现代化工企业档案管理数字化建设

胡金秀(陕西陕化煤化工集团有限公司，陕西 华州 714100)

0 引言

数字化网络具有较快的发展能力，广泛分布在各个行业中，能够增强企业工作效能，借助智能信息处理功能，有效收集纸张、录音制品等资源，整合成具有可读性的图片、文字、声乐等资源，便于数字化存储与使用。随着信息技术的不断深入，做好企业档案管理的数字化建设非常重要，不仅可以给档案利用者带来极大的便利，也能为企业自身的发展带来新的研究成果。在化工企业档案管理工作中，融合数字化技术，能够提升企业档案管理工作效率，为其档案管理工作有序发展提供技术支持。

1 档案数字化概述以及优势

1.1 档案数字化概述

档案的数字化管理，就是借助当下的电子信息技术与网络技术，如计算机技术、多媒体技术、扫描传真技术、信息存储技术等，将档案信息以计算机及其他设备进行上传和处理，以数据库的方式存储技术，以网络技术进行数字信息的传输与共享，共同形成了数字化新档案管理系统，极大地提升了档案管理的效率和质量。建设企业数字化档案管理系统，则要推进落实企业档案的数字化，将传统的纸质档案通过数字化技术转化为数字信息档案，以信息管理软件为操作功能界面，对数字档案进行收集、整合、利用。在使用数字化档案时，通过专门的管理软件，进行信息的检索、编辑、更改及传递、共享，为企业档案管理效率的提升及为客户快速便捷服务提供便利条件[1]。

1.2 化工企业档案管理数字化的优势

第一，提高工作效率。在纸质档案的实际管理中，化工企业大都采取人工方式完成信息的整理和编排。数字化时代，信息技术成为档案管理的主要工作手段。立足信息技术，收集、整理、编排信息不仅可以提升工作效率，也能降低失误率，进而从整体上提升化工企业的档案管理水平，推动化工企业的良性发展。第二，管理流程规范化。虽然采取人工管理模式也可以保证信息的准确性，但却无法规范管理流程，而基于信息技术的现代化管理手段，则可以轻松解决这一问题。除此以外，电子档案是当下企业档案发展的主要方向，先进的管理系统可以提前预设流程，完成管理。第三，降低成本。将传统的档案管理数字化，借由计算机技术、网络技术及数字化技术与相关设备就可实现，不再需要纸质材料，也不用印刷，节省了纸张，减少了人工及耗材，从而降低档案管理的成本，自然就相应地提高了企业的经济效益。第四，提升档案利用率。将档案管理数字化可以快速的检索、调用档案信息，提高了档案的利用效率[2]。同时，借助网络信息技术实现数字化档案的共享，企业内不同部门、不同人员只要有档案管理的权限，就可以在自己的办公室或者移动端上进行档案管理，省时省力。

2 化工企业档案管理数字化建设存在的问题

2.1 化工企业忽视档案管理的数字化建设

长时间以来，化工企业的任务全部放在经济效益的提升上，档案管理工作完全处于边缘地带。企业领导的忽视，导致化工企业依然采用纸质档案管理模式，即便部分化工企业尝试发展数字化档案，但因专业管理人员缺乏，化工企业档案管理的数字化建设一直处于搁置状态，企业采购的计算机、先进的系统完全成了摆设，进而造成资源浪费。

2.2 化工企业档案管理的数字化建设未形成规范体系

信息技术的发展及其在化工企业档案管理中的应用，推动了企业档案管理的数字化发展，因此，化工企业的档案保管、信息储存以及档案信息利用方面都发生了改变。原有管理模式无法满足当前信息时代的需求，所以化工企业要立足自身情况，制定全新的档案发展标准。但化工企业受内外部因素的影响，至今没有形成标准的数字化管理模式，档案管理者只能摸索前进。因此档案管理者有时无法明确自身的义务，甚至忽视管理流程，影响了化工企业档案管理的数字化发展[3]。

