基于JC6的档案信息化管理系统的构建与应用

文/曹红翠

（责任编辑：邵冰锋）

随着煤矿企业日益发展，其档案内容日趋丰富，种类繁多，档案管理工作量大大增加，传统档案管理已不能适应时代需要及服务需求，开展档案工作信息化建设成为煤矿档案部门的迫切需求。河南正龙煤业有限公司城郊煤矿开发应用基于JC6办公平台的档案信息化管理系统，优化设计档案管理系统构架，改变了档案的管理模式，使档案管理由封闭管理向开放型管理迈进，促进了档案信息资源的开发利用，提高了档案现代化管理水平。

一、基于JC6的档案信息化管理系统的建立

1.设施与技术的支撑

从技术层面看，档案信息化最基本的内容就是建立网络基础设施，运用网络技术改变传统的档案管理模式。城郊煤矿网络办公拥有正龙煤业协同管理平台，它是金和软件（JAVA Collaboration6，以下简称JC6）公司开发的一个联合办公软件，基于J2EE框架，采用无侵入式IOC/AOP模式编程，移动端使用H5完美移动办公业务。城郊煤矿档案信息化建设就是构架于正龙煤业协同管理平台，利用JC6软件的一个档案管理模块，通过开发相关功能，使档案管理资料内容相互衔接，达到互联互通。

2.档案系统的建设

城郊煤矿的JC6档案管理模块下设档案信息查询、个人借阅档案、个人档案查询、档案利用记录、档案信息维护五个功能。档案员通过扫描仪把文书档案、科技档案、照片档案、音像档案、科研档案和会计档案等各类介质档案转换为电子档案信息，然后对档案信息进行分类编目，在网络办公环境下将档案的总目录、案卷目录、卷内目录进行整理嵌入JC6档案管理模块，将数据存储于服务器，实现档案数据与网络系统的相互对接。

3.档案管理在网络平台中的应用

城郊煤矿档案信息化建设不仅是整个业务流程的数字化，也是网络环境下档案信息资源的整体处理模式，它涵盖了档案信息资源的形成、整理、存储、保管、利用、鉴定、统计等业务。利用者可借助局域网或移动通讯设备登录JC6系统进行查询借阅。档案借阅功能根据档案资源类别进行专业对口阅览，借阅呈报信息采用科长审核、分管矿领导审批的原则设置，档案信息资源共享、快速的检索和稳定的档案信息查询节约利用者时间，避免纸张浪费，大大提高了档案信息数据的利用效率。此外，设立专门的档案管理员来操作管理档案模块，档案系统只开放一人管理应用权限，档案专职人员对建立的档案信息数据库，包括案卷目录数据库、全文数据库等，进行日常档案信息维护。

4.档案安全的实现

（1）档案保存除了纸质文本档案外，又增加了一个介质保存方式，即电子档案，档案实现双重馆藏，消除档案丢失、损毁的风险。

（2）调度室发挥网络监控、管理和维护作用，对网络及服务器实时监控，及时阻止恶意入侵者的破坏和窃密。

（3）档案管理模块设置了使用访问权限访问内容和借阅权限，选用质量可靠、运行稳定的计算机、输入输出设备和网络设施等硬件，有效阻断档案泄密。

二、基于JC6的档案信息化管理系统的技术方法

城郊煤矿档案信息化系统采用客户端、服务器、浏览器综合的模式，应用于档案管理工作中，如图1所示。

1.信息资源的整合

图1 城郊煤矿档案信息化系统

首先要将文件、图纸、报表、音像等实体档案转化为数字档案，依据档案资源特性对各种档案进行扫描和上传，录目入库，将档案内容精确存储于相应的详细位置，建立与系统平台档案管理模块设置相吻合的索引数据库。这样可使原始档案与电子档案双介质保存，保证档案的完全性。同时采用阶梯式目录管理，可提供模糊查询与精确查询两种查询方式，便于查找，提高工作效率。

2.系统数据的融合

城郊煤矿档案管理信息化以JC6数据库为档案信息存储平台，利用矿生产服务器，把计算机内档案数据库中的数据通过系统平台传输到档案管理模块中的数据维护板块，达到互联互通。档案利用者只要登录局域网进入JC6平台，就可查询档案内容，在权限范围内借阅浏览档案。也可以移动信息服务客户端为依托，将档案数据库与档案信息移动客户端进行连接，从而实现档案信息数据共享，满足利用者的需求。

3.档案管理模块

（1）模块设置。城郊煤矿在JC6下开发的档案管理功能有档案信息查询、档案借阅申请、个人借阅查询、档案利用记录、档案信息维护五个模块。各模块设计完善、功能齐全，涵盖档案管理的接收、整理、保管、借阅、利用、统计所有内容，解决电子文件安全存储、数据管理等问题。档案管理员通过这几个模块进行信息化管理档案，可减少工作强度，提高工作效率。

（2）信息查询。用户可以在档案信息查询系统中通过输入关键词对档案数据库中的内容进行检索，在检索过程中可以设置检索范围，并且可以在检索结果中再进行分层检索，大大提高了文件检索的查全率、查准率。

（3）档案借阅。档案信息化服务体系主要是在用户档案查询及信息共享基础上形成的服务模式，其特点是突出用户数据的集成及共享。档案借阅设置审批权限，由分管领导进行审批后方可提交借阅审批单，档案管理员接到审批单后，从数据库中调取所需借阅的档案内容并提供给借阅者，档案管理员有可阅读、可保存、可打印权限。

（4）档案利用。档案模块设置了档案借阅归还日期的提醒与浏览统计功能。如期未还者，系统自动向档案管理员与借阅者发出提醒归还信息，方便档案管理员对档案安全进行管理；借阅者所借档案内容在系统上保存全部阅览信息，方便档案管理员统计档案利用效率与成果。

（5）档案数据的维护。档案管理模块设置档案管理权限，设置用户名与登录密码，只有专职档案管理人员才可进入档案管理账户进行档案数据库编辑。档案管理员对档案管理数据进行日常维护，根据馆藏档案内容对档案数据库进行添加、删除或修改。

三、基于JC6的档案信息化管理的价值

1.提高工作效率

档案管理模块在JC6软件上设置实施后，可直接登录正龙煤业协同管理平台进行档案的查询、浏览、下载、网上借阅等，方便用户使用。信息化管理的实施可以省时省力，大大提高了城郊煤矿的档案管理工作效率和利用者的查询效率。

2.具有一定的经济效益

档案信息化管理运用正龙煤业管理系统平台，结合JC6技术指标，制作档案管理信息模块，把馆藏档案进行分类分目系统录入，形成数字化管理，可有效保护原始纸质档案，节约成本。此外，还节省了购买档案管理专用软件费用，具有一定的经济效益。

3.方便用户使用

通过JC6平台，利用者不仅可在自己计算机上进行WEB方式的查询、浏览，还可以下载手机客户端浏览档案管理模块内容，且只要在网络环境下，不需安装任何程序，便可随时随地利用档案，为用户提供了方便。