数字化档案在企事业单位中的设计与推广

【摘  要】数字化技术的发展十分迅速，如今，各行业纷纷开始应用数字化技术进行改革升级。数字化技术的发展与应用有效推动了档案工作的进步，使其变得更加方便、快捷。论文介绍的系统为快信通公司的业务管理系统，通过该系统可以对快信通目前托管的所有档案室进行有效的管理。其中，管理的主要内容为：实体档案的定位、实体档案的利用、档案室内实体档案数量及门类的统计、消息通讯等。

【Abstract】The development of digital technology is very rapid. Nowadays， various industries begin to apply digital technology to reform and upgrade. The development and application of digital technology effectively promote the progress of archives work， making it more convenient and fast. The system introduced in this paper is the business management system of Kuaixintong Company. Through this system， all archives rooms managed by Kuaixintong can be effectively managed. Among them， the main contents of management are： the location of physical archives， the use of physical archives， the statistics of the number and categories of physical archives in the archives rooms， message communication and so on.

【关键词】电子档案;档案加工;实体定位

【Keywords】electronic archives; archives processing; physical location

【中图分类号】G270.7                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）12-0122-02

1 项目研究背景

随着我国经济体制的改革升级，我国信息化技术的迅猛发展。目前，我国各行各业都处于从纸质办公向电子办公转型升级的时代。电子档案系统指的是利用计算机信息系统结合信息数据库，采用软件工程的思想，将纸质档案存储为电子档案信息系统。在此基础上，电子档案信息系统的准确性和保密性是尤为关键和重要的。

本系统主要目的是通过系统对快信通目前托管的所有档案室进行有效的管理，有效管理的内容包括：实体档案的定位、实体档案的利用、档案室内实体档案数量及门类的统计、消息通讯等相关功能的实现。

该系统采用B/S结构，将系统部署在云服务器上。系统整体建设分为两个阶段，第一个阶段为PC端，第二階段为手机端，目前，主要建设的为PC端，后续手机端另行协商。

2 项目研究内容

2.1 系统处理的内容

第一，档案录入管理。系统主要对通过扫描仪输入的图片进行归档整理。按照文件的归类要求，档案信息的组织架构如图1所示。

其中，文件归类型的档案只拥有虚拟封面（在导出数据时不出现）。卷归类型的档案拥有封面，且属于一个虚拟的文件盒（系统中无法查询）。档案封面上的字段和文件内的字段可以通过用户自定义进行设置，字段分为三种类型：文本、日期、数字。一种档案类型拥有一组封面信息和一组文件信息（档案内所有文件使用同一组字段信息）。除此之外，每份文件需要指定起始页码和终止页码，以便挂接图片。在档案管理的过程中，需要为其内部的文件挂接扫描后的图片。挂接分为自动挂接和手动挂接两种方式。自动挂接是根据每份文件的页码自动寻找图片（前提是图片根据顺序排列），手动挂接是手动选择图片进行关联。手动挂接可分为添加、删除两个操作，具体功能如下：在挂接操作之前和之后均可预览文件夹中的图片，以便检查扫描是否有误、遗漏。挂接完成后图片的顺序根据图片的文件名排列。

第二，档案导入。对于严格遵循格式规范编写的Excel文件可以进行导入。支持的Excel模板共有两种：文件归档案模板和卷归档案模板（由公司提供标准模板以供编程时参考，如使用过程中出现Excel文件与所提供的模板格式不一致，导致的系统错误，本系统无法自动纠正）。必须保证系统中先有封面，再有文件条目，否则系统无法正常工作。

第三，档案导出。每份档案导出后形成的文件：一个条目列表Excel文件和若干图片合成的PDF文件（每个条目中的图片合成一个PDF）。对档案封面批量导出后形成一个档案列表Excel文件。

第四，图像处理。对于预览状态和挂接之后的图片，可以进行简单的加工。

2.2 系统角色

第一，系统管理员。系统管理员的主要功能包括：①用户管理：添加和删除用户、重新设置用户密码;②设置角色：指定每个用户的身份是录入人员还是扫描人员;③数据统计：查看每个用户的工作量（按时间范围查看）;④案卷审核：对于其他用户录入、挂接的档案进行审查，符合要求的通过审核，不符合要求的退回修改。第二，录入人员。录入人员的主要功能包括：①封面、条目录入：详见第一部分“档案录入管理”;②任务查看：查看完成的任务状态，对于退回修改的任务重新修改。第三，扫描人员。档案图片挂接：详见第一部分“档案录入管理”。

