医院档案管理模式探究

马宏娟

（云南昆钢医院，云南 昆明）

0 引言

医院档案管理是医院管理的重要组成部分，建立健全档案管理制度、对医院档案管理实施标准化、规范化管理，是提高医院的整体管理水平、提高医院整体实力及持续发展的重要保障[1]。跟随时代的发展和医疗水平的进步，医院档案管理工作的内涵、目的和工作要求，都有了巨大的变化和发展，医院档案管理所包含的内容越来越广泛，对医院档案管理的制度化、规范化、信息化、数字化的要求越来越高，结合现代管理理念和制度、引入先进的信息技术，对医院档案管理进行现代改进和提升势在必行。

1 医院档案管理工作现状及存在问题

广义的医院档案涵盖范围广泛[2]，包括医院人事、卫生及行政管理档案；临床治疗工作相关的医疗、预防、保健档案；科研资料档案；医疗药品及医疗用具、医疗器械档案等，档案的形成和保存形式多样，有文字、数字、图表、音视频等。传统的医院档案管理工作中，受到档案管理人员的能力及投入、技术等限制，存在着一些亟待改进的问题。

1.1 对医院档案管理工作的重视不够，导致档案管理的信息化程度不高，严重落后于医院医疗业务发展

目前，我国各医院在实际管理工作中，对档案管理工作的重视程度普遍不够[3]，在医院档案的保管中，更多地采用传统的实物资料保管形式，鲜有对档案资料进行数字化改进，或者对档案存储和管理的数字化、信息化程度严重不足，造成医院的档案管理模式陈旧，档案的收集、归档、保存各项工作严重滞后，不能为医院的临床治疗和科研提供高效、有用的参考服务，让医院的整体管理水平的提高受到制约。

1.2 医院档案工作人员的信息化操作能力和业务水平有待提高

在网络和信息技术高度发展的今天，医院档案管理的工作人员，对档案管理的意识不强，不注重自我档案管理知识和网络信息化操作能力的培养和提高，因此对医院档案管理的实际操作水平不高[4]，缺乏对档案进行信息化的归类整理、缺乏通过对档案资料的数字化进行信息共享的意识，因此造成医院档案使用的灵活性、便捷性受到影响，制约了医院档案使用效率的提高[5]。

1.3 医院档案管理相关制度不健全，有待进一步完善

部分医院缺乏对档案管理制度的体系化建设，对相关管理制度的建立健全不重视，其他部室都有着健全的管理制度，而对档案管理制度却相对缺乏，在对工作的考核和评价中，也未将档案管理制度和信息化改进的进度情况纳入。这一现状的存在，让医院档案管理工作的实际执行困难重重，无章可循，严重束缚和制约了医院档案管理水平的提高，急待进一步健全和完善。

1.4 医院档案管理模式和方法落后

一些医院的档案管理模式和方法还很落后，往往出现各个科室部门自行进行相关资料和数据的存档和保管，没有统一的档案管理办法[6]。这样的档案管理模式，让档案管理的完整性和安全性不能得到有效保障，在档案的实际查阅和使用时效率低，不利于档案资料的综合利用。同时，这种分散的档案管理方式，也使得医院的资源未能得到有效利用，人员和各项投入重复，浪费严重；另外，档案资料的分散管理，往往造成各科室部门自行确定档案的保存方式，不利于资料的数字化存储，影响了档案资料的共享和使用的便捷性。

2 医院档案管理的数字化改进和提升管理水平的必要性

有效的医院档案管理是医院管理和运行的重要保障。随着社会的发展，现代医院的运行与医院档案管理的联系越来越紧密，从医院的人事安排、各种设备的使用和运行、后勤保障、建设施工、医疗科学研究等，方方面面都需要查阅、调取和使用相关的档案资料；而这些医院档案资料的准确性、完整性、科学性与使用的便捷性，对各项工作的顺利实施起着至关重要的作用[7]。现代信息技术的发展，为医院档案管理目标的实现提供了一种有效的途径：通过对档案资料的数字化整理和采集、存储，极大地减少了档案保管的空间，让原本“汗牛充栋”的文字和实物要案资料，通过电脑终端和一块小小的硬盘就可能存储；而通过内部局域网的建立，让资料的查询、调阅，通过键盘和鼠标就能实现；而对资料的采集也可以通过扫描、图像、文字数字的录入实现，极大地节省了档案管理的人力、物力，也让档案资料的使用更加便捷。因此，医院档案的数字化、信息管理，是保证医院高效运行、提高管理水平的必然要求。

3 改进医院档案管理的策略

3.1 提高认识，依法归档

于1987年9月5日颁布的《中华人民共和国档案法》[8]，是进行医院档案管理的基本法律依据和准则，该法对档案机构的设立及职责、档案的管理、档案的利用和公布及其法律责任又进行了相关限定，医院档案的管理应当充分理解和掌握这一法律的精神，提高对医院档案管理工作的认识水平，在遵循档案法原则基础上，对医院的相关档案依法归档，并

进行相关的档案管理工作。

3.2 加快医院档案管理的体系数字化建设，完善相关制度和流程

针对目前医院对档案管理工作存在的问题，医院的各级领导应当从宏观的角度和制度层面加强认识，提高对医院档案数字化体系的前期投入，结合本医院的实际情况与现实需求，进行医院档案管理的顶层设计和制度体系建设。应当将医院的档案管理信息化建设与考核制度紧密联系起来，提高和加快医院档案的信息化建设，以使医院的档案信息化水平与医院可持续发展的要求相一致，为医院的高效运行提供动力。

3.3 从医院档案的实际应用要求出发，加强对医院档案管理人员的培训，提高业务水平

在医院档案管理工作水平的提高过程中，档案管理人员的业务水平和工作能力，是医院档案管理水平提升的关键和前提。因此，医院应当注重对医院档案管理人员的相关培训，组织相关人员进行档案管理工作的经验交流、相关法律法规的学习、档案信息化操作和局域网管理知识的定期培训等多种形式，提高医院档案管理人员对档案信息化的认识和实际操作能力。

4 讨论

医院档案管理的信息化，是社会发展和医院可持续发展的现实需要。通过对医院档案管理的信息化，可以让档案资料的使用更加简单快捷；让医院的档案管理工作更加现代化、科学化、规范化，为医院的医疗和科研提供更高效的参考服务。