中国石化北京石油分公司资金管理平台的建设

宋思莹

〔中国石化北京石油分公司 北京 100022〕

1 背景

1.1 随着多元业务的拓展，急需提升资金管理水平

近年来，中国石化销售企业紧跟时代步伐，在原有成品油直销批发、零售业务基础上，大力拓展多种经营业务。业务涵盖了成品油、CNG、LNG、润滑油、燃料油，加油卡售卡、充值，电子商务、团购，便利店经营，便民充值服务等各种批发、直销、零售业务，同时为了更加方便用户的结算支付，又开通了银联卡、预付卡(福卡、商联通等)、二维码、市政卡(一卡通、ETC等)、第三方支付等多种支付手段，允许用户一次对多种交易进行结算。

伴随业务的拓展和深化经营，批零两大业务板块涉及的业务系统、结算方式越来越多，但是，由于销售行为和支付行为的关联还是通过人工建立的，因此销售资金的回笼，尤其是因为经营结算方式的多样性，货币资金的回笼变得越来越难于监管。很多情况下，查验业务类型和发生金额的销售，往往需要财务人员在成堆的原始单据里查找，而查找时间往往是业务发生间隔越长，所花时间越多。

另外，北京石油内部的各个业务之间、与外部企业之间发生的业务往来，因营销的需要，还会出现交易与支付的互动。因此企业资金回笼的监管，财务的对账、清帐、核算，内部业务、外部企业的财务往来越来越复杂，迫切需要在资金管理方面创新整合一套完善的管理理念、标准，并辅以信息化手段完成对当前及未来业务扩展的支撑。

通过深入研究销售企业传统油品经营模式向多元化业务模式演进过程中的资金管理问题，包含了管理方法、标准制定、信息系统建设规划等多方面内容，能够通过解决目前已经存在的资金管理难题，建立相应的管理规范，并且为未来业务多元化发展的各种业务系统、支付系统的整合与接入提供准入标准。新业务、支付方式上线即时就可以纳入支付管理、监控及核算平台，切实改变现在业务、财务、信息化管理落后于业务推进速度的现状。

1.1.1 零售业务与支付方式复杂

零售业务现状呈现出业务覆盖面广，交易种类多的特点。目前，销售公司零售业务的交易种类以油品、非油品、加油卡充值为主，同时还涉及到加油卡充值卡销售、公交一卡通充值、ETC充值、电商平台交易。同这7类交易相对应的是交易支付的方式多种多样，包括了现金、加油卡、银联卡、二维码、副卡、支票、汇款、公交一卡通、返利、加油卡充值卡共10种方式进行结算。零售业务的一线操作人员需要在各个交易系统中进行结账操作，分类进行现金缴款登记。工作量巨大，且

存在一定业务和管理水平上的差异。

1.1.2 批发销售与支付脱节

客户大额结算多以支票、汇款为主，且存在对客户的信用销售。客户的结算周期与业务经营的结算周期并不一致，经常发生由于大量销售订单集中结算，对应多笔支票汇款到帐，并含有信用销售的情况，给财务结算清帐带来很大困难。

常见的是有多种需求的大用户，不但需要成批采购油品，也会发生对加油站付油及管理服务、加油卡、非油品等零售业务范畴商品的批量采购行为，进而产生客户的一笔支付对应多个业务的问题。由于支付和交易的脱节，财务监管、核算变得非常复杂。

1.1.3 财务核算涉及应用系统多

从财务结算角度来看，零售业务交易和支付的多样性，使得销售收入的结算复杂化。上文中列举的7种交易类型和10种支付方式，在实际运行中结合产生了25种销售收入的结算，而参与结算的网点超过700多个，其所在地域又较为分散。财务核算人员的对账清账工作，首先要登录各个系统，很难提高效率，且对销售收入资金的监管有较大难度并存在一定风险。在销售业务进行拓展的时候，资金管理的工作必须跟得上，很大程度会给财务结算部门带来很大的管理工作量。在减员增效的大背景下，财务部门成为北京石油加班最多的部门。

