行政事业单位固定资产内部控制管理现状及对策

胡志丹

【摘 要】行政事业单位实施内部控制管理活动，不仅有助于内部战略目标的完成，同時还能够帮助单位改善固定资产的管理效益，从而使公共资产的运行效率稳步提升。但是，我国行政事业单位普遍没有健全完整规范化的固定资产管理制度流程，同时固定资产账面现状不乐观，固定资产的内部控制制度建设存在欠缺，这就使得单位内部的控制有效性提升遇到困境。因此，深入探讨如何改善行政事业单位固定资产的内部控制具有重要意义。

【关键词】行政事业单位；固定资产；内部控制 ；财务管理；会计

实施单位层面和单位业务层面的内部控制措施，是行政事业单位适应机构改革、推进管理制度完善的必要途径，同时也是单位改善资产管理效益、提升资产质量的科学路径。因此，行政事业单位要想完成内部战略目标、提升单位运营效率，就必须深入分析和认识目前固定资产管理的内控现状。对此，本文深入探讨了改善行政事业单位固定资产的内部控制的可行方法，以期为单位内部制度改革提供一定的理论支撑。

一、行政事业单位固定资产管理的内控现状

（一）固定资产管理的账面现状

由于我国行政事业单位普遍没有及时进行定期的资产盘点活动，再加上单位所管理的固定资产种类多样、来源复杂，这就使得行政事业单位固定资产的账面状况呈现出不乐观的现象，这主要表现为：第一，账面数据不准确。由于行政事业单位资产盘点人员对固定资产的处置明细掌握不全面，在单位固定资产存在意外损坏或丢失的情况下，单位固定资产就在会计报表中呈现数量脱离实际的现象。例如，由于固定资产盘点没有记录新入库的馈赠资产，从而使得单位的账面固定资产核算不全面；第二，存在应废未废的账上固定资产。由于行政事业单位资产管理人员没有及时地发现已经报废的固定资产，或者固定资产已经完成折旧分摊但尚未执行报废审批程序，这就使得单位部分会计周期内的资产报表难以准确呈现，从而不利于单位制订资产管理措施。例如，存在必须持续使用的、已经报废的固定资产，由于发现不及时，使单位的采购时间延后继而影响到单位的资产使用活动；第三，固定资产的账面盘点质量有待提升。行政事业单位的财务人员大多对固定资产管理仅流于执行程序、编制报表，其固定资产在实际使用中出现的折旧标准变更、固定资产租借流转等资产变更活动没有准确执行，这就使得资产负债表无法充分客观反映单位的固定资产现状，从而不利于单位资产管理措施的完善。

（二）固定资产管理的内部控制制度建设现状

尽管行政事业单位建立了完整的内部控制制度，但是单位内控管理活动却没有将固定资产管理纳入长效控制机制，这就使得固定资产的长效内控制度存在欠缺。一方面，行政事业单位固定资产的会计信息控制制度需要完善。依据会计报表中的固定资产信息，单位内控机制建设尚未完善对应的信息反馈机制，从而使单位实际控制的固定资产变化不能及时表现在财务报表中，继而对单位内控管理的开展产生了不良影响；另一方面，行政事业单位缺乏单位层面的固定资产内控制度。由于行政事业单位没有以单位整体的管理目标、业务需要为基础制订固定资产内控管理措施，这就使得固定资产的盘点清算、折旧报废、资产复用、资产集中采购活动偏离了单位正常运转的需要，从而不利于单位内控有效性的发挥。例如，资产复用尚未进行固定资产的需求用途记录，从而出现了超需求采购的现象。

（三）固定资产的采购、使用、处置流程欠缺规范性

我国行政事业单位普遍存在对固定资产管理认识不足的问题，单位针对固定资产的采购、使用和处置流程没有形式规范化的一般流程，再加上各部门单位对资产管理规范的执行存在差异，这就使单位的固定资产使用现状、采购质量、处置效果不佳，其主要体现在：第一，采购流程不完善。我国行政事业单位普遍没有对固定资产的需求确定、需求类型鉴别、固定资产使用功能确定、采购计划编制、追加采购计划设计完整的执行流程，从而导致了个别固定资产的利用率不高、闲置率难以降低，进而使单位的固定资产采购存在资源浪费的现象；第二，使用验收交接程序不健全。由于行政事业单位没有对固定资产的验收标准、出入库交接程序、损毁追责机制建立完善的制度流程，这致使政府采购的固定资产低于标准入库、出入库核算不明确、维护责任人不明了，导致单位对固定资产的内部控制力度削减；第三，固定资产处置标准有待完善。从馈赠来源、依规扣押等非采购渠道获得的固定资产来看，单位对非采购渠道的固定资产无法实现规范的资产使用、维护、折旧计提、闲置处理等资产处置活动，行政事业单位固定资产的处置标准仍需健全。

