高校建立网络报销模式的研究

西安工业大学 蓝婧瑞

随着科技社会的发展，越来越多的科技成果被研发出来。而这些科技成果的研发又可能带给多个领域巨大的变革，而网络信息化技术就是其中之一。目前网络信息化技术已经被应用于很多行业，其中就包括高校财务管理行业。高校经费管理是高校财务管理的重点单位，积极推广网络报销模式则可以提高师生报销满意度、减轻财务人员负担。但是当前高校网络报销模式推广过程中存在很多的问题需要解决，对高校提出更高的要求。

一、高校建立网络报销模式的意义

（二）节省师生财务报销时间

在高校传统报销模式下，由于报销任务重，财务管理人员有限，且报销流程复杂，使得师生进行费用报销时需要花费很长的时间去财务部门排队报销。尤其是到了年底的高峰期时，报销排队现象更甚。而财务报销要求比较严格，而报销排队的结果可能存在资料不全、材料有误的问题，而长时间的等待和排队会影响人的情绪，甚至引发与报销人员的矛盾。但是网络报销可以通过网络进行，不仅减少了排队时间，还在一定程度上避免了财务人员与报销人员间的矛盾。

（二）提升财务工作效率

传统报销模式，财务人员要正面面对很多报销人员，会出现分心及心情烦躁的情况，无法专心地投入到工作中。应用网络报销后，人流量减少，无形中优化了财务办公环境。此外，网上报销模式的使用减少了审核人员手工录入记账凭证环节，减少了财务人员工作量，提升了审核人员的工作效率。

（三）提高经费使用效率

网上报销模式的使用，提升了财务透明度，相关人员可以查看对应的业务报销状态，方便对应人员及时有效地掌握资金使用情况，提升经费使用效率。

（四）提升财务报销执行力

传统网络报销模式下，报销人员一般都是准备资料去报销，对财务报销等方面的制度不了解，很多时候在不满足报销要求时，只是机械地去完善对应资料，而负责审核报销的人员则需要再次接收审核资料。但是应用网上报销系统以后，报销师生需要提前学习对应的制度才能全面、有效地填写对应的保障信息，提升报销顺利度，减少负责审核资料人员工作量。

（五）推动财务信息化进程

网上报销系统与网上申报及查询系统一样，都是高校财务网上办理系统的一部分，也是,高校信息化建设的一个重要组成部分。因此高校建立网络报销模式可以在一定程度上推进高校信息化水平的提升。

（六）整体推动高校教育事业及教育中大数据信息的应用发展

高校网络报销系统的应用建设，在一定程度上可以为高校财务管理工作转型奠定基础。因为随着科技社会的发展，大数据应用的优势清晰可见，因此在财务和高校内应用大数据已经成为未来的趋势。而财务管理中应用大数据技术可以帮助提升财务人员财务工作处理结算的速度和精准度，促进财务管理水平的提升，进而推动整个高校教育工作的全面发展。而这个过程中，网络报销模式的建立，是实现大数据应用的前提和必经流程。

二、高校建立网络报销模式存在的问题

（一）报销人员难以适应新的财务报销系统

传统报销模式情况下，费用报销人员只要将需要准备的报销资料准备好送到财务报销处，报销资料由对应的审核人员进行现场审核，发现错误之处可以当面指正，甚至很多时候还可以找到合格的资料给报销人员参照。但是网络报销模式运行以后，报销人员能够通过自己独特的账号密码来登陆报销系统，进而自助地去填报报销单，提供报销资料。但是这过程中需要报销人员具备一定的报销财务知识，所以需要提前去学习对应的报销文件，且具备正确、熟练地运用报账软件的能力，或者找其他人帮忙填报。但是对很多师生及其他教职工而言，这却会造成一定的负担。因此，给报销人员使用新财务报销系统形成一定的阻碍。

（二）信息沟通不及时

首先，网络报销模式的实施，对报销人员及财务审核人员的财务知识要求都比较高，无论报销人员还是审核人员而言都是从线下向线上的转换。在实际的网络报销过程中，可能会因为报销人员不能全面掌握对应的财务知识，或者不能正确操作对应的报销系统，而线上又无法及时完成与财务部门审核人员的及时沟通，发生退单的情况。而预约工作出现问题时，虽然财务审核人员可以通过电话与报销人员沟通交流一部分问题，但是很多问题仍然无法及时解决，需要继续提供对应的手续以后再执行预约单送回操作。也因此造成预约单据返单率高的问题出现，降低了网络报销工作开展效率。

