探讨信息时代工程建设档案管理工作的改革与创新

宿迁学院 江苏 宿迁 223800

引言

工程档案反映基建工程项目的真实面貌，工程档案管理工作是建设工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。在新的时代，紧密联系改革、技术、发展的新要求，做好工程档案管理工作，实现工程档案工作自身价值，提升单位管理水平和工程建设水平。

1 工程档案管理工作存在的问题

（1）工程档案管理意识淡薄。长期以来，工程建设单位普遍存在重工程轻档案。抓工程质量十分严格重视，抓工作档案往往无人问津。很难对项目工程项目档案管理工作开展专项整治，对工程项目的档案管理的宣传、指导、监督检查和管理得不到足够的重视，造成工程档案管理工作处于被动和不利的局面。工程建设的整个过程中对档案工作重视不够，安排不够合理，普遍存在工程马上要完工，面临着项目验收时，才组织档案管理人员对项目档案资料进行突击整理。主要原因是企业对工程档案管理在思想引不起重视。由于资料整理琐碎，不产生经济，施工过程中现场又繁杂，一般施工企业便将精力都集中放在工程项目的进度管理以及工程质量管理方面，档案资料整理常常存在着临时应付的情况[1]。

（2）信息化技术以及人才队伍落后。由于现在工程项目档案管理人员很大一部分是临时抽调组成的，对于档案管理工作认识程度参差不齐，缺乏档案管理工作专业素质与专业知识的了解。对于各种不同规模的工程建设信息难以找到合适的收集归档方法，只是简单地将纸质文件通过扫描或者文件转换成为电子版的文档，并没有从根本上对于档案进行有效的分析研究，然后分类归档。还有，档案管理人员不能熟练运用档案管理工作计算机软件，只是被动地接收、移交档案资料，导致出现归档不齐全、档案质量差、归档不规范等问题，从而严重影响工程档案工作的归档效率。

（3）工程档案制度不健全，不规范。工程档案管理制度建设相对落后，存在制度不健全、不规范、执行不到位等现象。尤其是在一些基层工程项目中，并未真正建立起一套全面、系统、操作性强的档案管理制度，未对档案管理工作形成有效的制度约束。制度上的不健全给工程档案管理工作带来不利影响。此外工程档案管理工作缺乏必要的技术规范，档案管理标准化建设滞后。

（4）督导检查工作以及工程档案竣工移交工作完成不到位。工程建设项目法人在档案管理方面的督导检查的力度不够，无法保障归档工作的标准性和规范性。进行工程档案竣工移交工作的过程中，常常出现滞后的现象。在进行档案移交工作的时候，有关的档案管理工作人员没有对要归档的文件资料进行认真的审查，导致很多时候有错交遗交的现象出现，这些情况都在很大程度上影响了入库档案的质量。

2 信息时代工程建设档案管理工作的改革与创新的措施

（1）加强工程档案管理人员的专业培训。工程档案管理工作中人才队伍是核心，档案人员不仅肩负着项目文件的收集、保管和利用，还要及时传递各单位的技术文件，协调各单位的文件管理，一个项目中须建立一个素质过硬的管理团队，这个团队包括业主及参建各方的档案管理人员，在项目建设的不同时期，团队始终加强学习，不断提高业务能力，特别是国家新出台的档案政策或新颁布的档案工作规范和要求，必须进行相关的专题培训，确保新的政策和规范要求得到尽快的落实。同时，为充分积累管理经验，工程档案管理人员可前往同类型工程收资学习，有针对性地进行专业培训，促进现场档案管理工作提升[2]。

（2）强化工程档案编制工作。应该根据档案标准来研究编制工程档案材料，要培养工程档案编制人才。工程归档材料的质量，主要取决于领导的重视、编制人员的责任感、各个阶段技术材料的积累状况。建设单位、勘察设计单位、施工单位等各个工程项目管理人员要明确责任，对编制人员进行专业培训，使其工程档案编制水平得到提升。工程管理单位对容易出现的问题，有针对性的进行监督和检查。高标准的对竣工验收档案资料把好关，对工程建设整个资料进行检查审核，特别对检查出来的问题要及时进行补缺补漏，保证档案资料的真实性、完整性、规范性。对不符合规定要求的，不能发给《建设工程档案合格证》，确保工程档案的完整性、准确性、系统性。

（3）建立并完善档案管理信息化管理制度。①加强领导，落实责任制度。在工程建设中，相关领导层必须高度重视档案管理工作，加强领导，落实责任制度。同时，要把工程档案管理工作纳入单位、部门日常管理工作当中。在单位内部实行统一领导、分层管理、专职专责的原则，把工程档案工作细致化，并分解到每个项目、每个环节。进一步明确各个管理人员的责任与权限，从而形成完整的系统管理体系。②加大宣传力度。在单位内部大力宣传档案信息化管理工作的意义，大力普及档案信息化管理知识以及相关法律条例，在单位内部营造强烈的档案管理信息化管理意识，使单位各个阶层、各个部门工作人员都认识到档案信息化管理工作的重要性，促进大家共同参与，逐步实现工程档案管理的信息化、规范化[3]。

3 结束语

在信息化、网络化和大数据环境下，信息资源是我国的经济发展与建设的重要组成部分。信息技术的来临，使人们的生活与生产得到便捷。在工程建设中，要以基础设施、信息资源、管理体系、人才培养等一系列的方式将工程档案信息化建设进行开展。加以采用先进的技术以及完善的管理进行优化档案管理系统，促进工程档案管理工作的质量和效率得到提升，从而更好地服务经济建设。