浅谈退休职工档案管理工作完善的途径

雷旭

摘要：社会的和谐运转离不开有序的生产活动，根据这种无形的规律，人们有条不紊地做着自己的事情。早餐店的老板、便利店的店员、公司里的职员以及许多幕后工作者都在为了自己的生活而奋斗。靠着自己的劳动获得相应的报酬，但是总有那么几个劳动阶段——忙碌工作的旺盛期、没有精力的工作期以及退休期。退休并不是简单的人员离职，人员退休后相关的处理工作也复杂繁琐，退休职工档案管理涉及到退休流程的相关工作，然后是相关手续的办理，还有退休资金以及退休后的退休职工权益等各方面问题，做到档案管理服务的完善以保证最大程度上给企事业单位以及退休员工最大的收益最小的损失。

关键词：退休职工;档案管理工作;退休流程;退休职工权益

引言

退休职工的档案管理工作是一个需要考虑到许多方面的工作，不能忽略任何一个环节，退休职工虽然已经不再服务于该相关单位，但是也应在退休后享有相关的合法收益。这也涉及到许多问题，对于如何完善退休职工档案管理，下面列出了几个相关方面。

一、了解相关服务法规

每个工作于一定单位的职员，都受到相关法律的保护，根据工作的性质以及职员属性，有为国企或私企工作的员工，根据职员属性不同，所受法律保护的相关权益也不同，因此在职工退休后所要面对的相关档案管理的处理方式也不一样。受相关权益法的保护，职工所处单位也应给予退休后的职工相应退休金。档案是相关单位以及职工个人的私密性文件，档案整理应该做到以不泄露职工信息为主进行相关档案的整理，录入。对于可能出现对档案管理的相关制度不熟悉的情況，应不予录用。

二、退休职工档案管理工作的内涵及要求

管理工作是有条理的一系列档案整理、登记、转移、录入以及保存的工作。根据上面提到的职员属性不同，进行档案整理的性质也不一样。对于国企甚至是服务于国家的党员来看，这类退休职工的档案管理服务就比较麻烦，任何环节出现问题都会有巨大的损失。这种档案管理从最初的档案分类整理就要保证严格的私密，以及不出任何错误的归类和信息整理。在登记人员相关信息环节也要保证不出错误，每个人员的信息都要保证正确登记，档案的转移也要确保两点一线的无误转接。退休后的人员在其未退休时对他的直接工作单位有一定的贡献，根据人员属性的不同，对于档案的记录整理也应确保信息属实，这是档案管理的源头，要做到最后工作的完备，完善源头工作是必不可少的一部分。

三、熟悉网络退休职工档案管理系统

现在时代不同于以往，以前的信息管理大多是人工手动的整理记录，需要花费的人力物力大，老干部的信息管理大多是基于人工的方法，若是想要在退休职工的档案里查找某一位职工的工作信息，其实并不能在很短的时间内找到，甚至是想要一时间找到多个工作于不同公司不同职位的退休职工也并非容易。现代科技的发展已经上升到了方便人们生活的一个层次，对于档案管理的工作，也能运用科技进行系统的管理，在网络系统中不但能记录大量的退休职工的信息，还能通过电脑手机在一个页面上进行客户端与服务器端的交互，在短时间内就能查找到想要查询的职工信息。并且不论是任何公司，何种职位的退休职员，同一个页面，不同的交互网站就能查找到，这很便捷的提高了档案管理服务的性能，使之具有高效性。利用网络，还可以全面地对职工信息进行有效的分析，可以改变那种在纸上向领导提交相关信息的传统办法。减少了人员的劳动，并且工作的效率也不同于纸质的工作效率，是一种值得借鉴和推广运用的途径[1]。

四、完善对退休职工信息的保存，管理工作

档案的一系列相关制度都有严格的程序以及一定的顺序。退休档案转交到社区，由社区进行整理，完整的登记，还有仔细的填写档案转交卡，还要同时配有档案柜。社区的协助人员要把退休职员的档案编号，归入档案，目的是为了方便查找。已经归入编号的档案在被借阅以及查找浏览之后保证档案不遗失，没有磨损以及其他损坏。借阅以及查找者应了解其相关制度，并严格执行，有关部门也应严格执行档案制度。其他不相关人员没有权限的，应不予其借阅和查找许可。在借阅时也应该严格执行封签制度，不能开口浏览。

五、退休职工档案管理服务中心对退休职工的政策服务

退休职工档案的建立可快速办理退休职工因故死亡，丧葬抚恤和遗嘱补助等业务，也可使用单位场馆免费开放，将文化活动历史形成文化墙档案的创新内容。退休职工档案管理工作是退休职工服务中心的主要业务，在做好信息管理工作的同时，还要做好信息变更等维护服务。管理中心的人员应建立考核、走访慰问、例行开会等制度，这也是档案管理服务工作的一环。退休职工退休后可能出现一些生活问题，在办理退休职工档案时，如果没有进行正确的处理，事后他们再因此向行政单位有所要求，这就成为了一个矛盾纠纷。对于此类事件的处理，需要档案管理服务中心的工作人员，熟悉相关业务的办理，对退休职工进行有关福利政策办理的讲解。行政编制的退休职工人群众多，管理中心也应区块化，有效率的进行管理，既能确保档案管理工作顺利进行，也能让退休职工幸福地安度晚年。

六、应该给予场地、人力、物力进行档案管理

档案的存放需要一定空间，按照规定每千卷就应该多于10平方米，每一万卷存放一个人档案的标准。计划建立退休职员档案管理的场地，也应配备这方面的专业人员。档案管理场所应该同时具备档案库、阅览室以及管理办公室，使用一系列标准设备，还应具备计算机等高科技设备。档案存储的场地具有严密的防意外措施，以防可能出现的对档案有威胁的人或事，退休职工档案的管理也有费用制度，在企业退休人员社会化管理服务费中支出[2]。

七、结束语

总而言之，档案管理复杂繁琐，需要我们了解多方面的知识，遵循多方面的制度，在这个过程中，我所提到的这几点并不是最全面的完善途径，但是从这几个方面出发也会有不错的收益，通过这几个方面，退休职工的档案管理服务工作效率会有一定的提高，不要沉醉于老一套的档案管理流程，与现代信息接轨，改变工作方式，全面理解熟悉档案管理制度，做到档案管理服务的完善，为中国的社会进步做出贡献。

参考文献：

[1] 司维. 离退休人员档案管理系统的现状与发展趋势[J]. 管理学家， 2011， 000（009）：733.

[2] 李海丹. 离退休职工档案管理完善措施[J]. 休闲， 2020（7）：1.