提高石油企业采购管理水平的分析

石彬，王洋 (中海石油 (中国) 有限公司天津分公司，天津 300452)

1 研究现状及背景

当今世界正面临百年未有之大变局，国家油气体制改革、国企改革、市场化进程加快，石油企业应该深入分析外部形势变化和公司的发展现状，不断规范企业管理，完善企业制度。而采办管理是企业项目管理中的重要组成部分，只有不断优化采办管理，才能不断降低采办成本、保证采办质量，增强石油企业的市场竞争力，从多方面促进石油企业的发展。

2 石油企业采购管理中存在的问题

2.1 采购信息管理系统不够完善

在信息化发展的时代，招标采购信息化的发展有利于提高采办管理水平，实现采办一体化管理。不过目前的石油企业采购与招标信息系统还不够完善[1]，在稳定性与功能性还存在一定的不足。例如，目前物资类采办需求手动分配模式下，需求部门与采办经办人不能通过现有的采办信息系统进行直接对接，在采办系统运行过程中经常会出现系统数据无法及时获取和更新的问题，由于采办系统不顺畅，影响采办效率的问题。

2.2 采购模式选择相对较为单一

目前石油企业采购招标管理模式相对较为单一，只有集中采购和分散采购两种模式[2]。集中采购是对采购活动进行统一的规范管理。需求单位就所需的货物、工程或者服务提出采购需求，由采购部门集中统一采购，提高采办效率与效益。分散采购则适用于企业下属各单位之间差异性较大，不能形成规模效应的采购。实际上两种不同的采购模式，均有不同的优势劣势和适用范围，在实际采购过程中应该根据石油企业不同的发展阶段，选择不同的采购模式，根据实际情况灵活运用，综合考虑各种影响因素，才能最大限度的提高采办管理水平。

2.3 采购审批权限设置不够合理，审批监督不到位

目前石油企业部分审批权限设置不够合理，审批权限等级划分不够清楚，采购审批权限设置的领导审批节点过多，审批流程过长，这样就造成了采办时效的延长，进而会影响整个采办项目的顺利开展。如果采办策略都是“一事一议”的单项审批，采购过程审批就会增加，没有提高审批管理的价值。

2.4 供应商管理存在需要完善的地方

目前石油企业的供应商管理系统还不够完善，导致无法形成采购全过程的闭环管理，供应商的资源缺乏主动调整优化，如果由于供应商对合规风险管控不到位，合同执行管理就会存在失控的风险。如果供应商绩效考核体系不够完善，就会导致无法对供应商的实际业务水平做出准确的评价，难以对供应商管理提出有效的整改措施和建议。如果对供应商的质量管理不到位，就会容易导致生产经营、工程建设过程中出现产品或者服务质量不满足的风险。因此，对供应商进行合规管理是石油企业采购管理的重点工作。

2.5 采购招标市场分析不够合理

目前石油企业采办招投标领域还存在一些风险问题，价格合理性分析不够充分。不同程度存在直接引用供应商出具的价格合理性说明来论证相关费率的合理性。例如，采办人员没有做好充分的市场调研和分析，直接采用某公司出具的产品利润率低的自述观点，无实质性的价格合理性分析，没有出具高质量的市场分析报告。

2.6 采购招标人员业务能力参差不齐

目前石油企业部分采购人员缺乏一线的现场经验，对技术要求不够了解，招标采购的经验不足，导致在编制招标文件时对技术要求的描述不够准确，采办的标段划分不够合理，评标方法设置不够科学，这样就会导致评标结果难以满足业务生产单元的需要。例如，在评标方法的选择上，由于采购人员经验不足，对最低价评标办法和综合评标办法的优势和劣势没有分析清楚，选用的评标办法推荐的供应商没有满足业务单元的需要，甚至引起后续的投诉和合同纠纷问题。采办人员对市场分析调研经验不足，对采办的供应市场状况、价格和技术水平不够了解，在商务谈判中难以争取到主动权，没有做到“货比三家”，很容易被投标人牵着鼻子走，没有争取到企业的最大经济利益。如果由于采购招标人员的经验不足，在采购招标需求管理阶段没有形成系统的统筹分析，就会导致无法形成预测需求管理工作模式，无法为提前采办、主动采办和规模采办创造条件。

