办公室文书档案收集与管理途径探讨

司凤梅

摘 要：随着信息技术与经济飞速发展，我国各行各业都在逐步实现信息化，办公室文书档案工作作为办公室日常工作的重要组成部分，在现代化发展进程中，也在不断优化收集与管理工作，本文基于当前文书档案收集与整理工作以及存在的不足，探讨了如何优化办公室文书档案工作。

关键词：办公室;文书档案;收集;管理

办公室文书档案工作包含了资料收集、保存、管理等多个方面，涉及到单位的各个部门，除了办公室文书工作人员，还需要其他各个部门成员相互沟通、及时处理以及协调合作，只有通过各方协调努力，才能确保文书档案工作有效落实，确保办公室工作稳定发展。

一、办公室文书档案工作内容与特点

1办公室文书档案工作内容

办公室文书档案收集与管理工作内容包含了行政及党务涉及到的各类档案，如会议纪要、计划、决定、通知、信函、布告等，办公室文书档案工作包含了纸质形式与电子化文件形式，需要定期收集、整理、统计、利用、保存，确保文书档案工作及时、有效完成。

2办公室文书档案工作特点

办公室文书档案工作特点主要包含两个方面。其一，整体性，文书档案工作需要涉及到各个部门、各个方面，需要确保文书档案整体性记录，确保文书档案记录真实、有效、准确，合理分类归档;其二，保密性，文书档案涉及到各个部门的所有日常工作，包含一些机密文件，因此在管理过程中应该时刻牢记做好保密工作，杜绝文书档案泄露。

二、办公室文书档案收集与管理工作积极作用

办公室文书档案是单位、企业日常工作的一部分，尽管比较繁琐，涉及部门较多，但文书档案工作确是必不可少的办公室工作，对企事业单位发展有着积极促进作用。

确保各部门工作有效落实，因为文书档案工作的整体性，会对企事业单位各个部门、各个岗位工作进行日常文件收集与归档，过程中会了解到各个岗位以及部门工作的有效性以及协调性;真实记载企业事业单位发展历程，通过相关数据记录可以回顾企业发展历史，从中总结过去发展经验与不足，为企业下阶段规划提供借鉴。有利于领导层及时掌握企事业单位工作动态，通过相关文书档案可以了解各部门、各环节工作进展，了解动态发展下的实时数据，从而可以及时发现问题，强化管理监督，提高工作效率与质量，实现科学管理。

三、办公室文书档案收集与管理现状

1缺乏重视程度

很多企事业单位对于文书档案管理工作并不重视，把其当作可有可无的工作，投入的资源较少，缺乏专业的人才，导致文书档案管理工作缺乏专业性、系统性，办公效率低下，收集与管理不及时，缺乏资金投入，信息化发展较慢，且存在文件遗漏等情况。加之各个部门缺乏重视程度，交流与沟通不积极，文书档案不及时提供给办公室，存在大量的文书档案收集不齐全、时间顺序混乱、存档不完善等情况。

2缺乏完善的文书档案管理制度

文书档案收集与管理工作较为琐碎，如果缺乏完善的管理制度会存在不及时完成、不能够完整搜集、不合理归档等情况，办公室人员缺乏制度指引，工作效率较低，工作模式、习惯不同，往往存在归档等不同，导致文书档案查找困难。

3缺乏整體规划

文书档案收集与归档是将企事业单位各个文件收集与归档的过程，如果缺乏整体规划，会出现部分部门或者岗位文件遗漏，导致整体工作失去意义。会因为工作人员不同等原因，造成资料收集不全面的情况。文件归档零散，缺乏文件借鉴作用。

四、如何优化办公室文书档案收集与管理工作

1强化办公室文书档案管理工作意识

办公室文书档案管理工作不仅是对过去涉及到的所有文件、档案的收集与整理过程，还是对过去发展历史的总结与问题发现过程，通过这样的过程可以总结教训，寻求未来更好的发展。因此，企事业单位应该强化办公室文书档案管理工作意识，要求各个部门将使用到的文书档案必须及时、有效传达给办公室人员，办公室人员应该重视日常每份文件收集与归档工作，全面提升工作效率。

2加大办公室文书档案收集与管理工作投入

在确定了文书档案重要性基础上，企事业单位应该加大相关方面投入。从人员方面来说，需要提升人员综合素质，提高文书档案工作人员准入门槛，要求具备扎实的基础知识与工作经验，需要定期组织培训与学习，从而确保相关人员综合素质持续提升;从资源方面来说，结合现代化文书档案收集与管理工作实际，加大信息化投入，选用合理的电子设备与软件，提高文书档案管理信息化，从而提升工作效率，减少纸质文档灭失的风险。

3完善文书档案管理制度

管理制度可以确保文书档案工作有序落实，在过去很多企事业单位的文书档案工作收集与归档不及时，归档不合理等，这些都导致文书档案工作得不到全面落实。现下，针对文书档案管理工作应该明确管理制度，包含岗位工作人员职责，如各部门需要规定时间内提交文书档案，办公室人员需要在规定时间内按照归档要求入档，所有过程必须寻求最高效的传递渠道，减少时间浪费等。将职责落实到岗位、到个人，规范归档要求，确保岗位的工作步调、效率、展现一致，减少差异性。

4创新办公室文书档案收集与管理模式

随着信息化发展脚步加快，企事业单位应该加强自身文书档案信息化发展，一方面通过引进先进的信息化文书管理软件，定期提示收集、定期完成电子备份等工作，在规定时间内完成文书档案传递，信息化工作可以提升工作效率，减少人员投入成本以及人为错误。另一方面，信息化的文书档案工作可以将数据实时展现给相关领导层，为决策与新规划提供借鉴作用。

五、结束语

办公室文书档案收集与管理工作一直是企事业单位发展过程中的重要环节，面对当前工作中存在的不足，企事业单位工作人员应该积极反思不足，并探讨新时期办公室文书档案管理工作新思路，提升工作质量与效率。

参考文献：

[1]张新杰.事业单位文书档案规范化管理实施策略[J].黑龙江档案. 2020，（05）：80-81.

[2]陈思宇.文书档案鉴定工作若干问题分析[J].兰台内外. 2020，（36）：7-8+60.