1.1.4 信息系统之间数据孤立

各个信息系统都是基于业务应用而独立进行建设的，建设的周期也不尽相同，系统建设完成的目标、进度不一致，而且很多交易是使用合作单位提供的交易平台独立完成的，因此交易系统和支付系统间的数据关系没有进行相应的整合，绝大多数无法进行联动交易，数据无法共享，无法在后期进行汇集整理，为公司业务开展提供参考依据。

目前各个交易系统都可以独立完成本系统的数据展现和核对，但是数据流转的监控和集成几乎都没有涉及，造成了系统与系统间的数据需要通过大量的人工来进行核对和监管。

1.2 资金管理平台的建设目标

针对上文提到的4点问题，北京石油在开展资金管理平台建设时，提出了4个目标。

1.2.1 实现销售资金闭环管理

销售行为发生后，即和客户选择的支付方式进行了关联，对随后产生的一系列资金流转行为进行处理和监控：监控的范围包括资金支付是否生效，是否及时解缴至银行，是否正确记入财务应收帐务、是否回笼到公司账户、是否正确计入财务银行存款。

1.2.2 实现联机交易

对于客户的非现金支付，需要通过在线方式验证客户支付的有效性，才可正常完成销售交易流程。在线验证的客户支付方式可以是银行卡、支付卡、市政卡、加油卡、第三方支付(手机等)、支票、汇款等，当然也包括客户的信用额度。

1.2.3 资金日结

一个经营网点(可以是直批网点、油库、加油站、发卡充值网点、独立便利店门店等)经营的每种业务都有各自的特点，因此销售的班结、日结往往是独立的。但是当一个网点面对银行的时候，它的资金是统一交接管理的。因此对于一个网点来说，业务流和资金流是分开的。目前业务流是有标准的日结流程(如油品业务的日结、发卡充值的日结、便利店的日结等)，但是资金流并没有一个将各个业务整合到一起对银行结算的概念，因此需要引入资金日结这一管理概念来规范经营网点的资金流管理，通过业务日结、资金日结使经营网点内部核算和对外资金交接都能做到清晰可查，并将业务和资金有效地关联起来。

1.2.4 形成信息系统接口接入标准

随着公司业务拓展，新的支付模式，新增的单位资金往来形式都将以统一的接入标准接入资金管理平台，实现资金闭环管理的全覆盖。接入标准主要包括下述三方面的信息系统接口标准规范：一是销售业务系统结算及明细数据接入资金监管与核算系统规范；二是支付系统清算及明细数据接入资金监管与核算系统规范；三是销售系统与支付系统进行联动共同完成交易流程的集成规范。

2 北京石油资金管理平台的内涵

2.1 总体目标

通过资金管理平台，实现零售、直批线条POS支付设备的整合，实现一台支付设备对银行卡、加油卡、第三方卡等多种类型卡片的支持；实现现有业务系统交易支付联动；实现交易数据落地，搭建资金管理平台；实现业务数据与银行、加油卡及其他第三方支付卡的账务核对，防范资金在途风险，同时规范财务凭证记账体系，实施各类销售业务的自动记账处理，并完成后续ERP系统自动清帐，大幅减轻一线员工资金对账清帐工作，并在此基础上，降低交易支付费率，节省企业费用支出。

2.2 建设内容

北京石油资金管理平台建设内容可以概括为建立“支付统一、交易联动、对账集中、清帐及时，监管到位”，具体的建设内容如下：

接入加油站油品销售、加油卡充值、充值卡销售、非油品、批发/直销销售等所有北京石油销售业务系统的日报数据。

接入银财企业直连银行到账数据、银行、公交一卡通、ETC、翼码、福卡、微信支付等众多支付企业的银行到账及对账数据。

为加油站建立资金日结体系，加油站销售资金和缴存银行资金的账务平衡经由系统监控，异常问题自动提交财务人员业务人员进行监管。

为批发网点建立收银体系，所有的销售订单必须明确收银情况，系统追踪对应收银到账情况，未到账的订单不允许提货。

系统自动为加油站销售生成财务收入凭证，并跟踪对应的未清应收账款，当银行到账时，自动生成清账凭证，完成资金流转全流程。

当未清应收账款发生逾期未到账情况时，系统即刻通知相关人员介入调查，把资金风险降低到最低限度。

当银行到账信息出现不规范不能完成自动清账工作时，系统提供手工对账功能，同时记录操作人及时间信息，使所有财务对账、清账工作清晰可查。

系统提供各种满足用户需求的资金稽核分析功能，大幅提高各级监管人员督查资金问题效率。

3 北京石油资金管理平台的建设

3.1 建设原则

项目建设考虑未来销售企业系统内推广的需要，核心数据采用中国石化统一的标准编码体系，与银行、第三方卡接口采用国际通用技术规范，业务流程采用中国石化现行标准并结合本次项目建设进行重组优化。