2.3 化工企业档案管理的数字化建设技术落后

化工企业档案管理的数字化建设之所以缓慢，有一个根本性的原因，即关键技术落后。首先，档案数字化软件不规范，而且众多软件之间存在相互排斥的问题，很多软件无法在规定时间内读出关键信息。其次，化工企业数字化档案的保存是亟须解决的问题，通常情况下，电脑空间储存有一定限度，需要载体完成档案信息的储存[4]。一般化工企业档案管理者会采取硬盘这一载体进行档案信息的保存，但这些档案信息的载体存在空间、寿命的局限性，无法大规模保存档案信息，影响了化工企业的档案管理数字化建设。在信息技术快速发展、不断更新的今天，很多储存介质因技术落后无法及时读取，阻碍了档案管理的数字化发展。

3 化工企业管理档案管理数字化建设的基本策略

3.1 明确数字化管理理念，提升档案管理者的重视程度

要想加快化工企业档案管理的数字化发展进程，必须从思想上重视起来。唯有如此，才能让数字化档案管理贯穿化工企业的人事管理、科技研究、经济发展，才能调动企业员工的积极性和主动性。另外，企业要加大资金投入力度，只有做好充足的资金准备，才能购进先进的硬软件设备，才能做好档案管理工作人员的培训，这是推动化工企业档案管理数字化建设的有效前提。

3.2 实现纸质档案的数字化发展

数字化时代，巧用电子文档保存档案信息是企业档案管理的发展趋势，为了顺应时代发展的潮流，必须改革当下企业的纸质档案管理模式，加强数字化建设，实现化工企业纸质档案的数字化发展。与此同时，除了大力推进档案的数字化发展之外，还要对企业既定的档案进行数字化管理。从化工企业的发展视角来看，化工企业具有历史时间长、档案历史多、管理复杂等现实特点[5]。为了降低工作难度，对原有档案进行分类整理，要根据档案的重要程度、使用率将其划分为若干等级，从最高级别的档案开始逐步扩散到一般档案，最终确保化工企业纸质档案全部实现电子化管理。在这一过程中，必须坚持电子档案和纸质档案高度一致的原则，力保信息的准确性、完整性。

3.3 加大电子档案管理硬件、软件设备的投资力度

为了加快化工企业档案管理的数字化进程，必须打破现有的双模式管理(纸质管理+电子管理)，以落实数字时代对档案管理的实际需求，同时要积极引入电子档案管理的硬件、软件等设备，比如计算机、扫描仪等，为纸质档案向电子档案的转化提供有效的支撑。基于此，化工企业还要加大电子档案管理系统的开发力度。管理系统是推动化工企业档案管理数字化发展的内驱力，只有做好管理系统的开发和研究，才能加快化工企业档案管理的数字化发展进程。企业研发管理系统包含两大部分，一是在线录入，将管理系统连接企业局域网登录、操作即可；二是离线录入，处于离线状态的客户，下载登录客户端，用表格形式录入即可，但必须多次导入和导出数据。

3.4 构建健全的档案管理制度

只有健全的档案管理制度，才能将工作人员的职责落实到实际工作中去。因此化工企业要从自身实际情况出发，健全档案管理制度，在制度规定中，明确各部门人员的职责、业务流程以及档案信息搜集、整理和归纳等各个环节的要求。同时，为了保证管理制度的完美落实，化工企业可以引进责任制度，以确保各个环节及时开展。另外，还要构建健全的考核制度，将档案管理工作者的工作态度、责任履行纳入绩效考核，最大限度地调动工作人员的积极性、主动性，推动管理制度的安全落实。

3.5 引进先进的信息安全管理技术

虽然电子化档案管理是时代发展的趋势，但每一个环节都有可能遭到外部的破坏，进而导致信息被删除和修改。基于此种情况，必须积极引进先进的信息安全管理技术，做好档案的安全管理。比如权限管理技术，可以阻挡非法人员的入侵；防火墙技术，可以将企业的内部信息和外部隔绝，确保企业档案信息的稳定性、安全性；数据备份技术，如果企业管理系统遭受外部的侵扰，利用此技术可以实现数据的恢复[6]。

4 结语

信息技术的飞速发展推动了信息技术在社会各个行业的渗透，化工企业档案管理的数字化建设也在发展之中。化工企业只有强化数字化建设意识，从自身出发，明确市场发展，才能应对档案管理数字化建设中出现的各类问题，才能将档案的作用最大化，才能实现化工企业经济效益的最大化。综上所述，在这个数字化时代，化工企业档案的数字化管理是主要管理内容。促进化工企业档案管理的数字化发展，构建完善的管理制度，积极引进先进技术，可以从根本上提升化工企业档案管理的工作效率。