3 实施改进石油企业采购管理的措施

3.1 完善采购管理信息系统

石油企业应该高度重视采办信息系统的建设，通过构建供应链可视化跟踪平台，实现各部门的信息共享，实施业务范围技术评估工作。做好信息化发展的规划工作，并对采办过程中出现的各种系统问题向信息部门进行汇总并反馈，不断优化持续改善系统的稳定性，健全信息化管理制度。采办部门还应通过加强与各业务单元的沟通交流，建立沟通协调机制。同时应该指定专人负责与各业务部门就采办业务问题进行沟通 ，并做好相关信息的查询与反馈。

3.2 优化招标采购模式

石油企业应对同质化严重、重复性、有利于形成规模效应的物资和服务，通过“长协+订单”的商务模式，形成集中采办、品类采办模式的长效机制，并进一步扩大订单的覆盖范围，积极推进主动采购和预测性采购，不断提高采办效率，缩短采办周期。对于一些差异化、采购流程比较短、紧急采购，建立统一规范的分散采购体系。集中采购与分散采购在石油企业采购业务中是相辅相成的，实际采购过程中不能单一的推行一种采购模式，应该认真分析两种采购模式的适用条件，既发挥企业集团规模采购的优势，又能兼顾业务的灵活性和时效性。

3.3 完善审批权限的设置，加强审批过程的监督

石油企业应该进一步完善审批权限的设置，落实“放管服”的管理理念。通过石油企业总部进行的简政放权、放管结合，持续优化采购服务，由总部负责重点一级集中采购和重点项目采购，突出问题导向。通过严格控制外部单一来源采办，大力推进竞争性采办。通过加强对采购流程的监督，对采办审批时限进行规定，进一步提高了采办效率。通过减少“一事一议”的单项审批，减少了采购过程审批，进一步提高了审批管理价值。

3.4 完善供应商管理

石油企业应该严格按照供应商管理制度的要求对供应商进行管理[2]，落实供应商管理的主体责任，严把供应商入库关，认真审核供应商的资质、业绩、生产能力等因素，避免问题供应商进入库内。对于法人、股东、历史信息、注册地址等信息进行统一汇总查重，避免出现在同一标段出现投标人存在董、监、高交叉任职及交叉持股的情况出现，从源头规避供应商围标，规避审计的风险。加强供应商的考核管理，考核内容包括但不限于交货期、质量、服务、合同重大变更，供应商违约情况等，考核内容均以量化打分的方式开展。加强供应商的评价管理，对供应商企业经营存续状态、信用风险和档案信息进行及时更新，对合同的执行情况进行全景管理及全过程的动态管理，通过共享供应商管理信息，实现供应商的封信防控和合作双赢。

3.5 对招标市场情况进行深入了解

石油企业的采购人员应在采购需求阶段分析采购需求、技术要求，对供应市场进行深入调研，不能生搬硬套以往类似合同的采购经验制定采购策略，应该结合业务需求分析、采购支出分析以及供应市场分析结果制定合理的采购策略，考虑总拥有成本最低，制定合理的采购策略，出具高质量的市场分析报告，争取市场的主动权，最大限度控制采购成本。通过各个审批节点加强对采购价格合理性说明的审核，杜绝此类采办管控风险。另外，可以通过建立价格库的方法，对采购历史合同价格、市场价格、采购策略进行汇总、分析及对比，并不断对价格库的数据进行更新及信息共享。采购人员通过对比价格库的数据，即可分析采购价格偏高的原因，分析是否由于原材料价格上涨造成采购成本增加，更好的控制采购成本。

3.6 加强采购招标人才的培养与管理

石油企业应加强采购招标人员的采购队伍建设，全面提高采办招标人员的专业素质[3-4]。通过开展采购业务培训，通过积极引导采购人员加强市场调研和分析，掌握市场动态，通过不断培养，全面推动采办人员专业素质，打造“技术+商务”型高素质、专业化的采办队伍建设。通过不断畅通员工的职业发展通道，打造“专业精、服务好”的高素质专业化采购队伍。通过科学设立采办考核管理指标，建立和完善人才激励及约束机制，一经发现采购招标人员在采购工作中存在各种问题，及时进行严肃追责处理，做到管好人、用好人，严格控制好采购风险。

4 结语

综上可知，石油企业应该积极正视目前采购管理过程中的各种不足，对影响招标采购管理的各种因素进行分析和对比，不断创新优化和完善采购管理，加强采购人员队伍建设，建立系统规范的采购管理体系，才能降低采办成本，提高采办效率，规避采购风险，保障采购活动的顺利进行。