学校档案管理存在的问题及优化路径

唐欣

[摘 要]作为原始记录资料，档案能够真实反映学校的变迁及发展情况，并在提高教育教学质量、促进学校可持续发展中发挥重要的作用，同时学校档案管理也是整个教育教学管理工作中不可或缺的组成部分。但现阶段不少学校档案管理工作中普遍存在着管理方法单一、管理理念落后以及管理人员综合素质不高等问题，对提高学校档案管理水平以及促进教育工作的高效开展造成了阻碍和制约。文章就加强学校档案管理的重要性，以及现阶段学校档案管理中存在的问题进行分析，并对加强和优化学校档案管理工作的有效策略进行探讨。

[关键词]学校档案管理；信息化建设；技术防护

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）23-0084-03

随着教育事业的快速发展，学校档案管理工作日益复杂化，管理工作中存在的问题也不断凸显，尤其是学生信息更加繁多、琐碎，为了更好地应对学校教育发展及管理水平提高的要求，为广大师生学习提供便利，需要提高对学校档案管理工作的认识，使其真正成为现代学校建设中的重要内容。另外，随着互联网技术及计算机技术的不断普及，在新时代背景下，学校档案管理需要对信息技术等先进技术加强引进和融合，同时采取必要手段和措施，对档案管理工作进行创新和优化。

（一）及时总结学校教学及发展经验

通过学校长期形成的各类档案资料，能够对学校的教学活动进行客观反映，同时也能够为后继教育活动提供大量参考资料。教师可充分利用档案资源，对教学模式和教学方法进行合理调整，使教学质量进一步提高，同时学校能够通过档案研究，对管理中存在的问题进行及时了解和掌握，制定更有针对性的解决措施，使学校管理力度进一步强化。其次，档案还能够在学校各类评估评先工作中发挥重要作用，对学校各阶段成果进行全面展示[1]。另外，对学校档案加强管理，能够使教师更全面地了解和掌握学生的重要基础信息，在此基础上制定更有针对性的教学方案，同时有利于教师对学生的思想动态进行及时把握，并加强师生之间的交流，对提高教学质量起到有效促进作用[1]。

（二）提升学校工作效率

学校档案管理有利于学校对教师实际教学工作进行及时了解，对学生的学习态度及学习状况进行及时把握，对提高学校教育管理工作有着举足轻重的现实意义。在档案管理过程中，通过对教学管理等档案的分类管理和保存，其中包括各学期的教学工作计划、班主任工作手册、教学工作总结、备课组工作记录等，通过班级学生情况的实时记录，以及教学工作过程的真实反映等，能够及时发现和解决学校当前教学及管理中存在的问题。通过档案管理，能够加强教师与学生、学校之间的联系，通过档案能够真实反映学生与教师在学习和教学过程中存在的问题，有利于学生教育工作效率的有效提升。

（三）对教育事业改革发展起到积极促进作用

随着社会经济建设的快速发展，教育改革的持续深化极大促进了学校的现代化建设和发展。同时，学校为了进一步推动自身可持续发展，需要借助档案的真实记录及全面反映，使学校能够对自身存在问题以及制约学校发展的难题进行及时了解和掌握，从而进一步促进学校教育改革的有效落实。

（一）相关人员档案管理意识淡薄

由于学校长期以来主要以教学为主，对于档案管理的重要性缺乏认识，不少学校对于档案管理工作仍停留在收集和整理学校信息层面，将学校工作重点集中于学习及学术研究，而忽视了学校的其他管理工作。同时，因档案管理工作与学校研究、学习没有直接的联系，也造成学校广大教职工对档案管理工作缺乏足够的重视。其次，一些学校存在思想观念陈旧、思想封闭、工作保守等问题，因认识局限性，对档案管理工作缺乏足够重视，其主要体现在：在档案管理中通常采用收集学校历史资料，档案未按照相关标准进行科学分类；部分学校运用互联网网络进行资料检索、查询以及借阅时，未充分发挥其优势和功能等，对档案实际管理和运用造成一定制约和影响；档案管理自上而下缺乏有效的评估考核机制，档案工作人员积极性不高，对档案管理工作效率提升以及档案资源有效开发利用造成不利影响，甚至造成资源严重浪费[2]。

