档案数字化建设的作用及意义研究

文/黄婷（靖江市残联）

对于档案的数字化建设来说，就是在现代背景下，通过计算机及数字化技术，开展档案的加工、管理工作。而且还要通过网络信息平台，进一步提供更高质量的档案服务。随着当前信息技术的不断发展，在档案管理中，数字化建设也逐渐成为其中一项重要的内容。

一、档案数字化建设的作用

首先，通过档案数字化，能够在最大程度上，将档案更好地保存起来，确保其原有的模样不会被破坏。随着数字化建设进程的不断推进，也推出了各种档案数字化技术，比如说电子化处理、数字化备份，以及图像处理技术等等。第一，电子化处理。对于档案来说，在人类文明的发展历史上，具有重要的价值和历史意义。在传统的档案中，主要以纸质档案为主，在这种形势下，就使得档案更容易随着时间和使用频率，造成一定程度上的损坏，甚至会出现丢失的问题。因此，这就大大地降低了档案保存的安全系数。通过信息时代下的电子化处理技术，能够在计算机网络上，对于档案进行存储，并且在网络上，上传电子化档案，不仅能够减少对于原档案的使用频率，同时还能够让纸质档案，具有更长的保存时间。第二，数字化备份。数字化备份属于当前一种较为常用的数据备份方式，主要对象就是一些具有重要价值需要长期保存的档案，通过云储存等技术，对于这些档案进行备份。第三，图像处理技术。在档案保存和使用的过程中，常常会由于多种因素，导致纸质档案中的内容，出现模糊、污损等问题，因此就可以通过数字化技术，对其进行修复。在利用计算机对于档案进行扫描之后，就能够得到数字影像，再通过图形处理技术，就可以恢复其中模糊不清的文字和图像。

其次，对于档案的数字化建设，能够拓展原有知识档案的应用范围，还进一步转变了对档案的应用方式。通过对其进行数字化处理，也能够弥补和改善传统的纸质档案，在应用和管理工作中的不足和局限，而且还简化了对档案的复制流程。同时，通过在计算机网络上，上传和储存档案资料的内容，也可以让同一份档案在同一时间内，供给多人使用，进一步拓展了档案资料的覆盖范围，提高了社会化程度，促进了档案资源的共享。另外，通过档案的数字化建设，也能够在档案调阅的过程中，打破时间和空间的局限，实现跨地区、跨时间的调阅，而且还可以通过互联网平台，在不同的地区，进行形式多样化的档案的传输。这样也能够让档案具有更大的利用空间，而且还能够提高档案传送的效率，大大地减少在传输过程中，所需要的资金的花费。此外，通过档案的数字化发展，也能够在档案进行检索和查询的过程中，具有更高的效率，将档案工作和计算机充分结合起来，对于计算机的先进的检索以及处理功能，进行有效的应用，这样就能够在最短的时间内，更加精准的检索出所需要的档案数据。

二、档案数字化建设的意义

（一）提高档案工作的经济效益

随着信息社会的发展，以往的纸质档案已经无法紧跟时代的潮流，满足当前时代发展的需要。因此，就必须要推进档案的数字化建设。通过对档案的储存方式，实现数字化的转变，也能够让档案信息在存储的过程中，具有更大的容量。在数字化形式之下，能够实现传统的纸质档案的转变，让其以机读档案的形式，进行储存和管理，这样也能够节约档案的存储空间，减少档案保管的费用。同时，在人们进行档案查阅的过程中，也能够具有更高的效率，而且还能够避免出现纸张的浪费。

（二）提高办公效率

随着数字化档案的应用和推进建设，在进行档案检索和查阅的过程中，也能够让所获得的数据信息，具有更高的精细化程度，而且还能够便于资料的查询，可以实现对于档案资料的即时查询，这样也能够提高档案服务的质量和水平，更加有利于机构的运转。随着数字化技术的引进，也打破了档案在传输过程中的时空界限，也让档案管理人员，在日常的工作的过程中，进一步减轻了工作量和工作压力，同时还能够在很大程度上提高档案工作的效率[1]。

（三）确保档案馆保存的完整性

从保存方式这一角度来看，对于传统的纸质方案来说，在进行保存管理的过程中，往往具有较高的零散性[2]。因此，在具体的档案管理工作中，就经常会产生档案管理不全面或者遗漏的问题。通过对档案进行数字化建设，也能够针对这一问题，实现有效地解决。档案的数字化建设能够在网络系统中，进行档案内容的录入，而且还可以在线的对于数字化档案，实现统一的编码和保存。这样，就能够让档案的管理和保存工作，更加安全、可靠，确保档案的完整性和齐全性。

（四）加强对档案原件的保护

在档案资料中，记录了重要的历史数据和内容，对于国家和社会都具有重要的价值。因此，如果发生档案丢失或者是损坏的现象，也会给国家和社会带来巨大的损失。通过对于纸质档案，进行数字化档案的转化，也能够将档案原件中的内容，在数字化档案中完整地呈现出来，在人们需要查阅档案时，也可以由数字档案代替纸质档案，以供人们阅读和检索。这样也能够减少对原件的使用频率，有效地防止在使用的过程中，出现档案原件的丢失、损坏问题，而且还能够大大地延缓原件的老化。

三、总结

综上所述，为了进一步适应当前时代的发展需要，必须要推进档案管理工作的数字化发展，通过数字化档案的应用，能够提高档案管理以及检索效率，实现档案共享，同时还能够更好地保护档案原件。