中学档案信息资源管理存在的问题及优化策略

杜丽霞

【摘要】学校档案信息反映学校教育教学等方面的情况，用好学校档案信息资源，对档案信息进行有效管理、深度开发使用，以实现学校档案信息资源管理的价值。本文对当前中学档案信息资源管理工作中出现的问题进行分析，并提出一些相应的优化管理策略。

【关键词】档案信息；档案管理；优化策略

【中图分类号】G473.3【文献标志码】A【文章编号】1004—0463（2021）19—0038—03

档案是重要的公共信息资源，记录着人类社会活动的信息，档案资源的管理和使用影响着各项工作的进展[1]。中学档案是学校教研和管理活动的载体，中学档案管理是学校信息资源管理的重要内容，有助于学校教学研究及育人文化传承。随着社会信息化发展，传统的中学档案管理与使用方式方法已经不能满足学校发展、社会发展的需求，只有有效地让档案信息资源融入数据开放的大环境[2]，充分实现档案信息资源管理的价值，提升档案信息服务功能，才能更好地满足学校日益多样化、多层次的信息需求，满足新时期中学档案信息资源管理的新要求。

一、当前中学档案信息资源管理存在的问题

1.对中学档案管理工作重要性的认识不足、管理意识淡薄。档案信息管理工作对于中学而言，是一项重要的长期性工作。要想做好高质量、现代化的档案信息管理工作，需要学校重视档案信息管理，做好档案信息管理工作的专项管理以及各部门的分工协作，把档案信息资源管理纳入学校长期工作。但当前很多中学存在管理经费紧张、人员不足、管理者能力不足、工作重点不明确等情况，导致档案信息资源管理工作在学校整体管理工作体系中处于薄弱环节。当前，学校整体管理工作一般围绕教学展开，注重教学质量和学生管理，而档案信息资源管理等相关工作通常被认为是不重要的辅助性工作。因此，学校对档案信息管理工作的重视程度不够、档案管理专业人员缺乏、经费支出有限，不太注重档案数据的收集整理和动态管理，导致学校档案信息资源管理工作长期处于停滞的状态。

2.档案信息资源内容单一，缺乏动态管理。目前很多中学档案信息资源中所包含的内容单一，主要是学生的学业成绩登记、奖惩记录等，涉及学校相关资料的内容主要以建校发展大事记为主，很多中学甚至并未形成规范、科学的建档工作流程，收集到的档案信息内容不统一，缺乏标准规范，致使档案信息资源内容整体缺乏实用性。

还有一些中学已有的档案信息资源较陈旧、更新不及时、信息资源内容缺失，无法体现学校档案管理工作的时效性和系统性。再加上档案管理经费、人员不足，很多中学档案管理工作多采用传统的档案收集和管理模式，更新速度慢、查询方式传统，未实现电子档案信息化管理，档案信息错漏和丢失风险大，调阅查询难度大。而在信息化时代，学校档案管理工作需要与时俱进，我们必须清醒认识到传统的中学档案静态管理方式已不能适应当今信息化时代的新要求。

3.档案管理专业人才缺乏、主动服务意识欠缺。在很多中学的组织管理结构中，并没有设专门的档案管理部门，档案管理人员多由教师兼任，甚至长期没有档案管理人员，使学校档案管理工作处于“真空”地带。另外，一些中学不能主动引进档案管理方面的专业人才，使学校档案管理工作缺乏专业性和规范性。

从档案资源利用的角度来说，缺乏专业的管理部门和人员，容易使学校档案信息资源内容单一、有效使用率下降，难以发挥档案信息资源的作用。从档案管理人员的素质方面来说，学校往往比较容易忽视对档案管理人员专业能力的审核与培训。再加上现有人员对档案管理业务的流程不熟练，不具备相关的档案学、计算机科学技术等学科知识能力，致使档案管理工作低效化，档案管理人员的主动服务意识不强，服务内容十分单一。

當前处于信息化时代，对“互联网+”时代背景下的档案信息管理工作提出了更高要求，档案信息的采集、存储、管理需要更多体现智能化、科技化、现代化。而当前一些中学的软硬件条件还远达不到上述要求，档案管理未纳入信息化校园网络管理范畴、档案管理技术设备落后等问题明显，因而出现档案管理低效的情况，与现代化学校档案管理要求相差甚远。

二、中学档案信息资源管理的优化策略

1.提升档案信息管理水平，使管理过程规范化。要做好中学档案信息管理工作、提升档案信息管理水平，首先要解决的是学校档案信息管理人员管理意识和理念落后的问题。对此，应当着重加强学校档案信息管理方面的培训，让相关人员从思想上重视档案管理工作，认识到档案信息管理在学校管理和学校发展中的重要作用，把档案管理作为一项重要工作认真对待。同时，要认识到档案是学校教师教学工作和学生参加各项活动的真实记录，在学校教育教学管理过程中起着记录过往、指引发展的重要作用。要使现有的档案信管理适应时代发展，急需更新相关人员的档案管理思路和管理方式。因此，加强学习培训、提升相关人员的档案管理意识，提高档案管理统筹能力和水平至关重要。

