创新创业背景下的高校档案管理工作

黄林

摘要：在我国的高等教育与选择就业的衔接之间，档案管理是一个十分关键的环节，构建创新创业的高校档案管理体系，能够满足准确、科学管理档案的新需要。但是这项工作开展起来并不容易，需要有科学的理论指导，在厘清创新创业档案管理内涵的前提下建立牢固的制度基础、提供完善的组织保障、丰富内容体系的构建，进而保证档案资源能够实现妥善的流动与共享。

关键词：创新创业;档案;体系

本文在创新创业的背景下开始研究高校档案的管理内容，融合了以往档案的信息采集、保存、流动、服务等环节的管理模式，提出在新的环境背景下高校的档案管理工作应当更好的与创新创业的社会背景结合才能够迎来更加长远的发展。具体而言，就是高等教育院校在开展创新创业教育活动的同时将档案连接起来，将学生在校内的相关实践成果和课程学习过程及时、高效的反映在档案内。这项工作对高等而言具有重要意义，尤其是在更好的促进高校的教育改革方面，但是基于当前社会环境的变化，许多高校管理者并没有意识到这一点，仍沿用旧制，导致高等院校的学生在就业时面临种种阻碍。

一、创新创业档案管理体系建立的意义

1.推动高等教育改革

我国的高等教育院校当前所面临的一项重大任务就是实现新时代的高等教育改革，这项改革任务不仅需要借助国家科学技术的力量，还需要一个良好的教育事业发展环境。而档案是联系高校、学生和用人单位的唯一资源，如果能够利用这一资源，实现档案的良性管理，则能够实现资源的共享，促进创新创业的同时帮助高校打造更加科学的教育体制，为教育事业的发展营造良好的环境，进而促进教育事业的改革。

2.实现档案创新发展

當前，世界已经步入信息时代，在数据信息的影响下，传统的管理方案明显格格不入，需要在时代的下开拓创新，才能够实现档案的高效管理。因此，在结合当前的网络信息、创新创业背景中提出档案管理的新理念，优化管理体系，提升管理服务，这对档案管理的发展具有巨大的推动作用。

3.完善就业配套服务

档案与学生的就业密切相关，而就业问题是当前社会较为关注的问题之一。纵观历年的学生就业，其中有许多问题都是由档案管理不当引发的。为了使高等教育更好的与就业配套，完善档案管理服务是基础，借助档案数据的真实性，为就业提供根本依据。

二、高校学生创新创业档案现状

近些年，在国家相关政策的引导下，越来越多的人开始认同档案管理的重要性，但是由于创新管理所面临的困难较多，相关的理论发展的都还不够成熟，因此当前的高校档案管理仍处于较为混乱的状态。导致当前创新创业档案管理乱象的原因是错综复杂的，但是总结起来主要有以下几点：

1.管理制度缺失

在国家政策、社会环境的刺激下，高校创新创业档案管理逐步走向改革的道路，但是由于发展的理论不成熟，在实践中遇到的问题较多，导致当前的管理制度仍存在较多的缺失。首先表现在信息化的管理制度上，随着信息革命的进行，人们的生活与工作越来越趋向于信息化、数字化。毫无例外，高校的创新创业档案管理工作也需要遵循数字化、个性化、便利化的发展原则，因此许多高校纷纷出台相关的管理政策。只是在实施的初期阶段，没有一套完善的管理制度来提供指导，难免导致档案的信息化管理混乱，这给许多高校和企业增添了许多困扰。这一制度上的缺失是当前高校创新创业档案管理所面临的根本问题，也是最难解决的问题，需要在长期的实践中总结经验，才能够实现制度的不断完善。

2.分类不清

基于管理制度的缺失，高校的相关管理人员在开展工作时，没有一个标准的依据可考，因此在管理中显得手忙脚乱。首先表现在分类不清方面，许多高校的档案管理中，根本没有将创新创业档案与其他档案区分开，当有需要时，也没有相关的类别能够帮助工作人员快速寻找到，这些混杂的档案在长期的积压下显得更加混乱。有的高校甚至没有专门的档案管理部门，他们根据不同的档案类别将档案归档于相应的部门，如此一来，在不同的活动背景下，创新创业档案有可能在教务处，也有可能在校团委处，以至于到了最后，学生的档案究竟在哪都一无所知。

3.资料残缺

创新创业项目的申报、审批、检查、结项等过程十分繁琐，所需要的时间也很长，而在每一个环节都会形成相应的资料，这些都需要记录在创新创业档案内。而且项目往往不是个人完成的，同一个项目需要三到五个志同道合的人共同完成，这是学校会考虑让不同年级层次，不同学院的同学共同合作参与，这无疑增加了档案的信息量。同理，不同的项目需要通过多个教师或负责人的审核、检查，每个人的意见都需要记录在案，尤其在教师对项目的意见存在分歧时，每个教师的意见都需要详实的记录，难免使得创新创业的档案十分累赘。为了使档案管理更加高效，许多高校的档案管理人员往往会选择简单的记录，这很容易导致资料的残缺。尤其是在不同的记录人意识中，他所记录的东西未必能够让大家都看明白，这就存在了一定的盲区，有的档案甚至失去了真实的参考意义，档案管理显得混乱不堪。

