浅析新形势下确保档案安全的措施

王素花

（河北省科技档案馆 河北·石家庄 050011）

1 档案安全工作的重要性

档案是历史的原始记录，是党和国家的宝贵财富和重要资源。确保档案安全，事关档案事业的发展，是每一个单位和每一名档案工作者的重要责任，在任何时候任何情况下都不能疏忽和放松。档案安全是档案工作的底线，也是档案工作的根基，2018年巴西国家博物馆毁于大火，两年前法国巴黎圣母院又发生重大火灾，我国也先后多次发生火灾和爆炸等安全事故，一次又一次给档案安全敲响了警钟。进入新时代，档案部门要深入贯彻落实总体国家安全观，必须以强烈的责任感和使命感履职尽责，维护档案安全。

档案客观记录和反映了各式各样的社会关系，涉及人民群众的切身利益和国家的安全，如果档案安全出现问题，有可能影响甚至导致社会安全和群众利益受损。档案安全是档案工作的生命线，是档案事业的根基，也是不可触碰的高压线、不能逾越的底线，直接关系到档案工作的可持续发展和档案作用的有效发挥。早在1956年国务院印发《关于加强国家档案工作的决定》提出了“维护档案的完整和安全”。1987年颁布、后经修改的《档案法》，都明确规定“维护档案完整与安全”，强调要“配置必要的设施，确保档案的安全”。2016年国家档案局印发了《关于进一步加强档案安全工作的意见》，对扎实做好新形势下档案安全工作提出了明确的要求。档案人员要始终绷紧档案安全这根弦，以高度的政治自觉扎实做好档案系统防风险、抓安全、保稳定各项工作。

2 现阶段档案安全的现状

随着经济社会的快速发展，档案工作面临的内外部环境日趋复杂，危及档案安全的传统和非传统风险日益增多。现阶段存在着维护档案安全的意识还不够强，档案安全的基础还有一些薄弱环节。有的因管理不善导致档案虫蛀霉变、丢失被盗、意外损坏，有的因管理不严导致档案被涂改、撕毁和替换，有的因工作失误导致档案资源流失、数据损毁、信息泄露，还有的发生恶意销毁档案、篡改档案。有的单位在档案室内堆放有易燃的杂物，不符合档案安全的要求，有的单位没有专用的档案室，仅在办公室内放几组柜子存放档案，给档案安全带来风险隐患。有些单位档案安全管理制度不是很健全，需要进一步补充完善。

3 确保档案安全的措施

确保档案安全是各级单位和档案工作人员的责任，做好档案安全工作，必须明确责任、落实责任，根据形势任务的发展变化不断完善安全防范措施，筑牢安全防线。笔者认为新形势下要从以下几个方面着手提升档案安全工作水平。

3.1 强化制度落实，确保档案安全工作有章可循

（1）认真贯彻档案安全法律法规。各级档案部门要积极落实贯彻新修的《中华人民共和国档案法》、国家档案局《关于进一步加强档案安全工作的意见》和省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》等档案法律、政策。要增加档案安全保密意识，充实完善单位有关档案安全的规章制度，明确奖惩规定，加大督促检查力度，对违反档案安全法规的行为进行查处，使档案安全在档案法律法规中不缺位、有地位，明确对违反者处罚的具体规定，设立高压线，从而使档案安全法规制度具有威慑力、震撼力、约束力，真正起到作用、发挥实效。

（2）完善领导体制和工作机制。在新形势下，只有不断完善档案工作体制机制，才能不断激发档案工作的生机活力，进一步推动档案事业的科学发展。坚持统一领导、分级管理的档案管理体制。加强机关、企事业单位和其他社会组织档案室建设，要根据工作实际需要，应当确定档案工作机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，确保建档无盲区、存档有处所、管档有专人。

3.2 加强源头管理，确保单位各门类档案安全

（1）严格档案归档管理，做到应归尽归。严格执行国家档案局8号令、10号令，各单位采取切实可行的措施做好档案收集归档工作，定期向本单位档案机构或者档案管理人员移交，实行集中管理，做到应收尽收，任何个人不得据为己有或者擅自处理。文件材料的归档工作应做到及时、完整、准确。档案室使用的档案装具应符合国家标准、规范的要求。特殊载体的档案应使用专门的档案装具。档案工作人员应遵守国家有关档案工作的保密规定，确保国家机密和档案的安全。档案工作人员每年应对所保存的档案进行一次清点核查，做到账、物（卷）相符。

（2）将新型档案载体纳入档案资源建设范畴。各单位要将新型档案载体和门类纳入档案资源建设范畴，建立健全新型档案载体和门类的具体管理制度，及时跟进可能产生新型档案载体和门类的部门，掌握办公自动化系统等各种信息系统产生的归档文件类型，定期或不定期的开展归档工作，严格按照新载体的保管要求，加强新载体档案的管理，强化和提升音像档案、电子档案、实物档案和专业档案管理水平，避免档案资源流失。

（3）强化档案出入库管理。建立健全档案出入库管理制度，凡档案阅览利用、数字化扫描、档案移交和接收等任何形式的档案利用出入库，必须严格执行相关审批制度，按制度办理借阅手续，当面进行清点核对，否则档案禁止出入库。利用完毕的档案，要及时还卷入库，尽可能地减少档案在档案库房外的滞留时间。破损严重档案，一般禁止调阅和出库，并及时修裱。