(1)充分发挥在企业团队中业务专家、管理骨干的作用；

(2)充分发挥企业信息化建设队伍的作用；

(3)采用国际先进技术及成熟产品建设；

(4)充分利用现有设备和网络，以最小的投入达到最佳效果；

(5)充分考虑与已建成和在运行系统的衔接、集成与整合。

(6)注重基础信息、管理标准化，系统设计、开发的开放性和可扩展性。

3.2 体系结构

系统总体架构见图1。

图1 系统总体架构

北京资金管理平台采用了四大中心的建设方案(图1)，将平台转化为企业后端的服务平台，使末端用户无需增加登录系统，无需改变操作习惯即可完成所有日常工作，这四大中心是：

数据交换中心：平台的外围系统接入层，完成外围销售系统、银企系统、银行系统、第三方等系统的数据接入工作，支持当前主流的各种数据传输方式，支持主动、被动获取数据，采用多线程队列机制，高效率地获取外围系统数据。

数据存储中心：采用读写分离设计。读库面向基层用户查询、系统对账查询等高并发高数据量关键字检索，随时进行数据索引优化、内存池优化，最大限度满足查询需求；写库面向外围数据入库操作，对写入操作进行优化，提高平台整体吞吐效率，使平台在数据库层不存在瓶颈。

应用处理中心：资金平台的服务提供层，在这里提供了自动对账、凭证数据准备等面向资金平台自己运作的服务程序；同时为资金平台部署在用户日常操作ERP系统中的人机界面提供后台数据支持的资金查询、手工对账、查询、预警等服务程序。

自动化调度中心：资金平台的服务调度中心，在这里根据企业的情况，调度安排何时对账、何时记账、何时清账、何时发布逾期预警，完成平台的自动运行工作。

3.3 系统模块设计

功能模块见图2。

图2 功能模块结构图

3.3.1 加油站资金上缴模块

加油站资金上缴模块，主要功能描述如下：

(1)应缴(销售系统)的数据来源；

(2)轻油销售款：零售管理系统的日结数据；

(3)加油卡充值款：加油卡充值系统的充值日报数据；

(4)非油品货款：海信系统日结后的数据；

(5)定额充值卡销售款：定额充值卡销售系统的日结数据。

(1)应缴(支付系统)的数据来源。目前集成的支付系统包括：福卡系统、一卡通系统和二维码系统。

福卡，福卡系统系统日结数据；

二维码系统，二维码验证的日结数据；

一卡通系统，零点至零点的交易流水汇总。

注意：因一卡通系统的数据时间和日结时间有8个小时的差异，故每日0点至早8点避免发生一卡通充值业务。否则会造成支付系统和销售系统的数据差异。

(2)实缴资金的数据来源。油站实际录入的当天资金上缴信息(支票除外)。支票的实缴数据取自当天生效的支票金额。

(3)关于普通支票的处理。当加油站收到客户送到油站支票时，在系统中录入支票上缴信息、资金发生日期等于收到支票的日期，但此时支票未到账不参与缴款平衡校验；支票到账后，零管系统中做充值生效，并在加油卡充值系统中做充值，系统自动根据生效日期修改资金发生日期，并转为当天支票的实缴。

(4)支票(见票即充)的处理。首先选择客户名称，只有在可选择的客户范围的客户才能使用见票即充的交款方式。录入选中客户的支票缴款信息，系统自动按照资金发生日期生成支票生效日期，并将该笔金额转为当天的实缴。