4.认识不足

在创新创业教育背景下开展创新创业档案管理是一项新的工作内容，许多高校的管理人员对这项工作并不重视，他们将创新创业档案定义为人事档案或学籍档案。当然，这些档案之间有共通之处，但是不能混为一谈，因为创新创业档案是单纯的记录学生的接受高等教育期间实践活动能力的档案，这是学生实践能力的根本体现。而高校在对该档案的认定管理时，基于对该档案的认识不足，导致他们将创新创业档案与其他档案混合管理，于是档案管理开始混乱，分类不清。在上述种种因素的影响下，当前的创新创业档案管理显得十分杂乱，档案管理的改革还需要面临很多问题。

三、做好高校学生创新创业档案工作的建议

学生的创新创业档案是证明学生在校期间创新创业情况、实践能力和成长经历的重要文件，它几乎与学籍一样能够伴随学生一生，是学生通往优秀就业环境的一块敲门砖。许多企业的人才招聘部门都会关注学生的创新创业档案内容，将其作为人才任用的依据之一。为了更好的管理学生的创新创业档案，必须从根本出发，弥补管理制度上的不足、提高管理质量，使创新创业档案管理更好的服务学生、高校和用人单位。

1.完善管理系统，全面保存资料

纵观全国高校的创新创业管理系统，大多都是类似的，只是根据学校实际情况有所偏差，这就说明大多数高校在进行创新创业档案管理时都是借鉴其他的高校的管理模式去进行的。在某种程度而言，这种方法确实能够为高校节省管理的精力，但是不同的学校有不同的现实环境，根本无法实现完全的适用。虽然档案的管理工作十分繁琐，所需要进行的事项很多，但是为了全面的保存第一手的档案资料，管理人员必须遵从管理原则，在每个细节处做到尽善尽美。但前提是高校内用于一套完善的管理系统，因此，高校需要借鉴多方面的管理经验，结合自身学校的具体情况，去建立完备的管理体系，在体系的支撑下实现档案的科学管理。在这个过程中，学校必须将管理的权限下放到每个学院，每个学院必须有对应的管理人员参与，将学生的基本资料进行归纳统计，学校再进行统一的管理、存储。

2.强化过程管理，提升管理质量

档案的管理是保证档案真实完整的关键，因此为了改善档案管理的混乱现象，必须强化每个管理过程。具体而言就是要根据创新创业项目的每个环节来调整管理的方式，遵循相应的规律去对症下药。例如，为了确保申报信息的真实性，可以在申报节点创建申报监督表，统计项目的申报数。为了更好的记录结项前的答辩过程，除了在紙质档案内记录相关信息外，还可以利用电子监控，将学生的答辩表现都记录下来，保存在档案内。如此一来，档案的记录内容便可以十分真实准确，这对用人单位而言是最可靠的参考依据。为了促进管理质量的提升，学校还需要将每个学院都紧密的联合起来，可以建立一个交流讨论的群，每个学院的学生项目情况都在群里展现，最终由校级档案管理人员进行统计整理，这样监督和管理便可以同时进行，整个管理过程更加明朗。

3.创新创业档案的共享与保密

创新创业档案的管理涉及到档案信息的分享和保密环节，高校有责任对档案内的信息保密，防止不法分子趁机操作，进行违法活动。但是档案要应用与实际，帮助高校促进学生就业，推动校内教育体制改革，就必须利用好创新创业档案内的信息，将这些信息以合法的渠道提供给有需要的单位或机构。因此，档案的资源共享是档案管理的一个重要问题，在信息化的时代中，要如何实现档案信息的高效传输同时确保档案信息不被泄露。在以往的经验中，笔者认为，首先要做好纸质档案的保存于记录，其次需要建立对应的电子档案，于纸质档案同步保存，在双重保护的情况下档案就较难遗失了。电子档案主要用于档案信息的传输，在传输的过程中，学校可以将电子档案信息投入一个安全的平台，设置相关的密钥，只有获取了密钥的人才能够提取信息。这个密钥可以由学生提供给用人单位，且在既定的时间内只能提取有限的次数，用人单位也有相关的法律责任对学生的档案信息进行保密，如此一来，档案信息就能够较好的实现共享与保密。

4.建立管理平台，实施一站式管理服务

前文提及需要一个合法的渠道来实现档案的共享，因此构建管理平台是必不可少的，在互联网时代下，构建一个信息存储和传输平台不难，难的是如何对平台内的资源进行管理。此外，为了使档案资源的共享更加便捷，必须拥有一站式的服务体系，在一站式的服务体系下，学生的创新创业档案信息保密工作也能够更加顺利的开展，免去的中间繁琐的环节，能够简化管理流程，进而减少不法分子操作的机会。因此，可以构建一个管理的平台，该平台可以由高校、学生和用人单位使用，除了基本的注册信息，上传资料外，还需要对注册人的身份进行核实。例如，学生可以通过平台进行创新创业活动的申报、开题、实验等信息的填写，随后由学校管理者进行审核、上传证据。最后这些信息呈现在用人单位的招聘者手上，招聘人员可以通过平台来向学校进行二次认证，辨别档案信息的真伪。在这个一站式的管理平台内，档案的管理、共享和保密十分便捷。

四、结语

创新创业是当前高校教育中提出的新教育理念，旨在激发学生的个性化成长和实践能力，进行创新创业档案管理则是保留学生实践成绩的一个重要过程。因此，高校要加强对创新创业档案的管理，构建完善的管理制度，积极打造一站式的管理平台，推进档案管理对高等教育的改革。

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