浅析高职档案管理现状与应对策略

杜楠楠 张若飞

摘要：高职档案管理工作是高职从传统管理走向规范化科学管理的重要环节。根据当前高职档案管理的现状，本文为高职实施标准化管理体系和档案机制创新提供了指导和建议，提高高职档案管理工作水平。

关键词：高职院校;档案管理;现状;对策

引言：

在资讯科技迅速发展的情况下，高职学校的日常工作正逐步迈向电脑化和标准化。日常办公、教学等活动都是由计算机进行的，因此产生了电子档案。大数据背景下的档案管理，不仅需要多学科知识的整合，更需要多部门的相互配合，在如此复杂的背景下，做好档案信息资源的建设和交流，对档案管理提出了更高的要求。近年来，高职教育培训的快速发展，给高职学校档案管理带来了诸多问题。例如，许多高职学院合并了几所中专技术学校，过去每所学校都有自己的方法和管理职能，导致整合后的档案管理难以统一、规范，档案管理难以實施。

一、高职档案管理现状分析

（一）部门间信息系统无统一标准，不互通

目前，大多数信息资源的管理基本上是基于自身的需要，没有总体规划，就无法进行信息交流。另一方面，各部门之间没有统一的数据标准，系统的格式和结构也不统一，导致信息不兼容和资源交流紧张。每个部门管理自己的信息系统，导致档案信息的不断开发和创建，人力、物力和财力资源的浪费无法避免。

（二）档案管理任职人员专业素质低下

目前，许多高职院校的档案管理质量普遍不高。大多数高职院校的档案管理人员不是专业人员，没有档案管理方面的专业培训，也没有上过相关领域的高职专业;一些高职院校还雇佣临时工来管理档案，以建立人际关系。这种类型的团队导致高职档案管理人员对档案管理岗位的地位和重要性缺乏足够的重视。此外，档案管理部门与其他管理部门之间缺乏沟通、缺乏对档案信息的掌握、缺乏使用电脑的能力，这导致档案管理岗位难以改革和更新，使高职院校档案管理岗位呈现刚性，这严重阻碍了高职院校档案管理岗位的提升。

（三）档案管理的基本设备陈旧过时

许多高职目前都有预先配置的办公设施，如计算机。然而，计算机的使用仅限于引入档案，如归档记录，而且日常使用程度、数字化归档非常低。有些档案管理设施没有配备适当的设备，甚至计算机也很老旧，一些是其他部门或办公室的废弃计算机，是在维修后拿来用的，因此很难配置现代管理软件系统。更重要的是，一些高职的档案收集、登记、整理和分类是基于人工而非现代信息技术。由于错误率高，工作量极高，这让高职院校的档案管理员经常不得不在深夜加班，导致错误率高，档案信息缺口频繁，这大大削弱了档案管理的质量和可靠性。

（四）需要进一步加快创建数字档案的进程

在信息时代，数字技术由于其经济性和实用性，已趋向于取代纸质档案管理。数字档案具有较少的损失和较高的搜索效率。然而，在某些高职的档案管理中，数字化档案管理运用相对较少，某些高职的行政人员和学生状况数据仍然主要是纸质档案管理。搜索时，归档管理员必须在归档存储库中花费很长时间，导致性能低下。

二、高等高职院校档案管理的发展对策

（一）以制度建设推动档案工作规范发展

档案、法规、制度和标准是高职实施档案科学管理的基础，也是高职档案管理的原则。落实档案管理工作的立法和实施规定，加强高职档案管理工作的整体治理体系，实现档案管理工作的法制化、标准化和制度化。提高各级和全校师生的认识，不断加强档案管理服务的概念，在系统标准框架内促进档案管理管理的创新和协调发展。从中心意识、服务意识、整体意识、能力意识、竞争意识和创新意识六个方面强化档案管理工作观念，支持多学科技术和方法管理，实现法治协调发展和档案体制机制创新。

（二）新型档案信息管理平台的构建

现代档案已经进入数字时代，数字档案的创建已成为档案管理最高层次的重要标志。档案管理信息结构的内容包括三个主要部分：档案管理标准化、档案管理数字化和创建档案管理服务网络。作为档案管理制作标准化的一部分，有必要在档案管理管理部门安装现代多媒体设备，通过多媒体技术支持档案管理信息。档案管理数字化应是对现有档案管理进行数字化的过程。为了开发、使用和共享资源，档案管理服务必须基于网络平台和管理软件。为了加快高职档案信息技术的发展，需要遵循两个原则。第一，双向系统的原理。档案管理管理信息的推广是一个循序渐进的过程。它在传统纸质档案管理和数字档案管理的基础上，开辟了一种新的集体档案管理管理形式。第二，全面管理的原则。综合管理不是指档案管理的储存和使用，而是指从档案管理生产、储存、使用到销毁的全过程管理。

（三）馆藏资源建设

档案管理绝不是归档数据的简单收集，开发科学的档案管理系统是档案管理的一项关键任务。档案资源建设经历了三个发展阶段，从最初提出的"加强档案"，到改革开放以来以"扩大收藏，优化结构"为最重要内容的收藏理念，到如今的收集关键档案和发挥职能。档案不再是盲目创建的，而是注重从整个社会的角度思考，关注档案资源的质量和类型。高职档案资源建设应涵盖教学与培训、研究、社会服务和文化等各个领域，并应创建反映高职整体发展的“大规模”集体资源。就目前高职档案资源建设的现状而言，搜索方式仍然是基于对 馆藏资源的访问，这并不能满足所有要求。同时，档案资源建设的法律法规缺乏严格的实施机制，学校行政部门对档案资源建设认识不深，档案管理人员变动频繁，做不到专人专职，存在档案缺失遗失等问题。

（四）加强档案管理队伍建设

高职档案管理队伍建设是高职档案管理工作中最重要、最紧迫的问题。高职档案管理管理的薄弱环节主要体现在整体质量的提高和专业人才的缺乏。从四个方面全面加强档案管理队伍建设：树立政治意识、加强专业技能、提高职业素质和现代化的技术的应用。积极创建档案管理认证制度，加强档案管理管理人员培训，落实认证，密切监测专业资格的提升和评估，并重视人才团队的创建和档案管理。

结束语：

高职管理档案是高职发展史上的一个重要环节，对本部门具有重要的指导意义，本文特别探讨了高职档案管理中存在的问题，并提出了相应的补救措施，以提高高职档案管理水平。但是，仅仅在理论上不能真正提高档案管理服务的质量还必须结合实际，在实践中抓好档案管理工作。同时，学校要加强档案管理人员的技能和综合培训，高度重视档案管理工作，确保加强高职档案工作的服务水平。

参考文献：

[1]贾芬.高职档案管理现状与应对策略[J].人才资源开发，2016（22）：1.

[2]李海霞.高职院校档案管理工作的现状与改进对策[J].2021（2017-8）：213-214.