（二）档案管理人员综合素质不高

在不少学校校档案管理工作中，档案工作人员采用兼任的形式，不仅缺乏专业知识和技能，同时在档案管理方面投入精力较少，档案管理队伍处于较为松散的状态，即使有的学校采用直接招聘管理人员的方式，但由于工作人员普遍存在综合素质不高的问题，导致档案管理工作无法顺利、有序开展，档案资源开发利用率较低，无法在学校可持续发展中发挥重要作用和价值。

（三）软硬件设施投入力度不足

在学校对档案管理工作缺乏重视的情况下，档案管理中相关软硬件设施也受到一定影响，不仅设施配置不齐全，部分设施落后、老化，使设备功能和作用无法正常发挥。随着信息技术及互联网技术的快速发展，学校档案管理的信息化建设受到广泛关注和重视，要求在软硬件设施配备上加大资金投入力度，但不少学校因经费不足等原因，相关设施设备无法满足档案管理工作要求，使档案管理水平无法得到切实提高。

（一）档案管理意识增强

由于现阶段学校档案管理中，领导人员、档案管理部门以及教师等对档案管理工作的重要性缺乏足够认识，无法保障档案管理工作顺利、高效开展，所以首先需要增强相关人员的档案管理意识[2]。在实际工作中，学校应加大宣传力度，对档案管理工作进行优化，使档案管理开放意识、创新意识以及服务意识等不断增强，同时也使广大教职工对档案管理在学校发展中的积极作用和重要性加深认识，使全体人员能够积极参与及配合档案管理工作，从而有效消除档案管理工作中存在的各种消极因素及管理障碍，为档案科学、高效管理的实现奠定坚实的基础，有效提升档案管理水平。如在具体档案管理工作中，學校可定期组织宣传活动，使档案管理人员及教师对档案管理的作用有更清晰的认识，更加了解档案的重要性，从而有效增强其档案管理意识，有效提升档案管理质量和效率。

（二）档案管理制度建立健全

在学校档案管理中，应首先根据国家相关法律法规，对自身档案管理各项制度进行健全和完善，包括工作制度、日常管理制度、内部规章制度、奖惩制度等，使制度内容尽可能详尽，并对档案工作目标及职责范围予以明确。其次，学校应对档案收集、归档制度等进行科学制定，使档案工作更加科学化、严格化、规范化，使档案材料的保存及利用价值得以充分发挥，使档案管理水平有效提升。另外，在档案管理规范化过程中，档案管理制度还应包括以下内容：档案人员应根据档案管理制定对档案进行定期检查；保持档案管理室的干净、整洁；非档案管理人员未经许可不能进入档案管理工作区域；等等。通过档案管理相关规章制度的健全和完善，使规范化、制度化的档案管理工作得以实现。

（三）档案管理方式创新

随着信息技术的快速，对学校档案管理工作提出了新的要求和发展方向，通过加强信息化、数字化建设，不断创新档案管理的手段和方式，使档案管理及服务水平有效提升。在实际档案管理过程中，需要对传统的管理理念进行更新和转变，积极引入网络技术、信息技术以及计算机技术等先进技术，开发和建设相关的软硬件系统，通过电子档案、档案信息数据库的建立，对集检索、开发、利用等多功能于一体的档案管理系统进行科学构建，有效促进档案管理信息化建设，使档案信息查询的准确性得以保证的同时，最大程度节约查找时间，有效提升档案工作水平及管理信息化水平。

