新时期高校教学档案的信息化管理方案分析

倪佳

摘  要：近年来，互联网+这一新时期管理背景给各行各业的管理工作都提出了新的要求和新的挑战，电子信息资源的利用率逐年提升、智能化管理模式的开发与使用、高校教育教学模式的升级与创新等，都为高校教学档案信息化管理提供了发展的先决条件。信息技术对信息管理的变革影响日益成为理论界和实物界共同关注的话题，从高校发展现代化技术表现中可以发现，每一项管理决策的提出、每一个管理方案的制订，都是为了提高管理效率和表现而服务。

关键词：新时期  高校  教学档案  信息化管理

中图分类号：G271           文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2020）07（b）-0049-03

Analysis on the Information Management Scheme of Teaching Archives in Colleges and Universities in the New Period

NI Jia

（Heilongjiang University Library of Chinese medicine， Harbin， Heilongjiang Province， 150040 China）

Absrtact： In recent years， the Internet+，a new era management background， has put forward new requirements and new challenges to the management of all walks of life， the improvement of the utilization rate of the electronic information resources， the development and use of the intelligent management mode and the upgrading and innovation of the teaching mode in colleges and universities all provide the preconditions for the development of the informationization management of teaching archives in colleges and universities. The impact of information technology on the transformation of information management has increasingly become a topic of common concern in the theoretical and physical fields. From the performance of the development of modern technology in colleges and universities， we can find that every management decision is made and every management plan is formulated， it's all about management efficiency and performance.

Key Words： New period; University; Teaching file; Information management

對于高校来说，教学档案既是高校教育的宝贵财富，也是每一名学生的学习履历，它记载着教育教学的历史，也承载着每个学子孜孜不倦学习、每个老师钻研教育的辛苦。为了帮助高校教学档案更加合理、高效、科学的管理，高校应当重视新时期、信息化时代对当前教学档案管理工作的有利影响，从不足中吸取教训，找到好的管理模式、推行好的服务方法。

1  新时期高校教学档案管理的不足与困境

1.1 管理信息冗杂，信息应用率低

高校教学档案的内容是比较庞杂的、资源使用也是比较分散的，如多个学科、多个专业、多种档案信息都需要不同的档案载体来承载，且这些资源的记录者、使用者也并不常用这些信息。实践表明，过去通过传统的档案归档方式和档案整理工具已经不能满足现在的档案管理需求，高校负责档案管理的人员对档案管理信息的掌握程度、应用使用能力是极为有限的，可以说在互联网背景下，仍没有建立信息化管理系统的档案管理工作基本上“形同虚设”，一方面，档案信息没条理的存放会让它的使用功能大大降低;另一方面，档案信息资源无法及时分析，也让教学档案失去了原有的研究价值[1]。

1.2 管理方式陈旧，无法实现高效管理

在互联网背景下，虽然高校在调整它的教学档案管理体系，但是在信息管理平台上还是比较保守的，一方面考虑到了信息安全及保障问题，另一方面考虑到平台系统建立所需要的硬件设施、人力资源的投入成本。目前，高校运用的档案管理资源大多是纸质版的，电子版、图像、音频视频等资源信息有限，如果使用传统方式来管理的话，信息的管理效率会明显下降，再加上“局域网”“安全网关”下互联网网速的局限性，导致很多时候高校信息平台上的教学档案是无法及时调取、使用的。有时，高校因为网络技术不过关，还可能出现系统没法自我修复，信息超载、服务器无法负荷等管理短板。

1.3 高校教学档案管理信息安全未保证

当前，各大高校也纷纷尝试信息化管理平台，在大数据、云等技术和平台的助力之下，教学档案的管理也开始慢慢实现了现代化。但是实践证明，落实信息化管理的教学档案其安全性也依然存在问题，例如：教学档案是由多个部门、多个人来完成记录和整理的，如果访问权限过低，则教学档案的保密性也会跟着降低，如果访问权限过高，则会加大管理难度，可谓存在很大矛盾。又如：教学档案会涉及到学科研究成果、教师学生隐私、教育工作等保密问题，档案教学的信息化管理虽然可以提高管理效率，但对于保密工作的管理要限制、监管的难度就大了很多。

