档案数字化管理在医院档案管理中的价值研究

张 倩

（日照市妇幼保健院，山东 日照 276800）

医院的档案是非常重要的存在，它记录着医院的重要信息，有患者的信息、医院的人事信息以及重大、典型病例的记载等，但是由于医院每日人流量大，患者信息储存量大，档案管理就是一件耗费人力、物力的工作。档案数字化管理在医院的应用可以有效解决现在档案管理存在的问题，提升档案管理效率，方便档案的调取、查阅等。同时，将档案数字化管理应用于医院档案管理也是一种顺应时代发展的必然改变，利用信息技术的发展可以提高医院的竞争力。

一、档案数字化管理对比传统管理的优势

现阶段虽然档案数字化管理仍存在一些问题，但相较于传统档案的管理模式，它的优势是不可忽略的，因此，档案数字化管理逐步替换传统档案管理方式是必然的趋势。

1.能够保证档案的完整性

医院是一个特殊的场所，每天需要储存的档案数目非常庞大且档案类型非常复杂，因此，传统的档案管理会因为年代久远档案管理人员的更替、医院的搬迁等造成档案遗失，有时甚至是因为管理人员的疏忽导致档案的不完整。医院档案的某些管理人员并不具备专业的知识以及技能，法律意识淡薄，在实际工作中，很容易将价值较高的档案资料随意摆放，导致重要档案缺失[1]。而档案数字化管理可以完美地避开因为这些因素所导致的档案不完整。将档案通过信息化处理，以数字化形式进行保存，通过一定途径进行储存，可以彻底保证档案的完整性及永久性。

2.方便资源查找、分享

传统档案管理模式下的档案借阅、查找是非常耗时耗力的，同时，还可能造成档案原件因为借阅而丢失。档案数字化管理借助互联网可以实现资源内部共享，医生及护士可以根据需求随时进行网络调阅，节省了到档案室查阅资料过程中查找、登记、借阅等步骤，并且不会造成档案丢失。同时，也可以方便部门之间针对同一个病人不同疾病的快速诊断，不会因为不了解病人所存在的其他疾病而出现误诊情况。

3.减少档案管理的人力消耗

传统的医院档案管理为了确保其完整性，一般会投入一定的人力和物力来进行保障。通过档案数字化管理可以有效地节约人员的利用。解放管理人员的劳动力，避免错误的管理操作导致的牵一发而动全身的整体连锁反应，提高了工作人员的档案管理效率[2]。相较于传统的档案管理，档案数字化管理可以不需要大量的人来进行维护、保管，只需要专人来将纸质档案信息化储存。

二、档案数字化管理在医院档案管理中的应用价值

档案的数字化管理主要应用有医院的人事管理和患者病历的管理，因为人事档案和病历档案针对医院这个特殊场所其包含内容非常广泛，档案的数字化管理的应用体现出了重要的价值。

1.档案数字化管理在医院人事档案管理中的应用价值

首先，档案数字化管理的应用为医院建立完整的人事档案节约人力、物力及时间的浪费，减少了人事档案调阅的时间，使人事信息整合趋于完整、快速。其次，医院因为科室、岗位的繁杂，导致人事档案管理复杂，通过档案的数字化管理可以建立完善的人事管理系统，方便后期人力的培养。医院经常会根据自身的运行情况组织人员外出培训，但是人员的调动会影响科室的正常运行，到那时通过档案数字化建立完整的人事管理系统，可以方便医院对人事的了解，能够快速实施人员调动工作，且不会影响正常运转；最后，档案数字化管理方便查阅医院的医生护士的资质及能力水平，在日常工作中建立完善的人事评估档案：记录日常培训效果、服务质量、工作技能等，为后期医院的骨干力量提拔提供依据。

2.档案数字化管理在医院患者病例档案管理中的应用价值

由于医院每天接诊的病人数量非常庞大，并且病症呈复杂多样性，需要接受在医院接受问诊，各种检查、诊断，在这个过程中会产生大量的纸质病例，对于传统的档案管理这是庞大的工作量。档案管理人员需要对整个治疗过程中的门诊记录、检验报告、医学影像资料（B超、彩超等）及住院志等进行整理保存，并且在整理、收集过程中容易出现丢失，错乱的失误。档案数字化管理的应用可以通过资源上传、共享等，让主治医生及档案管理人员准确获得病人相关的资料并快速成档。例如，你在CT室拍完胸片后，片子的影像资料会准确传递至你的就诊卡，在胸片没打印出来之前，主治医生可以提前在你的就诊卡上看到胸片，并进行诊治，同时，档案方便后期的档案资料归集。当患者在医院建立完整的病例档案后，后期在本院的其他科室进行疾病治疗时，医生也可以快速查阅本人前期的病史，结合判断，进行问诊。避免出现患者隐瞒病史或遗忘重要病史而造成医院的诊断决策出现失误。例如，一位有心脏病史的病人因为牙痛到牙科就诊，当医生问到是否存在其他病史时，病人回答无，牙科医生当即安排进行拔牙手术。但是在拔牙过程中病人出现休克，在转科室治疗时发现病人是心脏病突发导致的休克。档案数字化管理的应用可以完全避免上述情况的出现，确保患者得到最优的治疗，同时保证医生的权益。

结语

档案数字化管理的应用是档案管理的一次突飞猛进的变革，从根本上上解决了传统档案管理存在的弊端，是跟随信息时代发展的体现。对于医院来说，档案数字化管理的应用很大程度上节省了在档案管理上面投入的各种消耗，降低了档案遗失、残缺等现象的出现，同时，为医院问诊提供了可靠依据。相信在未来，档案数字化管理在医院档案管理中的应用将占主导地位，彻底取代传统的档案管理方式。