practical point of view， with the objectives of improving efficiency， cost control and eliminating hidden problems.

Key Words： Information age; University management; Document printing management; Self-service

文印管理是现代高校管理中极为重要的内容，受到高校管理者的密切关注。但在信息化时代，如何做好印管理信息化及自助服务，依然有很多工作要做。目前，还存在服务效率不高、成本居高不下等问题，在一定程度上限制高校管理质量水平提升[1]。因而，高校有必要增加在信息化方面重视程度，并使应用力度得到同步发展，逐步产生理想的文印管理信息化和自助服务效果，便以此为突破口，使高校管理向高质量发展阶段迈进。

1 高校文印管理信息化及自助服务平台研究

现在很多学校都可以满足最基本文印信息化与自助服务的管理要求，学校所普遍应用的信息化系统平台，通常会涉及服务器、控制端、复印机、刷卡器等环节。根据学校工作重点的区别，在管理方面已经实现了不同程度的自助化服务。部分学校基于学生所持有的一卡通或者教师所的手机，开发了自助数码复印打印等应用场景，广大教师和学生可以通过一卡通刷卡、手机微信扫码等形式，使用数码复印打印一体机，完成扫描、打印等操作，费用结算采取直接系统扣除的形式。目前自助服务式复印打印机已经具有无人管理的初步形态，能够有效节省文印管理方面的成本[2]。此外，信息化文印系统平台的使用，能够有益于文档打印及网络传输达到理想效果。教师和学生可以把需要打印或传输的相关文档进行扫描，在扫描后自动保存于网络平台中，方便其他用户基于现实需求，自行于信息化平台中下载、打印、复印或分享该文档，并通过手机等形式支付。

2信息化时代下的高校文印管理信息化及自助服务方向

信息化时代下的高校文印管理信息化及自助服务，包括竞争机制、外包服务引入两个可行方向。

2.1有序文印竞争机制的倡导

在符合国家法律与学校规章制度的前提下，可倡导透明有序的文印竞争，这种竞争方式的直接受益者是用户。对于竞争而言，不应当只停留于价格方面，而是要在文印质量、完成时间、服务便捷度等方面都能有所突破。一般从属于高校图书馆的文印中心，同学校所经管的中心书店文印业务会有重合之处，然而它们在人员体制方面存在区别，业务面向对象及服务项目也有差异[3]。所以，可以在学校中形成文印工作良性的、能够互相补充的竞争状态，以便更好地为管理信息化及自助服务提供便利。例如：图书馆的读者自助文印系统若有无线文印系统的支持，以及无需人员值守的便捷支付手段，则可以刺激学校整个文印体系的革新，突出竞争机制的价值。

2.2合理文印外包方案的形成

一些研究认为，作为一种新兴绿色办公文印服务模式，如果能够将高校文印服务进行外包，则可突显出节约、高效、环保、安全等方面的优势，因此是值得高校给予重点关注与支持的[4]。而另有研究结果表明：政府采购始终会给具有環保节能特点的产品以关照，而这些产品如果引入外包形式，在市场表现上也确有提升工作效率与降低能耗的双重优势，所以高校高重视合理文印的外包方案，从不同模式着眼展开探索，其一是全外包模式，即全部硬件、耗材、维护与服务均纳入到外包体系，不拥有设备所有权，在出现设备老旧等问题时，也可以统一由外包服务提供者收购，这可以免除固定资产管理麻烦，有效节约文件处理成本[5]。其二是高校自己购买机器，而将耗材外包，或者自己购买机器、耗材，而将维修服务外包，不同外包模式在费用上存在差别，高校可以视情况需要做出选择。具体操作时，高校可以选择那些在外包服务方面有先进运营管理经验的公司，以及有先进维护工作水平的服务商，与之签订协议，让其量身制订科学的文印办公管理方案，并参与到办公文印系统建设中。另一方面，高校需要给外包方提供相应的配合工作，基于实际需求给予相应的支持，以方便高校文印管理信息化及自助服务的发展，提高工作效率。

3信息化时代下的高校文印管理信息化及自助服务对策

在上述两个方向变革的过程中，高校文印管理信息化及自助服务还有对应对策的配合，作为在尚未完全达到竞争机制理想状态以及尚未真正做到全部服务外包时的方法支持。

3.1良好环境的创设

高校需要创建友好程度更高的信息安全环境，以便让管理信息化和自助服务处在理想的状态。对于在现时阶段高校文印管理的突出问题，特别是信息安全方面的问题，负責高校文印管理工作部门还有其具体人员，可以利用给有特殊安全需求人员提供更优安全环境的方式来处理。例如：高校内某一科研部门要完成涉密工作，那么便可以使其引入相关的文件安全管理软件，用于保障有关的信息安全[6]。对于这类软件所提要求是能够产生对文档调用即时监控、及时预警的效果，若出现有人调用文印设备进行文档调取活动情况，则软件可以有效监测关键词，若涉密文件的关键词出现在提示区，便可以在第一时间把检索监测信息发送至管理者处，这将有效增加调用的合规性与安全性[7]。另外文印信息化管理和自助服务时，身份识别功能的引入极有必要，例如：为了防止校园一卡通的遗失与被盗用问题，可以采取刷卡同输入密码相关联的策略实施预防，此时文印信息化管理与自助服务将有更高的安全性，如果和取消过期、挂失补办、冻结解冻等形式有机结合起来，便可以成为使用者方便、快捷与安全的重要保障。

