信息技术在事业单位档案管理中的应用策略

郑静

摘要：现代化科学技术的发展使信息技术逐渐应用于各个行业，在大众生活中占据着重要的地位。档案是各级各类事业单位进行内部管理的组成部分，档案的管理工作琐碎又比较复杂，通过引进信息技术处理归纳反馈档案中的问题，工作人员能够及时进行处理，提高档案处理的效率，减少工作人员对档案管理的处理时间，更好的为公众提供信息查询服务，促进事业单位的工作发展改进。本文着重讨论了信息技术在事业单档案管理中存在的问题和运用策略。

关键词：信息技术;事业单位;档案管理

信息技术是随着社会发展和体制改革产生的，在事业单位工作日益繁杂和公众需求多样化的需求下，信息技术代替纸质档案承担了事业单位档案收集，记录和查找等功能。通过信息技术提高事业单位档案管理处理效率和工作效率，降低人事成本，丰富信息记录形式，实现事业单位工作更好的服务功能。

1信息技术在事业单位档案管理工作中所发挥的价值

1.1信息技术应用的模式管理

信息技术对各类数据资源信息有着很强的分析与整合能力，采取特定的信息技术手段能够快速高效地对事业单位的档案数据进行处理。而且信息技术的种类多样、内容丰富，应用于事业单位的档案管理过程中，能够帮助开拓出新的管理方式，提升管理效率的同时也充分保障管理质量。档案管理工作包括收集、分析加工、储存以及检索等环节，档案管理工作人员在管理过程中利用信息技术来展开操作管理，并及时将问题反馈给上层，进行多方研究与讨论，从而商议出最佳的解决方案。信息技术的应用能够推动档案管理模式的更新与优化，使事业单位的档案管理工作更加科学、高效进行。

1.2与传统档案管理方式相比较

信息技术是档案管理方式和手段的变革与创新。与以往相比，新的档案管理方式有信息技术的加持，打破了时间和空间的局限，使事业单位档案管理工作更加的方便快捷，而且可以实现档案信息资源的共享。通过信息设备和信息平台，能够快速进行档案资源传输，满足异地办公的需要，工作效率显著提高。信息技术种类繁多，内容丰富，管理人员操作时要结合工作实际的需要灵活转变，有利于其创新思维能力的提升。信息化档案管理与传统档案管理最显著的区别就是用先进的电脑信息技术取代原有的纸张成为主要的管理手段，节约了大量的纸张资源，顺应绿色经济发展的潮流。传统的档案管理方式中，管理人员必须轮番检查档案室和库房的周边环境，防止档案被人为损坏，或者受到外界灾害而出现丢失或者残缺的现象，档案的缺失和不完整都是档案管理的重大过失。而信息化档案管理方式则不会出现这类情况，信息技术是一种虚拟的网络技术，不会受到外界环境的影响与干扰，档案管理的安全性更高。但信息化档案管理方式也存在着不稳定性的缺点，一旦事业单位内部档案管理系统被外界入侵，将会发生严重的档案泄漏事故[2]。此外，信息化档案管理要运用到各种信息技术，对电脑等电子设备的配置方面有着较高的要求。

1.3信息技术应用的影响

通过大量信息技术手段的应用，事业单位档案管理逐渐往信息化和数据化方向发展。当前，信息时代正在崛起，各类大数据盛行成为其最显著的特征。所以，事业单位要积极顺应社会和时代发展的潮流，采用信息化档案管理方式。有了信息技术的加持，单位收集、整理和储存档案信息资源的效率更高，质量也更有保障。但信息技术如果运用不当就会给单位的档案管理工作带来不利。所以，事业单位工作人员要在立足本单位具体实际的基础上，科学性的结合单位管理制度，不斷优化信息技术在单位内部的应用情况。如此，信息技术就会成为推动事业单位发展与进步的重要推动力量。