2  新时期高校教学档案的信息化管理建设

2.1 完善高校管理信息化体系

上文提到了互联网背景下信息资源储备及编辑管理优势，依靠这种信息资源优势，高校可以大幅度建立其他功能服务平台，以重组高校在信息服务上的内容及性质。例如：“云端”储存，数字电子信息的储存不需要耗费过多的精力去维护，只要保证它的安全性就可以了，所以在不断扩充信息资源的同时，云计算可以将对应的信息同步灌输到对应的功能服务当中[2]。以教案为例，每个老师的教案可以按照教案的专业、学科及教学时间为记录特征，输入系统中后就可以被系统所管理记忆，当有管理需要的时候，在信息系统中调取就可以了。信息化管理系统还可以对教学档案进行分门别类，设立自动服务机器，利用“检索功能”，筛除冗余信息，找到符合财务检索标准的信息资源，这个信息资源总量与服务台的总量是相当的。同时，在完善信息化体系方面还也可以通过一个功能性的界面来切入，分析、论述管理人员人员及其他负责教学档案编辑和整理人员检索信息的真实性和可靠性，给出系统最佳、最高效的信息传送平台。

2.2 构建信息化智能管理平台

在新时期背景下，信息化管理服务要发生本质性的改变，例如：程序管理，更倾向于依靠服务中心平台组建信息、传播信息、优化信息，当信息处理完成后，教学档案管理的管理信息也会被记录，进而形成智能化管理的操作记忆。以调取某个学生档案为例，信息被输入电脑之后，学生档案的记录和修改是由多个端口来编辑和记录的，但编辑管理的历史是可以记录的，所以当学生档案管理存在疑问的时候，管理信息也可以作为管理依据为管理工作提供信息保障。同时，高校还可以将教学档案管理以“信息分类”的方式进行分区域、分责任管理、分段管理，数据信息是储存在后台的数据系统中的，通过分区、分责任、分段管理，教学档案会实现高效操作的同时，信息的准确性、及时性、高效处理性还可以完整保留。

在构建信息化职能管理平台方面，高校可以寻求系统和平台的智能化管理优势和特征，结合高校教育教学现状、管理特征及管理需求，对信息资源进行编辑、对信息管理程序和要求进行设计，让管理平台更适合学校教学档案的管理现状。例如：设置业务信息处理系统，将信息、业务信息、管理信息以及决策方向信息输入到系统中，系统便会自动识别，并根据最终成型的结论信息模板，把信息发送给指定的部门或工作人员。如此一来，教学档案及相关管理信息便可以在互联网平台下实现有效传输，信息的运算、处理和分析完全依靠系统来代替，也可以节省一部分人力和物力。

2.3 建立安全机制

高校需要重视安全机制的建立，如：计算机服务、云计算、区域网、互联网环境以及系统平台等安全条件都需要做出针对性的改变，针对部门、管理者、教师学生都给予不同安全屏障及访问权限的信息服务能力，制定有针对性的管理方案，通过云端的虚拟化私有云部署模式来实现，从而构建一个私有馆藏空间给每一个教学档案的管理端口，使之面对不同层级的服务者拥有不同的访问权限和操作权限，从而为其提供一座安全的“私有”信息数据系统。同时，利用安全技术，巧妙地规避掉不安全的计算机管理因素或问题，建造符合高校信息管理安全要求的安全防火墙，制作安全量级相对高的安全软件，重视信息功能开发的同步安全功能升级与优化等。管理安全功能的开发，其功能的开发重点在于快速识别病毒、检索病毒、屏蔽病毒，通过病毒信息、垃圾信息的高效处理，可以确保高校信息管理始终在一个安全、高效的环境下、水平下进行。

3  结语

通过对新时期高校教学档案管理工作的研究可以发现，确定引入互联网信息管理模式和资源模式是对高校教学档案管理工作未来变革发展的一项有利对策想法，这一技术革命和管理创新，鼓舞了高校管理在教学档案信息使用上的优化与完善，拓宽了高校在高校管理机信息管理应用方面的创新思路，也迎合了当代高校管理工作的需求标准，可以说其发展价值很高、意义深远。

参考文献

[1] 李敏，沈香韫，丁金光.信息化背景下高校教学档案管理及开发利用[J].教育理論与实践，2019，39（21）：44-46.

[2] 赵海杰.普通高等学校本科教学档案信息化建设的问题与对策[J].汉字文化，2019（12）：183-184.

[3] 姜馨.基于用户需求的高校教学档案管理的信息化研究[J].科技创新导报，2019，16（35）：193-194.

[4] 徐驰，许家姝.论高校教学档案信息化管理在本科教学评估中的重要性[J].科技创新导报，2018，15（10）：193-194.

[5] 张金凤.高校教学档案信息化管理研究[D].广西民族大学，2010.

[6] 张静茹.论高校教学档案信息化管理[J].办公室业务，2018（21）：63.

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