3.2 硬件技术的支持

在开展信息化时代下的高校文印管理信息化及自助服务时，一定要注意对有关硬件设备和软件技术进行革新，从而使环境创设工作做到更好。在具体的操作过程中，除了相关硬件设备的革新以外，应把工作重点放在特定关键技术方面，例如：文字识别技术、图形扫描技术、数码印刷技术等，这些都是实现高校文印信息化管理与自助服务理想效果的必要技术，应当引起足够的重视。借助扫描技术的变革，能够通过前期预设必要参数的做法，达到网络共享文件夹内各项资源检索的效果，像重点知识、参考书籍、关联文献等均能够做到资源检索[8]。对于扫描技术而言，利用使用元数据记录的做法，可以更好地进行系统整体集成管理，给高校系统间资源信息共享提供可能性。文印管理服务者可以从实际情况出发，再参考资源信息内容，设计保密系统，支持包括隐藏与只读模式的文件的发送模式，为系统间整合推动提供支持。

3.3文印管理的成本控制

针对前文多次提及的高校文印管理的成本较高且利用不善问题，建议利用文印信息化管理契机给予及时解决。管理者可以适时引入复合机内置的、具有兼容功能的读卡器，让信息读取速度更快，更利于平时使用与维护。这样的做法能够直接获取高校内的一卡通信息，避免外置客户端设置的繁琐问题，可以节约很多资源。总之，关注文印管理的成本控制问题，可以使更多资源导向有效管理与服务，不但可以给高校师生提供更为智能、多样、便捷、安全的文印服务，而且也利于高校文印硬件设备与软件技术的统筹管理，避免重复购买与重复研究。

3.4身份方案的结合设定

在高校教学与科研的各项工作中，输出资料文档成为一种信息保存和信息交流的主要方式，而以现在的文印管理与服务情况来考察，师生的满意度普遍不高，其原因一般在于广大师生因为工作学习方向不同、需要不同，在资料档案输出、印刷方面的差异化要求也是客观存在的，因此由使用印刷设备时的专人操作看起来是必要的。在探索自助文印服务时，又可以注意到它的必然趋势及重要意义[9]。为了解决客观存在的这种矛盾，应当突出身份与方案的结合设定，可以用校园一卡通确认使用者身份，并利用文印终端形成面对不同身份使用者的合理方案，这样即便在撤离专人服务后，依然可以让设备拥有结合使用者身份而进行恰当的功能选择。

4结语

文印管理对于现代高校管理工作意义重大，这一点已经取得了普遍共识，然而文印管理存在实践中存在诸多问题，如管理成本的居高不下、管理效率的差强人意、服务工作的举措失当等，这便要求高校要以现代信息技术手段为依托，有意识地提升文印管理质量水平，并使管理角度向服务方向倾斜，逐步达到管理的信息化和人性化效果，真正做到方便教师与学生的工作和学习。因而，高校有必要增加在信息化方面重视程度，并使应用力度得到同步发展，逐步产生理想的文印管理信息化和自助服务效果，便以此为突破口，使高校管理向高质量发展阶段迈进。

参考文献

[1]刘艳超，王徽，王鑫.智能文印管理系统研究[J].中国设备工程，2021（13）：43-44.

[2]孙莹波.基于精益管理理念的企业文印一体化建设浅析[J]. 企业文化（中旬刊），2020（4）：243.

[3]自助打印绑定校园卡系统  破解高校打印服务难题——佳能校园自助文印管理解决方案服务校园师生[J].中国教育信息化，2014（2）：86-87.

[4]李翠超，付宇卓，徐巍.国家双创示范基地3D打印服务中心建设和服务模式探索[J].实验室研究与探索，2020，39（5）：143-148.

[5]刘丽凤.二级预算管理背景下高校文印改革发展路径探讨[J].市场论坛，2019（12）：25-28.

[6]汤铭春.试论高校文印信息化管理的思考与探索[J].求知导刊，2018（33）：153-154.

[7]刘艳超.浅议高校文印管理工作[J].产业创新研究，2020（15）：188-189.

[8]秦霞.高校文印管理信息化系统开发研究——以广西机电职业技术学院为例[J].广西教育，2019（31）：189-192.

[9]孙羽.基于指纹识别的文印管理系统身份认证研究[D].广州：广东工业大学，2019.