探析多元管理模式下的高校基建档案管理

段超燕 刘嘉辉

（山东医学高等专科学校，山东 临沂 276000）

引言

高校基建档案，其主要就是指高校的每一项基建工程，其从立项开始直到竣工验收这一阶段中，所产生的各种真实情况记录以及历史凭证，具体囊括了项目立项文件、批准文献、地勘文件、设计文件以及施工技术文件等。其中档案的内容十分复杂，涉及的领域也极其广泛，这也进一步提升了基建档案管理工作的开展难度。因此，档案管理人员必须要明确整体基建工程项目，将多种技术方式当作多元管理模式的基础所在，在充分结合阶段性目标以及总体规划的同时，全面创新基建档案管理方案。

一、高校基建档案的重要价值

1.为后期工作提供指导

在高校基建档案当中，其包含了审批文件、设计方案以及施工物料等多种内容，同时，基建档案对于后期的物业维修以及房屋整改等工作也起到了关键的指导作用，并且维修扩建以及统计工作等，都需要基建档案提供支持。而一旦基建档案管理工作不到位，其在数据信息收集以及管理控制方面存在缺项漏项等问题，就会严重影响到基建档案的价值发挥。除此之外，在后期的工作中，例如工程扩建以及物业管理等方面，都需要将基建档案作为主要依据，仔细参考其中涉及的文件、资源以及图纸等，从而对实际工作展开更加科学合理的引导。

2.具备重要的历史意义

站在高校基建工作的角度上来看，其在最开始的项目审批以及立项阶段中，就已经展开了详细的记录，并且在后续的项目设计、施工建设以及竣工阶段中，所形成的文件也应当准确地录入到基建档案之中，而最终也会以这种档案的形式进一步转移至档案储存室之中，形成重要的系统性文件，为后续相关单位以及项目了解工程实际情况提供出关键的数据信息。由此可以看出，高校的基建档案具备着关键的历史价值，对其展开深入的研究以及规划，不仅是必要的工作内容，也体现出了对于历史的重视[1]。

二、多元管理模式下高校基建档案管理工作中存在的问题

1.多元化的管理技术

在多元管理模式下，其对于高校基建档案的管理协调性、管理统一性以及管理衔接性等多个方面产生了严重影响。在当前的社会环境中，部分管理工作仍旧采用传统的基建档案管理方式，主要是以纸质档案以及人力管理为主，导致其无法充分结合信息化技术来展开适应调整，而尽管有部分高校有效结合了当前高速发展的信息管理设备以及信息管理理念，但由于涉及的管理人员无法对信息化设备展开熟悉的操作应用，使得这部分先进的设备与技术手段反而成了工作开展的负担，再加上多个管理主体所采用的管理软件以及信息手段并不统一，导致一个完整的工程项目档案被不断分裂，大大降低了管理工作的衔接性以及系统性。

2.多元化的管理主体

随着管理主体的多元化，使得基建档案管理工作的完整性、专业性以及系统性等方面存在着十分明显的问题。并且在高校工程的管理中，也涉及了高校、设计方、代理方、施工方等多元主体。其中的档案管理人员在综合素质方面存在着较为明显的差异，这就对工程项目档案管理工作的系统性带来了影响。在当前的工作环境中，各个管理方为了能够有效降低基建档案管理工作中产生的成本，通常都会要求其他管理人员以兼职的形式来完成相应的档案管理工作，并且根据基本需求来设置好档案管理专业人才，尽管当前的管理人员具备着丰富的工作经验，但自身的专业水平却相对较低，根本无法有效解决管理工作中所产生的一些结构性问题以及系统性问题。同时，部分管理人员的基建档案管理意识过于淡薄，通常都会根据自身的工作经验来进行管理工作，无法实现科学化、数字化的储存保管，只是随意地进行收集整理，如果其中产生了突发情况，管理人员根本无法在第一时间根据自身经验来作出判断，很难解决产生的基建档案管理问题。除此之外，对于那些失效的档案文件，也没有及时进行销毁处理，这些都对高校基建管理工作的高效化、信息化以及规范化带来了严重影响[2]。