（4）加强档案信息安全管理。按照国家规定的信息安全分级、等级建立信息系统和安全防护体系，加强网络安全管理，建立健全各项安全管理制度，保障设备和软件安全可用，确保信息不会被轻易篡改或窃取。照片、录音、录像等档案，也要积极通过复制、转换为数字光盘等手段，进行备份。有条件的单位可以对重要电子档案进行异地备份，实行异地存放，最好实行远距离、跨区域的异地存放。无论采取何种备份方式，都要在备份过程中严格执行操作规范，确保档案原件及复制件内容信息的一致性。要认真做好备份档案的交接工作，要有具备符合标准要求的备份档案和数据的保管条件，要加强备份复制件或备份数据的维护，确保备份档案或数据安全。

3.3 改善档案保管条件，防范各类档案安全风险

（1）严格库房安全管理。严格按照“八防”标准对库房进行管理。档案库房严禁烟火，严禁带火种进入库区。库区禁止堆放杂物、个人物品、易燃易爆危险物品，要定期对库区进行清扫、巡视和检查，发现隐患及时报告，及时解决。禁止从事与档案管理无关的任何活动。档案库房管理人员应熟知档案安全保护知识，定期进行档案安全检查。

定时记录温湿度，掌握温湿度变化规律，能够根据实际情况及时进行调节。建立定期虫霉检查制度，包括破损档案跟踪检测、原虫霉情况及有无新滋生虫霉等，要设置固定观测点，每季抽查一次，对虫霉的观测每年6-9月每周抽查一次，做好检查记录，适时更换过期防治药品，及时发现和杜绝档案霉变或虫蛀现象的产生和蔓延。对库内窗户、照明设备及各种电器、线路、管线等要经常检查，并定期维护更换。库房管理人员要熟练掌握库区灭火等设施设备的操作使用。要充分发挥库区监控设备的作用，实行动态监控。

建立库房管理卷，包括各种核查登记表册、管理日志、调卷单、各种统计台账、检查报告等。节假日期间库房无人值守的，进行封闭处理，同时，建立单独登记簿，对库房封库、启库登记时间、责任人等。

（2）加强安全设施设备建设。档案库房应安装监控系统、红外线感应系统及其他类型的视频监控装置，库房门应安装门禁系统及防盗感应装置，如位于平房或楼房一层，应于窗户处如装防护栏或防盗锁，有条件的应安装高技术含量的防介入报警系统。还应该配备满足消防需要的消防设备，有条件的应建立先进的消防系统，库房区配火灾自动报警系统，采用惰性气体、洁净气体或细水雾灭火系统灭火。有条件的单位档案库房都要配置温湿度调控设施设备，使库房温湿度保持在标准要求范围内，存放音像档案、电子档案等特殊载体档案的库房，要安装防电磁等设施，涉密计算机房等要有信息屏蔽设施。档案安全保管保护等设施设备，应按照操作规范要求安全使用，定期校验，及时请专业人员检修、保养。各种电器、线路，需由专人按技术规范安装管理，空调等功率大的电器应使用专门供电线路，配置稳压、稳频或不间断供电电源和过载保护装置，档案库区要安装防雷电设施。各种设施设备线路要定期检查与维护，保证运行状态良好。

（3）积极开展纸质档案数字化。纸质档案数字化工作，是保护档案原件的最快速高效的办法。有条件的单位要把其作为一项档案安全工程、档案方便利用工程和档案室的一种方向性工作、必要性工作、基础性工作来开展。已经开展档案数字化工作的单位，要总结经验，加快进度。没有启动的，要创造条件尽快启动。要按照安全保密、价值优先、实用优先、开放优先等原则，以全宗为单位开展数字化扫描工作，特别是对那些利用率高、涉及民生的档案，要优先进行数字化；要加快重要声像、音像、照片等载体档案的数字化转换。有数字件、缩徽件、复印件等复制件的档案原件，一律以复制件代替原件提供利用，减少档案原件的使用率，避免档案原件在管理、利用过程中受损。

3.4 强化档案安全教育培训，增强安全保障能力

（1）积极组织开展档案安全宣传教育。提高档案干部职工安全意识，增强安全保障能力，是档案部门的一项重要而紧迫的任务。要经常性地通过参观展览、展主题活动、参加培训等活动，宣传贯彻国家有关档案安全管理方面的规定，普及档案安全知识，强化相关档案人员的安全防范意识，切实做到警钟长鸣，筑牢档案安全的思想防线。

（2）加强档案业务知识和安全技能培训。掌握必要的档案安全知识，是对档案工作人员的起码要求。要将档案安全防范的内容作为培训重点纳入年度档案专业培训计划，重点针对档案安全特殊性要求、相关法律法规、安全体系建设、档案馆防灾工作指南、突发事故处理预案的编制与实施、安全检查和事故隐患整改的措施与方法、档案安全技能训练等内容进行培训。通过培训，使全体档案工作人员增强责任意识，掌握与工作岗位相适应的档案业务知识、安全保障知识和技能，提高档案安全防范水平。

各单位一定要深入学习落实习近平总书记关于坚持底线思维、着力防范化解重大风险的重要指示精神，坚决贯彻党中央和国务院关于安全生产的各项决策部署。要保持高度警醒，提高认识，明确责任，把安全工作抓实抓细抓到位。认真落实关于确保档案安全的一系列工作要求，进一步筑牢档案安全防线，毫不放松抓好档案安全工作，确保档案事业健康发展。