(5)应实差额。应收和实收的差异金额，福卡、一卡通和二维码的差异等于应缴(支付系统)和实缴的差异，其余支付方式的差异均等于应缴(销售系统)和实缴的差异。

注：当有差异金额存在时应实差额飘红，同时参与计算的应收和实收也飘红。

3.3.2 到帐汇款资金上缴自动集成

客户到银行进行汇款，银行将已到账的汇款信息发送至企业ERP系统，ERP系统过滤汇款信息发送给零管系统资金上缴模块；加油站在资金上缴模块进行到账汇款确认，并补录相关资金上缴信息；客户到加油站进行充值，加油站在零管系统完成充值生效，并将生效信息发送至ERP系统，生成财务凭证；ERP系统将生成的财务凭证信息反馈给零管系统。

业务流程见图3。

图3 汇款到帐资金上缴流程

3.3.3 银行进帐单管理

加油站在零管系统中做资金上缴，并填写相关银行进账单信息，然后从系统中打印银行进账单，系统自动生成进账单交接清单，并以邮件方式自动发送至银行邮箱。

业务流程见图4。

图4 银行进帐管理流程

3.3.4 转账支票管理

客户到加油站缴款(转账支票)，加油站做资金上缴，并将信息发送ERP；转账支票到账后银行将相应信息发送给ERP；ERP收到零管系统中的资金上缴信息和银行的到账信息，进行自动对账，并将已到账的转账支票信息发送回零管系统；加油站收到转账支票的到账确认信息后，给客户做充值生效，并将生效信息发送ERP；ERP收到充值生效信息后生成财务凭证，并将信息反馈给零管系统。

业务流程见图5。

图5 转帐支票管理流程

3.3.5 财务核算模块

财务核算流程见图6。

图6 财务核算流程

(1)财务核算凭证。用现金、银联卡和支票即时生效方式办理充值业务，系统会自动集成应收账款凭证，待银行到账后自动集成清帐凭证。以支票、汇款方式办理充值业务的，会直接自动集成预收账款凭证，过渡应收账款科目。以第三方卡、朝阳卡返利、使馆税金方式给加油卡充值业务，会直接自动集成预收账款凭证。

轻油销售业务仍应根据加油站销售订单先集成应收。

账款凭证，资金平台只待现金和银联卡到账后自动集成清账凭证。

便利店业务则是先根据不同的收款方式自动集成。

应收项目的凭证，待现金和银联到账后自动集成清账凭证，其他方式的便利店业务，由非油品核算室做进一步账务处理。

月末未到账的资金核算室不用转银行过渡科目，未到账资金将在加油站的应收账款中体现。

(2)财务核算凭证规范调整。除了银行的分配仍为交易流水号外，其他科目的分配都按此新规则。(年月日为日报日期，不是做账的日期。是支票业务的还需要加支票号)。

手工做的凭证也需要根据新的参照和分配的规则填写，系统会根据凭证的参照和分配自动生成查询的报表。

4 安全设计

4.1 信息安全管理

根据各公司计算机网络的具体情况，运用动态安全模型建立各公司的网络安全防护体系，采用当今流行的网络安全技术，包括防火墙技术、防病毒技术、VPN技术、AAA认证技术、入侵检测和漏洞扫描技术等，并加强对计算机用户的安全防护意识的教育，确保网络能安全、可靠地运行。

各实施企业的计算机网络目前大部分有一条Internet出口，为了保证网络的安全，采用防火墙技术将Internet网络与内部网络(包括ERP网络)相隔，访问控制机制限制用户访问，实现与Internet网络的安全隔离。未联入内部网络的用户采用加密的VPN隧道通过Internet访问内部网络(包括ERP系统)，确保网络安全运行。

为了保护ERP系统的用户免受计算机病毒的攻击，部署了计算机防病毒产品(Symantec AntiVirus企业版)，对计算机网络实行安全病毒防护；运用流量分析技术分析网络的信息，识别和消除潜在的网络拥塞、延迟和失效，分析和解决网络故障，减少网络宕机时间。

4.2 数据安全管理

为保护数据库的安全，零售管理系统管理员应遵循如下规则：用工具SAPDBA修改SAP R/3，SYS和SYSTEM用户的缺省密码；对数据库的访问只限于用SAP工具；不允许用其他任何工具对USR表的任何访问；不允许用其他任何工具对SAP表的写访问。