在学校档案管理工作中，还应做到统筹布局、专人负责，实现各部门统一配合，教学工作、学生成绩动态管理、学校发展等内容都应融入档案信息管理工作中，使档案信息管理工作常态化。要把档案信息管理工作的成效作为评价和考核相关人员工作的内容，以此提升档案信息管理在学校整体教育教学管理过程中的地位。

2.提高档案管理人员素质，使管理工作专业化、信息化。信息化时代的档案信息管理和开发，在技术层面和管理层面有新的更高要求，不仅要借助新技术新手段，还要求从业人员具备更高的专业能力和专业素养[3]。这就需要学校在人员设置方面进行调整，有条件的学校可以引进专业的档案管理人才，或者加大对现有档案管理人员关于信息技术应用和档案管理知识的学习培训。

同时，转变学校档案管理人员的服务理念，将传统的以资源为中心的管理侧重点变为以需求为中心的档案管理侧重点，重视学校、师生和社会对档案信息的需求，以需求为导向开发学校档案资源，不断提升服务意识，以积极主动的工作理念做好档案信息管理工作。

由于很多学校的档案管理工作存在档案信息资源内容单一、信息不全、查找使用不便、更新速度慢等问题，对此，需要加大对档案信息资源管理的支持力度，包括资金、技术和设备等方面的支持。而在档案信息内容方面，应当扩大信息资源的范圍广度和内容深度，除了传统的教研、学生管理等方面的内容外，还可以主动搜集学校基础建设、党群管理、学生发展、家校合作、校友发展等方面的档案资料，丰富档案信息内容，提高档案信息的质量。同时，对已有档案信息进行优化管理，及时更新、分类管理档案信息，实现档案信息资源的使用价值。

3.用好信息技术，使档案管理更加科学化。传统的纸质档案信息不便于保存、容量有限、更新慢，随着信息技术的发展，现有的档案管理模式已经不能适应新时代发展，可以说，中学实现档案信息化管理是必然趋势。具体来讲，首先，要对已建立的传统纸质档案进行信息化处理，以档案管理质量标准对电子档案进行档案信息归类、整理、存储。其次，要规范档案管理的信息化管理标准，以信息化档案的标引、检索规则及方法，建立符合学校实际的档案管理机制。

在大数据时代，信息采集和开发使用离不开互联网技术，因此档案信息的收集整理和查询检索都应当适应当下的时代要求[4]。具体来讲，中学需要在档案信息管理工作中发挥计算机和互联网技术的功能，配备将网络信息技术应用于档案管理的设施设备，开发适用于学校实际的档案信息管理系统，解决系统通用性问题，适当发挥信息技术的特点，实现档案信息网络共享。

4.丰富档案内容，创新档案管理方式。当前，注重素质教育、提倡全面发展已成为学校的主流教育观念。在学校发展和教师队伍建设方面，“三全育人”和师德师风建设等内容也被纳入学校日常工作的重点。在此背景下，学校档案信息管理工作需要不断适应学校的快速转型发展，以满足全方位育人和德智体美劳全面发展的育人信息需求。因此，在档案内容上，可以进行拓展，比如增加师德师风档案评价相关材料，完善家校共育、学生德育和智育提升方案评价标准和评价过程，增加学生参与社会服务和志愿服务过程等内容。只有不断丰富档案信息资料的内容和种类，创新学校档案信息资源管理方式，才能使学校信息档案管理工作适应新时代教育发展。

总体来看，档案信息资源管理工作对中学教育教学管理起着重要的推动作用，档案信息管理方式和内容必须满足新时代教育发展的新要求。档案信息管理是一项长期性、专业性的工作，需要相关人员在管理意识上站位高，在管理水平上提升专业能力。同时，在网络信息时代背景下，要不断更新档案信息管理的方式和内容，以适应信息时代背景下的教育发展要求[5]。因此，针对当前的学校档案信息管理工作，需要我们提升管理意识、培养专业人才，建设专业的档案管理团队，学习和利用先进的信息技术，对档案信息管理过程中的方式和内容进行新的探索，真正发挥档案信息资源在学校建设和发展中的积极作用，充分发挥档案信息资源助力教师教学、学生学习、教学管理和学校发展的作用。

参考文献

[1]曹燕红.信息化时代档案资源共享研究[J].兰台世界，2020（05）：40-41.

[2]赵琰.高校档案管理中信息资源共享模式的构建研究[J].信息记录材料，2019（20）：9.

[3]黄瑞霞.浅谈高校档案信息资源的开发利用[J].中国管理信息化，2018（21）：14.

[4]李敏，张永进.云计算在高校教学档案管理中的应用初探[J].山东档案，2016（01）：33-35.

[5]李莹.浅谈高校档案管理基础建设的科学规划与创新路径[J].才智，2020（18）：22-23.

编辑：彭雪亮