新时期化工企业人事档案管理的问题及对策

李娜(陕西陕化煤化工集团有限公司，陕西 华州 714100)

1 新时期化工企业人事档案管理创新的必要性

1.1 化工企业人事档案管理创新是化工企业发展的需求

为推动化工企业稳定发展，新时期化工企业必须压重视人才储备，合理利用档案来招聘人才。但是现阶段多数化工企业运用的招聘方法，比如：高价引进，还有猎头招聘等等，都存在不足之处，因为没有充分认识被招聘人员，必须要有过渡期对其仔细观察，这样明显降低工作效率。若不断创新和完善人事档案管理工作，化工企业能够利用内部选拔或者竞聘的方法，合理利用人力资源。因此，要想实现化工企业可持续发展，必须要创新人事档案管理。

1.2 人事档案管理创新，提高社会对人才信息资源的有效利用率

在社会经济日益发展的背景下，人才流动性越来越强，要想确保人事档案在流动过程中的完整性，需要不断创新人事档案管理制度的创新，对人事档案进行严格的管理。并且创新其管理模式，可以防止由于人才流动而出现死档的情况，不利于人才流动。在新时期社会所有部门以及领域都重视人才利用以及培养，而且人事档案作用显得更加重要。为了可以充分利用人才信息资源，必须要重视人事档案管理。

2 当前化工企业人事档案管理的现状

2.1 领导干部忽视人事档案管理工作

现代化工企业发展中积极改革制度与重新整合，产权也有变化，很多化工企业管理者因为不能充分认识人力资源，将很多时间和精力投入到产品销售以及经营中，对人事档案管理工作缺乏足够的重视，这就导致档案管理价值在化工企业始终不能充分体现。但是相对于销售而言，人事档案管理工作不能迅速收效，往往要花费一段时间才可以获取经济利益，然而从长远看，档案管理与化工企业发展的根本有一定影响。

2.2 人事档案管理信息化没有普及

最近几年，随着网络技术不断发展，人类逐渐进入信息化时代，互联网不仅使人们的生活有翻天覆地改变，而且让人们有多元化的工作方法，直接影响社会每个行业。在信息化时代背景下，我国化工企业人事档案管理工作还是停滞不前，化工企业领导忽视该项工作，造成不能投入足够的资金，所以综合来讲，当前我国化工企业人事档案管理信息化水平不高，有些化工企业全部依赖人力做好各项工作，而且管理上都是以纸质的形式来存储，耗费大量的时间和人力[1]。由于受到传统人事档案管理方法带来的影响，许多化工企业都缺乏独立的档案室，而充分利用网络能够迅速高效做好这些工作，通过应用先进的现代化信息设备与系统，除了可以节省不必要的人力，也可以显著提高工作效率，降低化工企业管理成本，进而全面监控以及管理化工企业人才。

2.3 人事档案管理人员专业素质低下

化工企业人事档案管理人员是否具有良好的专业素质直接关乎到人事档案工作效率的高低，因为目前我国化工企业中没有人事档案管理专业人员，一般来说，都是由行政人员做有关的工作，而其尚未接受专门的理论培训学习，对该工作仅仅是表面化而已，工作效果微乎其微[2]。因此，新时期化工企业必须要有专业素质高的人事档案管理人员，进而确保顺应化工企业今后发展的需求，采用有效的管理方法促进人事档案管理创新，将丰富的人才资源注入到化工企业发展中。

3 新时期化工企业人事档案管理创新的有效措施

3.1 转变工作思路，调整人事档案管理的对象和方法

第一，在传统的模拟状态环境下，人事档案的管理对象是“白纸黑字”的档案实体。伴随着以计算机为代表的数字技术的迅速发展和文件形成领域中技术环境的变化，档案管理对象也发生了变化：过去依赖于模拟态的模式转变为以文件为中心的数字态档案，并随着以“大智移云物”为代表的新技术的发展，目前正以文件为中心的数字态档案向以数据为中心的数据态档案转变。人员档案的内容和实体逐渐分离，档案管理信息系统所产生的数据流成为新的管理对象。二是传统人事档案管理的核心是档案实体和外围环境的保护。所以，其管理方法主要是“档案八防”、文件生命周期理论、文件连续体理论等传统技术，但在数字环境下，随着管理对象的变化，其管理方法也应逐步转变为对电子文件内容、结构、背景等构成要素的管理与控制。第三，现代信息技术的全面推广和应用，给人类带来了速度和效率，改变了人们的生产生活方式，但也不可避免地产生了安全、确定性、可靠性等信息质素方面的负面问题。为此，必须建立档案信息网络化管理模式，采用数字扫描、数字微缩、数据加密等先进的现代化信息技术，对人事档案进行数字化处理，避免档案信息被恶意入侵、破坏、外泄等不良现象。