3.缺乏专业的基建档案管理人员

高校所展开的基建工程档案管理工作看似较为简单，但其中却涉及了多方面内容，这就需要相对较强的专业性，对于高校基建档案管理人员的专业能力以及综合素质也提出了更高的需求，其不仅应当具备档案管理工作方面的知识内容，还要进一步明确与基础建设相关的基础建设知识。然而，在实际高校基建档案管理工作中，这些高素质的管理人员只占据一部分，大部分高校基建工程的档案管理人员，其并不拥有与基建工程相关的知识内容，再加上管理人员无法深入了解施工人员提交资料中的重要内容，严重影响到了档案管理效率以及人员管理效率。另外，管理人员如果无法对资料中存在的重点内容进行划分，也会对后续管理工作的开展产生极大困扰，很难确保高校基建工程档案的全面性以及稳定性。

三、多元管理模式下高校基建档案管理工作开展的优化措施

1.强化档案管理信息化的建设

首先，应当积极利用信息化的管理系统来实现对于高校基建档案的数字化管理。在多元管理模式下，各个管理主体应当共同建立起规范的基建档案管理信息化系统，重点强化管理方面的资金投入力度，并且及时了解那些科技发展所形成的全新基建档案管理设备，根据实际情况以及管理需求适当的引入到高校之中，在根本上对基建档案管理条件以及管理环境展开优化。同时，利用数字化的转化设备或是数字化的扫描设备，就能够将原本的纸质基建档案文件以及图纸，以一种标准格式来转变为数字档案，而对于那些储存格式不同的音频、视频以及图片等内容，还要在统一标准格式后展开重新编辑，进一步转变为相应的数字档案，使得这些数字档案能够集中保存在管理信息系统当中。另外，还要根据档案的浏览需求来对相关的数据信息展开分类管理，为提升高校基建档案的利用率奠定坚实基础；其次，要采用大数据技术来实现对于高校基建档案的区域小数据，而应用大数据的主要目的就在于预知未来情况以及决策未来。多元管理模式下高校基建管理工作涉及的多方主体，应当利用建设完毕的基建档案管理信息系统，对每一个工程项目的设计、勘探、建设以及造价维修等方面的基础信息展开收集分析，以这种引入大数据技术的方式，进一步提升数据信息的获取质量、获取效率以及高校基建档案的管理质量[3]。

2.构建起全新的基建档案管理制度

在当前的社会环境中，高校基建档案的多元化管理主体，必须要进一步明确与基建相关的地方政策以及法律法规，充分考虑到当前地区中经济、科技以及社会等方面的整体规划以及发展趋势，并且在多元管理手段以及多元管理主体所带来的影响下，就必须要充分结合具体制度的实施以及执行来展开规划，进一步制定出符合多元管理模式的基建档案信息管理工作，并设计出全新的工作制度。首先，应当根据高校基建项目管理的实际情况来建立起相应的分层管理制度以及岗位责任制度，明确各个岗位以及各级人员建立起完善的分层管理制和岗位责任制，站在顶层设计的角度上来科学合理的划分基建档案管理任务，使责任能够准确落实到每一个管理人员之中，使基建档案管理工作可以纳入整体项目管理的统筹规划当中，建立起随时收集、随时归档的工作意识；其次，在实际管理工作中如果产生了问题，就可以根据主要责任制来有效明确涉事主体存在的问题，依据分层管理的基本原则来展开高效处理，而为了适应多元化的管理模式，就要制定出多元管理主体基建档案的收集、整理以及分类制度，以此来保证各种基建档案管理制度可以得到全方位的贯彻落实。

3.提升管理人员自身的专业素养

在高校基建档案管理工作正式开展之前，应当对管理人员的专业能力、综合素养展开全方位的了解，准确掌握好管理人员在实际管理工作中存在的优势以及缺陷。同时，还应当将基建档案管理的基本需求作为基础所在，积极利用新媒体与传统媒体有效结合的方式来宣传高校基建档案系统的管理思维以及管理模式，引导管理人员在工程立项阶段中就参与到其中，进一步深化其对于工作内容的理解以及认知，这也有利于促进高校基建档案形成系统化的管理理念以及管理思想，稳步提升管理工作效率[4]。

结语

在当前的社会环境中，高校基建档案具备着分散性、系统性以及专业性等特点，而采用多元管理模式，就可以保证基建档案工作能够向着科学化、系统化以及现代化的方向发展。因此，在高校基建档案的实际管理过程中，工作人员必须要遵循因地制宜的基本原则，准确把握好多元化管理的具体特点，站在工程项目全过程周期的角度上，提升管理人员的综合素质以及专业能力，从而在这种多元化的管理模式中促使高校的基本建设效益最大化。