二、改善单位内部固定资产控制的可行建议

（一）健全固定资产的内控盘点机制、账实核查机制

为保证行政事业单位的固定资产保值增值、持续健康使用，单位要健全固定资产的内控盘点机制、账实核查机制，这有利于单位提升资产使用效率，对此本文提出以下建议：第一，行政事业单位要完善内控盘点机制，单位需要通过内控制度将资产盘点的明细记录责任赋予资产管理人或资产直接使用部门，这有利于单位财务人员能够及时地全面的处置明细，从而有助资产盘点数据质量的提升。例如，针对部门新收入的馈赠资产，财务人可以从使用部门获取到明细记录，从而保值账面数据的准确性；第二，行政事业单位要完善应废未废资产的核查机制。这需要单位对各部门提出固定资产盘点控制的具体要求，从而使按时上报报废资产成为内控管理的重点内容，这有助于资产报废审批程序的顺利执行，最终能够保证单位资产报表及时可靠呈现、资产管理措施及时调整。例如，及时发现报废的固定资产，将有利于单位的集中采购计划及时准确的进行，这就避免固定资产临时采购的现象；第三，行政事业单位要完善固定资产的用途核查机制。在固定资产的实际使用中，单位需要完善用途核查机制，依据部门调查、实体调查等形式发现固定资产的多种使用价值，从而使具备多用途的固定资产能够及时投入使用，已完成折旧的资产能够再次发挥价值，这将提升单位的固定资产管理效益。例如，发现折旧复用的固定资产，就可以帮助单位杜绝超需求采购资产的现象。

（二）完善固定资产的内控机制

為保证固定资产管理活动的可靠开展，行政事业单位需要完善固定资产的内控机制。首先，要健全资产会计信息的控制制度。这需要行政事业单位的财务人及时发现固定资产会计信息的异常点，只有及时发现实际资产使用中存在的问题，才能帮助单位通过会计报表进行资产管理的决策反馈，这将有助于单位改善固定资产管理的账面现状；其次，要建立单位层面的固定资产内控制度。行政事业单位要以内控控制目标、业务需求目标为基础，制订固定资产内控管理措施，使单位针对固定资产的类型分录、折旧计提标准、用途确认条件、盘点入库标准、盘点报废标准、资产复用条件、采购质量标准形成规范化的制度内容，从而推动单位固定资产内部控制管理效益的提升。

（三）健全固定资产内控管理的制度流程

为保证固定资产管理活动有据可依，行政事业单位要健全固定资产内控管理活动的制度流程，改善单位固定资产的使用现状、采购质量、处置效果。第一，完善采购流程设计。在固定资产采购计划执行前，行政事业单位要进行固定资产的部门需求确定、需求类型分类、固定资产使用功能确定，特别是针对多用途的固定资产给予灵活的采购需求计划，从而使单位形成的采购计划灵活且可实施，这有利于提升资产利用率，规避单位固定资产的采购浪费现象。与此同时，单位需要明确采购质量标准在采购计划中的核心地位，从而保证单位固定资产采购质量的提升；第二，修订验收交接程序。就固定资产的验收标准而言，尽管行政事业单位有一定的规范文件可以执行，但仍要提升验收质量，这需要单位依据自身需求设计具体的验收细则标准，从而保证单位所控制的固定资产质量可靠。就固定资产的交接程序而言，单位要对出入库凭证给予完善设计，确定责任人、损毁追责条款、使用目的等内容，对此要将其纳入固定资产的租借流转凭证，从而保证单位固定资产内部控制活动的有序开展；第三，完善固定资产的处置标准。这需要行政事业单位依据资产来源建立资产处置标准体系，使采购获得的、非采购渠道获得的固定资产能够依据一套标准，实施固定资产的投入使用、维护、折旧计提、闲置处理等资产处置活动。例如，针对非采购渠道获得的固定资产，要进行维护、折旧计提标准的设计。通过定期维护、成本法确认折旧计提标准，能使单位整体的固定资产使用效率实现可靠的提升。

三、结论

行政事业单位想要改善固定资产管理效益，就需要强化内部控制机制、内控制度流程的建设。也就是说，单位资产管理者不仅要从资产盘点环节入手，同时还要从固定资产的采购、验收入库、投入使用、维护、折旧计提等环节入手，只有及时发现资产效益流失问题，才能帮助行政事业单位完善账实核查机制等固定资产内控措施。

（中共宁德市委党校 福建 宁德352100）

参考文献：

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