2信息技术在事业单位档案管理中的应用

2.1树立信息化档案管理意识

单位要制定档案管理细化规则，从制度层面强化管理人员的操作流程，使档案管理更加规范化和制度化。单位内部各部门之间要整体实现档案管理信息化对接模式，避免档案收集信息时出现失误，增加工作量。档案管理人员要严格按照单位制定的档案管理规则执行工作操作，根据档案的性质和内容进行分类工作，利用信息化技术提高档案管理工作的效率，做到把控和调整档案管理质量，促进档案信息收集分类的科学性有效性。互联网舆情中心要建立完善的培训机制，信息技术不是一成不变的，计算机也在不断更新发展。档案管理工作人员不能故步自封满足于当前掌握的管理技术，面对随时可能发生的档案安全危机，管理人员要提升个人专业技能，加强信息化技术操作能力，妥善处理档案管理中出现的可能情况。

2.2利用云端技术实现档案资料共享

随着现代化信息时代的快速发展，云端共享技术走进大众视野。云端网盘的大容量存储空间为互联网舆情中心的档案管理存储提供了更多空间，也为档案管理工作的信息加工和传递提供支持。云计算以互联网智能计算为依撑，使档案管理查找更快捷，处理速度更快，工作效率更高。更好的保存档案管理资料。云端共享技术在档案管理信息出现缺失和损毁的情况下，为档案管理人员提供信息备份，减少工作人员的额外工作量，为信息保存提供第二重保障。也可以通过其他途径保存档案数据，防止档案丢失。

2.3加大信息化人才的培养力度

信息化档案管理方式和手段与传统的档案管理方式和手段有着显著的区别，传统档案管理工作要求管理人员具备良好的分析与解决问题的能力，对待工作严谨负责;而信息化档案管理更多的是考验管理人员的信息化素质水平以及对于各类信息技术的掌握能力和是否能够熟练操作电脑或者计算机。然而当前事业单位档案管理人员的信息化素质水平整体来说不过关，难以满足当前的工作需求。所以，事业单位要加大信息化人才的培养力度，在强化在岗职工信息培训的基础上还可以引进信息行业内的新型人才，使人员配备能够满足档案信息化管理的需要。

3信息化档案管理存在的问题与弊端及其解决策略

网络安全是互联网络环境中最为人们关注的焦点所在，个人信息和集体信息的泄漏问题层出不穷，给档案信息化管理带来了严峻的挑战。事业单位的档案更是要进行严格的保密管理，其保密性和安全性与计算机结构、单位网络系统的状况以及管理人员的信息化素质水平都有着莫大的关系。当单位网络系统被黑客入侵或者是管理人员的信息技术水平有限，会导致档案信息泄漏或者丢失。档案管理是每个单位都高度重视的工作，所以必须要着力提高档案管理人员的信息化素质水平，同时还要制定出科学的解决方案以应对档案管理过程中可能出现的各种问题。此外，事业单位在开展档案信息化管理时，要进行科学的分析与探索，最大限度的发挥信息化管理方式的优势，利用信息技术对单位内部系统进行高效的管理;而面临信息化管理劣势时，要多方总结其他行业和单位的经验，并结合本单位的具体实际，作出科学的分析与调整后再应用到自身的管理上，全面推动本单位的发展与进步。

结语

总而言之，通过上面的分析，我们能够有效看出，在当前事业单位的档案管理工作中有效利用信息技术，能够使档案管理工作过程中的不足得到有效规避，确保档案资料实现动态规范化的管理，进一步降低档案管理工作负担，提升档案管理工作的信息化水准和工作效率。在具体的应用过程中，要着重把握相关方面的技术要点，使相关策略得到有效执行

参考文献

[1]郭楠.信息技术在事业单位档案管理中应用存在的问题及对策[J].兰台内外，2021（06）：40-41.

[2]陈晨.现代信息技术对企业档案管理的影响及对策[J].现代交际，2019（1）：183-184.

[3]龚水英.探究信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].西部皮革，2021，43（02）：73-74.