（四）档案人员素质提升

档案管理人员综合素质和专业水平直接关系着整个档案管理工作的高效性、科学性。因此学校与档案管理部门应重视对档案人员综合素质的提高，首先可通过专业档案管理人员引入和聘用的方式，加强对专业化档案管理队伍的建设，尽可能减少教师兼任档案人员的现象。其次，学校应通过定期组织和开展专业培训活动，组织员工系统、全面学习专业档案知识，了解和掌握信息化技术、计算机技术等技能及先进工作方法，进一步熟悉工作流程和规范，从而有效提升档案人员的专业能力及综合素质，使其工作能力不断强化，档案管理工作更加高效、科学[3]。

（五）物理与技术防护强化

随着信息技术及网络技术的发展，档案信息安全问题也受到关注和重视，同时档案管理工作也面临着更具复杂性、模糊性、隐蔽性、渗透性的安全风险问题。为了确保档案信息的安全性和完整性，需要采用更具针对性的安全管理措施，通过物理及技术防护手段的合理运用，加强档案信息的安全管理，使档案信息收集、整理、保管、利用等各环节的安全性得以有效保障。

作为档案信息安全管理的重要前提和基础，物理防护是在档案信息管理及发展良好的情况下，对档案信息的完整性和安全性予以保障。在实际管理工作中，相关管理部门及工作人员应对档案信息的物理防护不断完善，对档案信息安全管理自然环境进行有效构建，其中包括硬件系统的物理防火墙。首先学校需要对投档案管理工作设备设施加大投入力度，对现有的工作设备进行更新和完善，对高运行、高配置、储存容量较大的设施设备进行合理配置，如计算机、打印机、扫描仪等设备，同时应确保设备运行稳定、功能完善，其中存在的安全漏洞能够得到及时修复[3]。另外，学校应对档案信息资料的各种保管设施及设备进行优化和完善，确保档案信息载体能够与档案保管技术标准和要求相符合，避免出现档案信息破损、丢失等现象。另外，学校和档案部门还应加强对档案安全监控系统的重视，安装防火与防盗自动报警系统、档案室环境检测系统，加大档案信息安全管理力度，有效消除外部环境中不利因素所造成的危害。

在信息化时代背景下，档案人员还应加强对电脑病毒侵入等问题的重视，为了避免病毒侵入，导致数据泄露、丢失，进而导致学校遭受重大损失的情况出现，需要加强技术防护力度，进一步提高档案信息安全管理水平。首先，需要构建档案信息安全智能系统，有效解决档案管理过程中出现的各种信息存储、非法访问等安全问题。同时需要建立档案信息生成控制系统，通过合理运用各种技术，使档案信息内容的安全性、原始性得以保障。其次，需要科学构建档案信息安全检测系统和自动反病毒立体防御体系，以保障档案信息安全。另外，需要加强对档案信息自动备份系统建设的重视，避免出现档案信息破损或丢失的情况。最后，需要构建档案信息利用及控制系统，科学设置档案信息的使用权限及安全密级。如档案管理信息系统一旦出现非法侵入时，系统能够启动自动锁定程序，对外来侵入地址进行检索，并及时进行清除，在清除安全威胁后，系统重新启动正常运行，从而保障系统的安全，使档案管理安全化得以实现。

随着教育事业的快速发展，学校档案管理工作的重要性日益凸显，为了确保学校可持续健康发展，更好地应对时代及社会经济发展要求，学校需要加强对自身档案管理工作中存在的问题分析，从领导人员及管理人员入手，增强其档案管理意识，并提高广大教职工对档案管理的重要性认识。另外，需要通过健全完善管理制度、创新管理方式、提升档案人员综合素质以及强化防护手段等措施，有效推进档案管理的信息化、规范化、安全化、安全化建设，切实提升档案管理水平，充分发挥促进学校教育水平提升和可持续发展中的作用和价值。

[1] 张芳， 阿地力·多力坤. “互联网+”视域下高校档案管理存在的问题与优化路径研究[J]. 现代商贸工业， 2020，41（23）：56-58.

[2] 张晓辉. 浅谈高校档案管理面临的问题及改革路径[J]. 幸福生活指南， 2019（12）：165.

[3] 杜泉貞. 高中学校档案管理的优化路径探析[J]. 办公室业务， 2019（19）：150-151.