其次，高校不仅在财务报销方面引入信息化建设手段尝试使用网络报销模式，还在进行人力资源管理系统、资产管理系统及学生管理系统开发管理，也都取得了一定的成果。但是目前各个版块建设中缺乏统一的协调沟通管理手段和桥梁，导致这些版块之间出现了“孤立”的现象，版块开发仅能支撑某一领域的使用需求，版块间却互不相关、信息不能及时共享，不利于学校工作的长远发展。

（三）技术问题难以得到及时解决

目前网络报销建设中还有很多的问题需要解决，最常见的一个关键问题就是网络报销模式只是提升了报销资料初送流程，并非实现了全部网络报销。在完成网络报销系统内的对应表格内容填写以后，还需要将预审单据打印出来找对应的负责人审批，之后还需要将预审单原件送到财务审核处。同时报销工作的流程还存在程序复杂繁琐、涉及单位和部门众多的问题，还是会浪费报销人员很多的办理时间。

三、高校建立网络报销模式的策略

（一）做好宣传、培训，提升报销力度

首先，人们接受新事物都需要一定的时间，且一般都具有一定的抗拒性，因此要提高网络报销模式应用率，就必须加大宣传力度，帮助广大教职工树立网络报销模式的观念，使其更加直观地认识到网络报销的好处；其次，财务部门可以通过组织培训、发放宣传单页、张贴通知说明等多种途径来将复杂的报销制度简化成通俗易懂的知识，让教职工掌握使用网上报销系统的方法。总之要在提升教职工认识的基础上，并采取宣传的方式来提升教职工对网络报销系统的操作能力，进而提升网络报销系统的利用率；最后，要通过对财务相关人员的培训来提升财务审核、报销人员的业务素质，保证其熟知对应的制度规章，掌握对应的操作要求，提升其工作效率。在一定程度上提升报销工作开展效率，提升报销人员对网络报销工作的满意度。

（二）建立合理的信息沟通平台，提升沟通效率

首先，解决沟通不到位引发的预约单据返单率高的问题的唯一途径，就是设置合理的平台来给报销人提供及时有效地咨询沟通机会。因此，财务审核部门需要建立对应的沟通宣传平台，例如建立微信群、设置公众号、建立专门的网页等作为沟通平台。其中微信群内的报销人和审核人可以直接进行交流。交流过程中其他报销人也可以掌握同类的难题。同时对于审核人回复不及时的情况，完成对应步骤的报销人还可以给其他报销人提供建议和意见，提升申报顺畅性。还可以在专门的网络平台上设置留言专栏，方便报销人查找同类问题。同时财务单位可以根据自己的工作经验将报销过程中遇到的常见问题通过微信群、微信公众号及网页进行知识分享，提升沟通效率。

其次，高校应该成立专门的领导小组及协调管理机构，整体负责高效信息化平台、系统建设。整个过程可以先收集各个版块的需求，然后组织会议对各个版块间的问题进行综合安排和设定，捋顺各版块间的关系和需求，使各个系统间形成有机、合理的关联，促成包括网络报销在内的财务信息化建设及其他版块建设的共同发展。在保证各项工作顺利开展的同时，提升各项工作开展效率，降低沟通成本。

（三）加快信息技术建设，完善网络报销系统

网络报销系统应用以后，高校教职工更会向往完全网络化的网络报销模式。因此对高校的信息化建设提出更高的要求。

首先，要做好对网络报销系统的安全性、稳定性的管理，因为网络报销过程属于财务管理的一部分，同时涉及高校和报销人员的根本利益，一旦系统网络安全得不到保证，就可能给报销者带来财务损失。因此在高校应用网络报销模式的前提，是保证网络报销系统的安全性和稳定性。具体的执行过程就是信息管理部门要按照财务管理部门需求，设立对应的网络预警系统，对数据进行有效的监控和保管，防止数据丢失；其次，针对目前高校财务系统中不能实现完全网络化处理的问题，加强对应的系统中增加资料审批等板块建设，为报销人节省时间，提升报销效率。例如在报销系统中加入学校人事层级关系内容，增加系统内报销单据网络审批版块，为报销人员节省审批时间、提供方便。

总而言之，网络报销模式较传统报销模式而言，可以起到简化报销流程及审批环节、节省报销者时间等优势。但在具体执行过程中却存在很多问题，对网络报销系统的建设开发形成一定阻碍。因此，高校财务及领导部门需要针对这些问题采取措施，提升网上报销系统应用效率。