4.3 系统监视

系统监视是系统管理员的日常工作。通过对系统的监视可以及时发现问题、分析问题、解决问题，从而达到维持系统正常稳定运行、提高系统性能的目的。

系统管理员必须按照每日、每周、每月的工作流程完成相应的操作，并将纪录完整的保存，以供以后查阅。

4.4 应急预案及规章制度的制定

制定、完善系统管理规章制度并制定系统应急预案，根据不同的故障情况制定不同的应急措施，保障系统的安全、平稳、优化运行。

4.5 数据存储及备份配置

单个油站每天的交易汇总数据增量为300条，按照每条记录0.2 K，则估算每天处理交易数据量最大为60 K，按最大4 000个油站计算每天的交易汇总数据增量为235 M，一年为83 G 。管理类数据平均每天每站管理数据为100条，按照每条记录0.2 K，则估算每天处理管理类数据量最大为20 K，按最大4 000个油站计算，每天的交易汇总数据增量为80 M，一年为28 G 。由于本期零售管理系统增加了员工管理、安全管理、改造管理等需要上传照片或文档附件的功能，故将额外产生文档附件类数据，由于每个油站不是每天都有安全隐患、油站改造的业务录入，故每月每站文档附件的增量可估算为4 M，每年文档附件数据增量为 4 000×12×4 = 192 000 M ,约为188 G 。那么交易数据、管理类数据、文档附件类数据每年的数据存储增量之和为 83 G +28 G + 188 G = 299 G ，按照4年的存储量计算，则市公司需要总存储容量为1.2 T 。在具体使用中还可以在一定的时间后对部分历史数据进行清除。

5 标准化

为了确保零售管理系统与销售企业各应用系统间的无缝集成，需要进行零售管理业务流程标准化，并对零售管理系统使用的编码进行标准化和统一管理，同时结合系统运行管理需要，加强系统运行制度建设，规范系统应用，确保系统数据质量，加强零售管理环节控制，保证零售业务的正常平稳开展。

5.1 以ERP为中心进行编码标准化

在企业应用建设上，以ERP应用为核心，零售管理系统采用了ERP现有的组织架构、物料、客户等编码体系。

5.2 统一采用中石化标准化网站代码

加油站及油库编码统一采用经过中石化标准化网站进行了整理和标准的编码，对于未经标准化的代码，必须提交申请资料经审核后方可进入系统。

5.3 统一PM系统的采集内容和模板

统一ERP系统设备管理模块中加油站级设备的采集内容及范围，并对采集内容含义及范围列表进行明确定义，确保采集内容的完整性和准确性，为加油站进一步的基础情况分析奠定了良好的基础。

5.4 为其它编码制定统一的编码规范

针对ERP系统及中石化标准化网站未进行标准化的编码，制定统一的编码规范，以避免数据抽取汇总到总部时的重复情况，同时也为统计分析口径的统一奠定了基础。

5.5 零售管理业务流程标准化

在现有《中国石化零售电子账表管理系统加油站账表册标准》的基础上，进一步对零售管理业务流程进行标准化。

5.6 系统运行管理制度标准化

明确各部门岗位职责，建立数据采集及上报制度，规范公司零售管理体系，明确主数据维护管理流程，建立相应的权限管理机制及应急预案，形成相应的奖惩制度，确保系统的正常平稳运行。

6 配套管理措施

6.1 利用现有ERP关键用户，搭建实施骨干网络

按照“技术先进，功能适宜，安全可靠，使用便捷，及时准确”的产品配置原则，按照“统一规划，分步实施，统一管理，节约投资”的建设原则，合理投资，充分利用已有设备、人员，加强应用功能开发，满足当前业务急需，实施遵循如下原则：

(1)先进性和成熟性。现有ERP关键用户群体组建多年，是一支业务能力强，系统实施经验多的队伍。利用现有ERP关键用户能快速有效带动各网点和各中心终端用户，有利于资金平台的高效实施和运行。

(2)节约性和易用性。建设初充分调研了各业务网点和各中心的日常业务流程，设计了严谨、科学和易用的操作规范。通过各业务系统的逻辑集中，极大地减少了基层网点的重复性操作。