对于每一个系统角色，都拥有登录、修改密码的功能。

2.3 其他说明

第一，浏览器兼容性。由于本系统只局限在公司内部使用，因此，为缩短开发周期，使用了快速开发的前端框架，不保证在所有浏览器中正常工作。另外，处理图片过程中所采用的最新的HTML5标准，也不兼容某些版本过旧的浏览器。开发完成后，研发团队提供一份经过测试，完整支持本系统的浏览器版本清单，建议用户使用清单推荐的浏览器进入本系统。第二，图像加工。图像加工的功能类似于Photoshop，操作上具有一定的技巧性。研发团队将系统部署完毕后，免费为用户提供一次培训服务。第三，档号的自动生成。系统自动生成导出文件的档号。针对不同类型的档案，系统后台拥有不同的档号规则。档号规则由系统管理员根据录入的各种字段自定义生成。因为档号里没有文字，要求系统具有转码功能，即将某字段的文字信息转为相应的数字信息。第四，自动挂接时的错误提示。在挂接图像文件时，系统自动判断挂接的图像頁数与录入的页数是否一致，不一致时停止挂接并弹出错误提示窗口。第五，岗位的划分。将图像处理和图像挂接分成两个岗位，图像处理完成后再进行挂接。

3 项目成果及推广

①基础理论成果：项目团队完成论文两篇《电子档案系统设计的安全策略研究》，发表于2017年9月，发表刊物《科技展望》;《档案电子信息认证平台设计及其功能实现》，发表于同年10月，发表刊物《科技展望》。②应用型技术成果：项目团队在2018年项目验收之后，该项目首次被部署在高新区科技城档案委托管理公司快信通服务器上进行试运行。该项目继续在市场上做进一步推广。目前，山东、河南的档案管理公司有意应用该产品进行数字化电子档案管理。

4 项目成果的创新点、先进性

4.1 提高档案管理水平

当前，在信息技术和扫描技术得到有效利用的背景下，再加上档案管理人员综合技能的提升，档案管理数字化是一种必然趋势。事实上，实现管理数字化，不仅方便档案信息资源的整理和归档，还能方便查询，可以有效满足使用者的需要，促进档案管理服务质量提升。

4.2 推进数字化档案的软、硬件设施建设

在企业档案数字化建设的过程中，必须加强软、硬件设施的建设，这不仅是企业档案数字化建设的基本前提，同时，也是其顺利运行的基本保障。首先，优化配置各种资源，为档案部门配备必要的硬件设施。各企业应根据实际需要，为各自档案馆室配备必要的计算机、扫描仪等基本设备，并随着需求发展不断升级完善。其次，各级领导，尤其是企业主管档案工作的领导，每年要定期听取档案数字化建设汇报，了解档案数字化建设工作情况，提出要求、下达任务，关心和支持这一工作，创造条件投入资金、配置先进的软硬件设备，帮助解决工作中遇到的实际问题。

4.3 建立数字化档案标准体系

档案数字化建设是一种基于网络环境的数字化档案信息资源共享的档案管理系统，是一个面向对象的分布式网状结构模式，是由一个个相对独立的电子档案实体组成的。要对这些分散的档案信息资源进行组织控制，就必须有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等，这些标准也仅仅是几个主要的标准。而实际上，在档案数字化建设的过程中，标准化是一个体系，是一个系统，因此，企业要结合实际，迅速建立一个具有企业特色的标准化体系，用来明确各业务部门和档案管理部门在数字化建设过程中的地位、职责、定位。

【参考文献】

【1】张雅欣.关于档案数字化管理的创新[J].中国科技博览，2018（18）：145.

【2】高晓莉.信息安全在人力资源档案数字化管理中的有效运用[J].现代营销（经营版），2019（08）：20-21.

【3】朱桂红.资源共享视域下自然资源档案数字化管理策略研究[J].浙江档案，2020（09）：63-64.

【基金项目】Ky-xjy704-IPv6过渡技术中安全协议分析及应用研究。

【作者简介】张娴（1981-），女，江苏苏州人，讲师，从事信息安全技术研究。