3.2 对人事档案实施信息化管理

化工企业为了可以将员工人事档案信息管理工作落实到位，必须要构建基于信息技术的系统，然而并非直接淘汰传统的管理方法，而是遵循取其精华去其糟粕的原则，构建纸质档案和数字档案相融合的管理系统，真正实现优势相互弥补，提升人事档案管理信息化水平[3]。在现代化工企业构建人事档案信息管理系统，在数据库中录进所有员工的基本信息，再利用技术手段将纸质资料变成影像资料，在员工档案进行保存，这在很大程度上可以提升人事档案管理工作水平，对实现档案管理工作网络化以及信息化是十分有利的，仅仅录入一次数据就能反复使用，而且方便调用信息，也可以有效保护纸质档案，避免出现丢失的情况。

3.3 实现人事档案动态管理

在人事档案信息搜集中必须要注重时效性以及完整性，对于一些虚假的信息，应该及时剔除，整理时应该保持认真严谨的态度，在人事档案调用中必须要保证安全性，由于包含个人隐私，所以人事档案管理者必须要主动承担自身的责任，一旦信息发生变化，需要立刻更新其人事档案管理档案，而且档案管理人员必须要多加注意每个员工档案材料的补充以及更新。针对部分工作有变化的员工，必须要在原始电子文档中清楚注明[4]。事实上，化工企业的人事档案即人才库，要想实现化工企业可持续发展，需要设立高素质人才库，在高素质人才库中纳入获取专业技能证书的人才，这样化工企业在任用以及选拔员工过程中比较便捷且高效，充分发挥人事档案的重要作用。

3.4 注重人事档案信息入档与修复工作

化工企业人事档案信息管理包含多项流程，比如：收集环节，还有录入环节等等，在人事档案信息化建设中档案管理人员必须要完成档案后期检查以及修复工作，如果出现问题，需要迅速调取源数据来比较，立刻作出适当的更改，确保数据信息的精确性以及真实性。

3.5 加大软硬件建设

建立人事档案管理需要加强领导的重视，在这一过程中给予一定的物质和财力支持。与此同时，还需要大量的人力资源，对纸面内容进行信息化处理，完成人事电子档案的归档。初期可从相关部门调来一些业务能力较强的人员，对填写内容不详的部分进行集中整理，对填写内容不清楚的地方进行改进，并在电子档案整理后对相关内容进行核对，加强档案内容的完整性。尤其是在疫情防控期间，人事档案异地网上查询的案例，为新时期人事档案管理信息化建设提供了实践思路，通过推行“因特网+”模式，实现人事档案数据内容的远程共享，从而实现人事档案信息内容的远程共享，这样就可以全面推进新时期人事电子档案的信息化建设。要说明的是，人事档案管理工作并不只是人才资料的存储管理工作，而是为单位发展、人才流动提供合理配置的信息资源。因此，要开发和利用原始档案内容，通过网站和数据库等技术的应用，对档案内容进行归档和分类，以保证档案内容的查询更加快速、准确，实现档案管理工作的深度开发。

3.6 提升管理人员的专业素质

一是使管理人员认识到人事档案管理的重要性，从而使管理人员的管理观念发生转变。要实现这一目标，就需要加强宣传和教育工作，从而端正管理者的工作态度。二是要加强管理人员在专业技能方面的培训，如针对管理工作中经常出现的需要重点讲解的问题，让管理人员能以正确的方式及时有效地处理它们，提高管理人员的办事能力。化学工业企业需要不定期地组织管理人员到一些大型化工企业学习先进的管理技术和管理方法，并将其运用于实际工作中，充分提升人事档案管理水平。另外，人事档案管理工作与人力资源管理本身有着紧密的联系，因此化工企业需要加快二者的高度融合，不仅能从一定程度上降低人员的使用率和工作成本，而且还有利于化工企业内部等人力资源的科学统一管理，通过对当前人力资源分布的合理化分析，便于对存在不足的地方及时调整和改进，从而提高人力资源的利用率。因此，为了保证管理工作能取得更好的成效，管理人员在人事档案管理系统和管理模式的创新中，需要管理人员不断充实自己的经验和管理技巧，使人事档案管理工作能起到更加积极的作用。

4 结语

化工企业人事档案管理效率直接关乎到化工企业的稳定发展，是否可以真正实现对人才的合理运用，重点是管理方面的创新。在经济迅速发展的现代化社会，化工企业人事档案管理问题越来越多，必须要不断促进传统管理方法以及管理模式的创新，才可以提高化工企业人事档案管理效率，合理利用人才，以进一步加快化工企业发展速度。