浅析新时代机关办公室档案规范化管理

陈明堂

【摘要】当前，随着我国国民生活水平的不断提高，政府机关和事业单位承担的社会发展责任日益增多。档案管理工作是办公室工作中的一项重点工作，具有周期性长且技术性很强的特点。档案管理工作的规范化和标准化探究对提高机关事业单位的综合实力具有重要价值，既能够为各项工作的有序展开提供重要保障，又能培养更多高素质人才，激发工作人员的进取心和积极性。

【关键词】办公室;档案管理;规范化;

办公室是机关事业单位日常工作的“指挥部”，指导着单位的发展方向。档案管理工作是办公室工作中的一项重点工作，具有周期性长且技术性很强的特点。档案管理工作的规范化和标准化探究对提高机关事业单位的综合实力具有重要价值，既能够为各项工作的有序展开提供重要保障，又能培养更多高素质人才，激发工作人员的进取心和积极性。所以，实现机关档案管理工作的规范化非常关键。但是一直以来，机关事业单位在进行档案管理中具有档案管理模式陈旧，管理观念落后，相关的管理人员没有意识到档案管理工作的重要性，无法适应新时代对于档案管理工作的总体要求。因此，在工作实践中，要针对新时期办公室管理中存在的主要问题，当建立完善的管控制度，保证各项管理工作的顺利落实，推动机关事业单位的战略性发展。

一、加强机关办公室档案规范化管理的意义

随着我国进入社会主义新时代和法治社会的建设的不断发展，不论是在机关事业单位还是企业，档案管理工作的规范化和标准化探究对提高机关事业单位的综合实力具有重要价值，既能够为各项工作的有序展开提供重要保障，又能培养更多高素质人才，激发工作人员的进取心和积极性。它不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。

新时代办公室档案工作已经成为机关事业单位必不可少的一项重要工作，它可以促进工作品质及效率的提升，也有助于将单位的历史保存还原其真实性。另一方面，办公室档案管理是否规范，是单位管理能力及成果的重要标准的体现。它是单位在整个发展进程中的忠实记录者，更是为探讨单位未来发展方向提供参考信息。办公室档案工作管理的是否规范和好坏，是直接决定单位领导是否能把握住本单位整体发展情况与及时调整发展方向。所以，在新时期对机关事业办公室档案工作的规范化管理，提升其管理理念，探索新型办公室档案管理措施，不仅有利于推动社会经济的不断发展，更有助于本单位的良性发展。在信息化迅速发展的今天，档案管理工作还存在着一定程度上的不足和缺陷，传统落后的档案管理方式已经无法适应信息资源的快速发展。必须要从根本上加强对档案管理工作的重视，更新档案管理理念，提高档案管理人员素质并积极转变服务方式，使档案管理工作能够更好地服务于人的发展和企业、单位的发展。

二、分析机关办公室档案管理工作中的共性问题

1 缺乏完备的管理制度

新时代，很多机关单位没有建立全面完善的档案管理制度，只是从单位的科室人员中筛选一部分人员来专职（有的还是兼职）负责档案的管理工作。并不能认真的学习理解档案法，贯彻落实不到位。由于管理人员数量少、档案整理技术大，导致机关单位档案管理存在档案资料丢失，档案混放乱放，资料整理不规范等各类问题。传统的办公室档案管理工作只是单一地对档案进行整理、归档，没有利用当前最新的科技进行管理、分类，主要是由于管理制度不完善或是在执行过程中办公室人员不按规定进行，使得管理制度成为一种摆设，造成了办公室的很多档案资料缺失，影响了办公室职能的发挥。

2 档案管理人员不够专业

机关办公室档案管理人员基本上是兼职人员担任，或者有专门的档案管理人员，但也不是档案管理专业人员，还缺乏足够的专业培训，导致档案管理工作标准化与规范化程度低。这也是机关办公室档案管理工需要着力解决的问题。随着信息时代的发展，对档案管理专业人员提出了更高要求，运用现代化的手段进行档案管理工作，就需要有相应的专业技术和能力，确保档案管理工作与时代发展相适应。

3 档案管理的信息化建设有待加强

档案管理涉及的内容非常多，对不同的档案类型要分类存放和妥善保存。在当前的档案管理过程中，信息化建设是档案管理工作发展的关键。但由于种种原因许多单位档案管理的信息化程度还不够高，当前处于传统管理方法到数字化管理过渡的阶段，因此要加快数字档案建设的进程，减少对纸质文件的过多依赖。对于档案信息化的建设还有待加强，要注意对数据库中信息的更新和档案资料的及时整理和上传，对于电子档案的借阅要注意对权限的设置和管理。

三、重视机关办公室档案管理的规范化

1 建立合理的档案管理制度，确保档案管理的科学性

制度作为规范的保障，是做好档案管理工作的首要条件，也是办公室档案管理工作得以正常运行的有力支撑。因此，事业单位应该要根据国家档案管理的法律法规，并且从机关办公室档案管理工作的实际出发，制定科学合理的档案管理制度，并将各项管理措施落到实处，进而保障档案管理规范化，做到有据可循、有理可依。在完善档案管理制度时，档案管理人员还要引导单位人员加大对档案资料的使用力度，要把档案资源的价值最大化，为单位各项工作的顺利开展提供更多真实、可靠的参考资料，进而发挥出档案工作的管理职能。

2 提升工作人员专业素质，确保档案管理的规范性。

办公室档案管理工作人员的综合素质作为影响档案工作水平的主要因素，其也决定档案管理工作的规范与否。因此，机关单位要加强对于档案管理工作人员的培养，只有让工作人员的综合素质得到提升，才能更好地进行档案管理工作，让其更加规范，提升工作质量。所以，应积极组织档案工作人员培训，从外界聘请档案管理领域的专家学者，针对当前时代背景下的办公室档案管理问题开展培训，不断加强新知识的学习，以此提高工作人员的信息水平，促使档案管理工作逐渐朝规范化的方向发展。

3 运用现代科学技术，确保档案管理的创新性。 由于计算机技术的不断发展，信息化在每个行业中的应用都变得愈加广泛。促使办公室档案管理工作必须依据信息化技术来提升工作效率和质量。因此，机关办公室档案管理要充分运用信息技术和计算机网络技术，并借鉴一些行业领先的档案管理经验，结合工作实际，利用光盘、微缩、声像等技术，实现机关办公室档案管理的数字化。并且加大资金投入，建立檔案管理共享平台，不断更新和调整软件系统，扩展和实现更多的功能，给需要查阅档案的部门和人员提供方便，也为后续的档案管理和查阅提供方便，充分体现档案管理的现实价值和创新价值。

四、总结

综上所述，办公室档案管理是单位的一项重点工作，其系统性和综合性要求很高。首先应该建立起完善的档案管理制度、运用先进技术创新管理，且不断提升办公室档案管理人员的综合素质，还要注意对原始档案资料的归集和整理。档案的收集和管理是需要机关单位全体人员共同参与的，各科室部门要通力协作，认真对待档案管理工作，不仅要有创新意识，还要真正落实到服务上，促进办公室档案管理水平不断提升。

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