6.2 通过资金稽核日报和月报形成考核制度

稽核日报和月报通报加油站资金日报填报的准确率、资金核算的及时性和销售款逾期未到账情况等，并且通过系统将重要风险点和逾期资金情况以短信形式向核算室及区域相关人员推送预警提示。

稽核日报通报的逾期未到账笔数纳入核算员月度个人绩效考核，同时将逾期情况作为对核算室考核评分的重要依据。加强对区域和加油站的资金风险防控和服务工作，指导加油站做好销售资金的上报，确保数据源的准确，进而提高自动清账的效率。

6.3 提供优质客户服务，提高客户满意度

油品直分销业务自动清账将进一步提高订单解冻效率，减少客户等待时间。同时，增加客户应急提油和信用客户购油的线上审批管理功能，为大客户和终端客户提供购油方便。建立客户资金池管理，进一步简化客户办理加油、充值、直分销、非油品等跨界业务的流程。资金稽核根据业务和服务的需要快速跟踪，对销售资金逾期情况进行实时监控和反馈。

7 北京石油资金管理平台实施效果

7.1 管理效益

7.1.1 自动打印送款单，减少一线员工工作量

资金平台上线前，每日缴存资金送款单都由员工手工填写，书写不规范，不同班次员工有重复填报问题。系统根据加油站员工录入的资金上缴数据，自动生成送款单格式，减少了员工的重复填报。

7.1.2 自动向银行递送电子交接明细，增强交易准确性

递交银行的支票交接明细，由原来的加油站员工手工填报，改为现在的系统自动汇总，递送。一是减少了人为操作环节，增加了交易准确性；二是降低了员工至少半小时的工作量，三是降低了银行员工的手工录入量，提高了银行数据反馈效率。

7.1.3 一键完成资金日结，简化一线资金管理

网点资金日结由传统人工制作单据升级为系统自动出具资金日结报表，有效减少了一线资金管理的工作量。纸质单据由原来每个网点每天一个包裹，减少为每周一个单据包裹，符合绿色环保理念，同时大幅减少了核算岗位整理纸质单据的工作量。

7.1.4 创新资金管理手段，自动完成对账清帐

自动对账清帐，不平的会自动警示，无需管理人员逐个系统地进行比对，只要关心纠错即可。原来人工每日需2～3个小时完成的清帐工作，现在可以在15 min内完成，并且90 %的网点业务可以进行自动清帐。大幅降低了财务人员的工作强度，提升了工作效率，提高了数据核对的准确度。

7.1.5 创建支付接入标准，灵活应对市场变化

确立支付接入标准以及联动支付，使得这项工作不仅提升了一个资金管理项目，更是创建了一个新的资金管理体系，让销售企业在日后与多方的合作会更加顺畅、便捷，可以为不断变化的业务需求提供有力的技术支撑。

7.2 经济效益

7.2.1 提高资金监管效率，规避了部分资金风险

有效解决了因网点多、单据传递不及时造成的资金核算滞后问题。零售销售资金核算实现了销售日报当日上报、次日审核、资金三日内到账、百分之百地自动清账的工作目标。由于销售数据信息实现了快速采集和传输，使资金核算效率和准确性大大提高，除一些异常到账信息需要核算员手工干预处理外，资金核算已逐步演化为“资金平台自动清账和后期人机核对”相结合的一种新的工作模式。财务人员的工作重心由清账转移到资金监管上来。对于系统账目不平的业务网点，进行重点清查，有效管理资金去向。

资金管理平台实施以来，逾期未到账笔数(指超过正常银行到帐日期未清帐业务数)有了明显下降，由上线初的300～500笔/日，逾期金额(指超过正常银行到帐日期未清帐金额)超1000万元/日，下降为日均6笔，日均逾期金额仅10万元。

7.2.2 提高人员效率

系统上线以来，公司业务大幅发展，各种新的业务类型和支付方式导致了繁重的资金核对、清帐等工作。而对日益繁重的工作量，公司一线核算人员始终维持在60余人，而且工作方式多以人工核对为主，使对账、清账期间拉长，各网点核算时间不一致，使资金在途风险提高。但项目建设成功后，系统自动核对、自动差异报警提示、自动清帐功能提高了人员效率，降低了工作强度，还解放出大量的人力资源，完成了风险管控、资金监管工作。