试论人力资源档案管理工作的优化途径

董延艳　蒋仁锋

摘 要：人力资源档案管理工作属于人力资源管理重要组成部分，对于提高单位内人力资源管理工作效率和质量具有重要作用。因此，单位人力资源管理部门应该注重人力资源档案管理工作水平提高，尽可能优化人力资源档案管理工作。本文主要简要分析了目前人力资源档案管理工作存在主要问题，并根据这些问题提出对应改善措施，期望优化人力资源档案管理工作，提高其档案管理工作效率和水平。

关键词：人力资源 档案管理 优化途径

一、人力资源档案管理的重要作用

人力资源作为国家和地区经济发展过程当中重要发展基础，对于经济发展水平高低具有直接影响作用。不同地区人力资源接受教育程度不同，所处经济发展环境不同都会影响到人力资源素质高低。不同企业对于人力资源的需求具有较大差别，因此不同企业必须根据企业发展需求进行企业内人力资源科学有效管理。而人力资源档案是人力资源资源管理中形成的信息资料，在促进人力资源流动、提高人力资源管理水平方面，发挥着不可或缺的重要作用。为了给企业人力资源管理工作提供管理依据以及基础，必须先对企业人力资源进行档案建设和管理。开展人力资源档案管理工作主要是为了了解特定地区以及时间范围内人力资源的各项信息，根据人力资源档案中提供的人员进行合理安排和调配，促进人力资源在为社会发展服务过程发挥其最大价值。

二、人力资源档案管理工作存在主要问题

目前各个单位以及企业都逐渐注重信息技术在人力资源档案管理工作中的应用，人力资源档案管理工作逐步进入智能化管理模式。但是，很多单位和企业对人力资源档案管理工作的认识仍然存在一定偏差，没有充分认识到人力资源档案管理工作重要作用。单位以及企业管理部门对于人力资源档案管理工作不重视，导致人力资源档案管理工作受到硬件条件以及环境限制。很多人将人力资源档案管理工作内容简单化，认为只要对人力资源档案进行妥善的保存便完成了人力资源档案管理工作，这种认知是完全错误的。除了认知程度不够对人力资源管理工作造成限制外，目前很多单位人力资源档案管理部门档案管理水平和技术水平都严重不达标，专业档案管理人才的缺乏，是人力资源档案管理工作效率无法得到有效提升的主要原因。

三、人力资源档案管理工作主要优化途径

（一）健全人力资源档案管理制度

为了给单位以及企业内部人力资源档案管理工作人员提供工作指导，并且严格规范人力资源档案管理工作人员的工作行为，企业以及单位的人力资源档案管理部门必须根据企业以及单位内的实际情况，制定较为完善的人力资源档案管理制度。在进行人力资源档案管理制度时，必须坚持科学性和合理性原则，确保人力资源档案管理制度是科学合理，并且符合单位内人力资源档案管理工作实际情况的，可以为实际的人力资源档案管理工作提出指导性意见。为了提高人力资源档案管理工作效率，其管理制度必须具有简洁性，便于理解易于应用。人力资源档案管理制度不仅是对单位内的员工形成约束作用，同时也对单位领导具有约束作用，这是人力资源档案管理制度不可缺少的双向管理性。

（二）建立专业人才资源档案管理队伍

为了保障人力资源档案充分发挥其档案职能，单位以及企业必须注重专业人力资源档案管理队伍建设。在招聘人力资源档案管理部门工作人员时，除了注意引进专业档案管理人才外，还要注意引进专业计算机网络人才，组建档案管理水平以及计算机网络技术水平均较高的人力资源档案管理队伍。另外，还要注重人力资源档案管理工作人员新兴档案管理知识以及管理技术学习，加强人力资源档案管理工作人员定期培训工作，使其充分认识到人力资源档案管理岗位重要责任，提高管理人员岗位责任感。

（三）完善人力资源档案管理信息化建设工作

为了顺应时代发展，提高人力资源档案管理工作效率，人力资源档案管理工作信息细化建设工作刻不容缓。人力资源档案管理工作中会接触到大量档案信息以及档案数据，仅仅依靠人工进行整理和管理，势必会造成管理效率低下。人力资源档案管理信息化建设既需要相关政策法规支持，也离不开企业以及单位管理层对基础信息化设施建设投入。人力资源档案管理信息化建设不仅可以提高人力资源档案管理效率，还能够最大限度地减少人工管理过各种失误，总体上提高人力资源档案管理工作质量。另外，单位以及企业内人力资源档案信息通常具有一定保密性，人力资源档案管理信息化建设过程，必须确保电子版人力资源档案文件存储位置以及环境安全，避免电子版人力资源档案信息被窃取或丢失，给单位或者企业人力资源管理工作造成严重不良影响。

四、结语

综上所述，开展高效率人力资源档案管理，有助于人才资源充分利用。面对人力资源档案管理现状中基础设施相对落后、信息化管理意识薄弱、专业管理人才缺乏等问题，为了优化人力资源档案管理工作，必须健全人力资源档案管理制度，构建专业的管理人才队伍，投入专项资金推动人力资源档案管理信息化建设，提高人力資源资源档案数据利用效率。

参考文献

[1]金建军.刍议人力资源服务档案管理存在的问题和对策[J].老字号品牌营销，2020（03）：64—65.