大数据驱动的供应商精细化管理策略的探索与研究

黄登锋

摘要：“供应商管理系统”是实现供应商的信息化管理，集供应商准入、审批、使用、负面信息收集、评审、退出为一体的综合性管理软件。对供应商的源数据进行集中管理，然后分发到各个业务系统，同时丰富供应商的管理功能，实现供应商基础信息的集中采集、供应商准入审核、供应商评价等功能，满足企业对供应商信息的管理。

关键词：信息化平台 供应商管理系统 信息化管理

一、引言

目前供应商管理功能单一、各系统数据描述不统一、数据维护工作冗余以及由于数据不一致造成的系统集成困难等问题。没有统一的物资采购供应商管理软件，供应商的基础信息靠无法有效收集整理，供应商选择无法系统规范，效率低。缺乏一个高效集成的物资采购供应商管理系统，目前采取月度、季度等方式收集负面信息清单，手段落后且准确性偏低，无法实现供应商分级管理的要求和作为供应商选择有效参考。

所以，针对上述问题研究开发了“供应商管理系统”，用于收集所有供应商的基本信息，进行统一管理，并作为其它各业务系统抓取供应商数据的唯一来源，有效的解决了上述问题。

二、供应商信息统一管理方案

由于供应商统一管理涉及面较广，为避免各系统之间重复录入供应商数据，同时考虑现有系统的成熟度，本次方案包括供应商外网信息收集程序和供应商管理功能模块两部分组成。供应商外网信息收集程序在互联网提供相应的访问链接地址，通过链接地址进行访问，实现相关信息的注册登记以及准入初审;供应商管理模块功能作为一个单独的功能模块在现有的物资管理系统实现，具体功能包括供应商外网收集数据接口、供应商审批、负面信息收集及供应商评价以及物资系统供应商信息与财务、法务等系统集成接口等功能，系统功能框架如下

三、供应商管理系统主要功能

1、供应商的准入管理

供应商准入管理包括通过外网初审进入系统的供应商初审名单信息管理、供应商审核的考察依据和供应商审核功能。可查看供应商初审名单及相关详细信息;维护和管理供应商考察依据的基础数据;对初审通过的供应商信息进行最终审核。

2、供应商档案管理

（1）主要进行合格供应商或临时供应商的基础数据管理和功能查询，包括供应商关键信息的定义、供应商基础信息管理、涉密合作单位管理以及供应商的体系证书管理等功能。当供应商关键信息发生更改时，需要将供应商原信息保存并生成新版本;当供应商资质证书到期时，系统提供提醒功能;供应商基础信息管理界面增加修改功能，可重新定义该供应商是否为公司涉密合作单位;涉密合作单位管理窗口显示所有属于涉密合作单位的供应商名录，允许用户上传和删除相关资格证书，记录证书的有效期，当证书过期时进行提醒;同理，其他供应商的体系证书管理可以上传、下载、查看、删除供应商的文件证书，新供应商通过审核后也可在该窗口管理文件证书;供应产品信息查询对供应商供应的采购类别进行查询，从合同文件中获取供应商供应的采购类别，并根据考察依据窗口设置的采购类别需要的资质文件，获取该供应商所需要的资质文件;可以根据采购类别的条件，查询供应该采购类别的供应商。

3、供应商日常管控

供应商日常管控模块包括供应商信息查询、黑名单管理、供应商约谈管理和供应商改进四部分。供应商查询窗口，可以根据供应商代码、名称、法人、国家、地区、注册资本、供应产品等特定条件查询供应商的信息，可以看到供应商历史版本的信息，及其供应的物资类别和资质文件。在供应商查询窗口显示如下内容：供应商编号、供应商名称、供应商英文名称、准入产品名称、供应商属性、供应商类别、评价结果;并设置“详细资料”按钮，用于查看供应商的所有资料，若证书已过期，则会以红色显示;供应商黑名单的形成主要根据评价打分不合格的供应商系统自动列入黑名单，同时也可以对黑名单进行添加或移除操作。

4、供應商评价

供应商评价管理包括评价规则定义、负面信息收集功能和供应商评价打分。设置供应商的评价规则，对供应商的资质、质量、成本、交付、技术、服务等方面设置评分规则。每一方面的要素设置分数和量化评分规则，并确定要加减的分数;负面信息收集方面可实现问题提报、问题审核、问题处理和结果评价的整个流程。

5、供应商报表

生成供应商的年度评价报表，以及各种功能报表。包括供应商评价报表、法人代表供应商报表等报表，具体如下。

（1）无合作供应商清单。按时间来查看或导出某一个时间段内无合作（无签订合同）的供应商清单，信息包括序号、供应商编码、供应商名称。

（2）资质材料过期的供应商清单，选择截止时间可以查看并导出资质材料过期的供应商清单，其中包含：供应商名称、联系人、联系电话、联系邮箱信息。

（3）须能根据各项条目及区间时间段导出各类统计数据报表，条目有如：所属集团、企业性质、所属地区、年度合同总额、单项合同金额等等，导出的报表中的供应商应有具体信息跟随。例：

A、按国企、民营企业倒出当年合同采购金额，汇总数据比例;

B、按区域分析供应商分布情况，比如“西南地区共XX家供应商，其中国企XX家、民营企业XX家，采购金额占比多少。

C、统计军工企业在全年采购额的占比等等。

D、统计前50位某个区间时间段的采购额，企业性质等。

6、数据接口

供应商信息在审批通过后，自动同步至法务及用友财务系统进行合同签订及付款相关操作，并手动同步供应商名称、技术联系人等信息至密网设计管理系统。

（1）物资系统与供应商外网收集系统接口

已通过初审的供应商信息采用Excel格式通过手动摆渡方式至物资系统对应数据项中，剩余数据以附件形式展现，审核通过的合格供应商信息用以后续供应商评价、负面信息收集及合同的签订。

（2）物资系统与法务系统（签合同）接口

法务系统通过调用定时服务，按需同步物资系统的合格供应商信息，用以进行法务系统的合同签订。

（3）物资系统与设计管理系统供应商接口

物资管理系统提供供应商、技术负责人、联系信息等数据共享给设计管理系统。

（4）物资系统与财务系统供应商接口

物资管理系统提供供应商名称、开户账号、开户地、联系人等信息至财务系统。

四、结语

通过该高效集成的物资采购供应商管理系统的应用，有效全面的收集了供应商的基础信息;采用信息化手段进行月度、季度等方式收集负面信息清单，提高工作效率及准确性。实现了基于法务系统作为供应商信息的唯一来源，统一物资供应商信息统一管理的目标;满足了供应商的评价需要，形成供应商评价体系计算模型和业务流程、应用架构等需求，建立物资采购供应商选择的综合评价机制;实现了供应商分级管理的要求，使供应商的选择变的合理、系统规范;实现了各类型供应商信息主数据与维护管理平台的统一，大大提高了管理效率及管理力度。

参考文献

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