电子档案管理及应用效应初探

金炎

摘 要：随着信息技术广泛应用，电子档案管理成为新兴研究项目。做好电子档案管理，使档案管理更加便捷、高效，切实提高档案工作效率和质量，同时带来可观的经济效应。电子档案管理在具备诸多优势的前提下也存在不可忽视的风险与问题，本文就电子档案管理的利弊及应用效应展开探讨。

关键词：电子档案管理;利弊;应用效应

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.128

当今社会，档案对企业的重要性已经毋庸置疑。但受传统档案管理模式的限制，档案管理在效率和质量上已难以满足当前信息化时代的需求。在这种背景下，电子档案管理应运而生，电子档案管理在信息资源处理、整合、传递、利用上，都更具优势，很大程度弥补了传统档案管理不足，促使档案工作更加精细化、高效化。

1 电子档案管理

电子档案管理就是应用现代信息技术手段，对传统实体档案进行数字化管理的一种模式。最终目标是使档案管理及利用更加方便快捷，最大限度发掘档案价值，提高档案管理工作效率和档案信息利用效率。

2 电子档案管理优势

1）提高档案归档效率。传统档案归档依赖于人力完成收集、整理、立卷等工作，耗费大量时间，还容易出现资料收集缺失、遗漏，归档不及时，甚至错误等问题。随着办公自动化逐渐普及，各类办公系统可轻松与电子档案管理系统对接，具备在线归档功能。系统可提前发布归档计划，设置归档节点，布置归档任务，并实时追踪归档情况，将档案收集工作有效管理起来。企业业务活动中形成的各种电子文件，都能方便及时归档，实现档案收集整理立卷同步进行。系统还可对电子文件真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，并自动分类、编号、组卷，归档人员及管理人员只需录入少量信息就可完成全部工作，极大提高了归档工作效率。

2）提高档案利用效率。传统档案检索、借阅等工作主要是人工进行，受人员数量及精力限制，效率低，误差多，时效性差。同时增加了用户使用成本，造成部分潜在用户流失。电子档案管理模式可有效减少上述弊端，只需在检索栏输入需要查询内容的关键字，检索结果马上显示出来，支持多种检索模式，可精确搜索，也可模糊搜索。通过网络传输技术支持，在线同步实现审批及借阅。电子档案管理系统还可生成专题库、多媒体库等数据库，使所有类型档案资源实现信息一体化，大幅提升档案利用效率。

3）降低人员工作强度，提升人员综合素质。电子档案管理模式的应用，大量的人工操作由计算机替代，管理人员得以卸下了沉重的工作负担，极大缓解了劳动强度。同时电子文件成为档案管理主体，如何管理及利用好电子文件，成为档案管理工作的重点，也对管理人员素质提出了新的要求。电子文件与传统载体文件属性不同，管理模式与方法也截然不同，这就促使管理人员既要牢固掌握原有档案管理知识，还要不断更新自己的知识体系，学习电子信息与计算机相关技术。在电子档案管理时代，合格的管理人员必须具备优秀的综合素质，包括高度的责任心、主动的服务意识、一定的电子信息素养。

3 电子档案管理存在问题及应对措施

1）电子档案管理体系不健全。电子档案管理模式的推广时间较短，其管理方式与传统方式差异较大，且与传统管理体系完全不匹配。而传统载体档案使用时间较长，管理人员已经习惯了其管理模式，转变为电子档案管理模式后，由于缺乏统一健全的管理体系，会出现一些操作不当，或各种违规问题，容易出现无序管理状态。

因此建立健全电子档案管理体系是电子档案管理健康有序发展最重要的保障。管理体系的建设要依据国家相关标准规范，结合工作实际，规章制度的制定要严格、细化、具备可操作性，对电子档案“收、管、存、用”各个环节作出明确详细的规定，规范管理人员及利用者行为，预防可能出现的错漏问题，使电子档案管理迈入规范化、科学化。

2）电子档案资源建设困难重重。电子档案资源是电子档案管理模式的基础和核心，各类数字信息资源建设是电子档案管理工作的重中之重，其主要来源为存量档案数字化。要进行数字化加工必须采购设备，配备专用场地和人员。而存量档案库存较多，扫描处理工作量极大，要在短时间内使资源建设工作见效面临来自人力、物力、财力等方面的巨大困难。

存量档案数字化加工必须取得各方面的支持，最好将其纳入企业信息化规划，争取经费及人力资源保障。提前策划准备，先摸清家底，时机成熟后根据摸底结果编制《存量档案数字化工作方案》。依据方案组织有经验人员甄别档案，对日常利用率高、具备较高价值的档案优先数字化，满足用户最急迫的需求。同时数字化工作单靠档案部门难以独立完成，必须与档案形成、信息化等业务部门相互合作，共同推进。

3）電子档案安全性存在隐患。电子档案是以数字的形式存储在各类存储介质上，不管是磁盘还是光盘，都存在寿命有限及易损等缺陷，且对外在环境要求较高。电子档案在进行传输或储存过程中，还可能遭受病毒入侵、黑客攻击，出现信息丢失、泄露、甚至被篡改、窃取的情况，严重危害电子档案信息安全。此外，电子档案无法像纸质档案一样直接识别，完全依赖于相关软硬件平台，一旦失去合适的运行环境，就变成一堆无用的二进制代码。

因此必须充分关注电子档案安全性问题，电子档案管理系统应能将接收到的数据自动转换成统一的通用格式如PDF、TIFF等，以保证文件长期可阅读性。并具备完善的备份与恢复功能，能根据数据重要程度选择在线、离线、异地、异质等不同备份方式，服务器、存储阵列等设备应安置在符合条件的屏蔽机房中。加强网络安全监管，安装防火墙、杀毒软件等安全产品，通过定期病毒查杀，设置网络安全预警，数据加密等手段构建有效的安全防护机制。

4 电子档案应用效应

电子档案管理的应用除了创新档案工作模式，还能为企业从人力、物力、时间等方面节省大量成本，产生可观的经济效应，主要体现在以下方面。

1）传统模式下，归档及利用需经过一系列人工环节，费时费力。电子档案管理模式使所有环节在线上完成，降低了人员工作负担，至少节省人员5%的工作时间，以一家500人中等规模企业计算，每年可节省工作时间25人年，直接节省人力成本数百万元。

2）通过充分利用电子文件，以及网络传输的优势，日常打印复印量大大减少，节约了大量材料成本。特别是产品型号多、产量大的企业，每年各种幅面纸张及设备耗材，保守估计节省数十万元。

3）很多企业设计研发与生产分布在多地，人工管控文件图纸的输出、发放及更改等，不但费时费力，时效性差，还容易出错。电子档案管理系统可以对文件图纸进行精确控制，即时协调，实现了对文件图纸全程智能化管理。全面解决了文件图纸从生成到使用的瓶颈问题，提高传递效率，降低了差错率，节省了大量时间，缩短了产品设计生产周期，提高了企业市场竞争力，产生的潜在价值无可估量。

5 结语

总而言之，在高速发展的信息化时代冲击下，电子档案管理模式取代传统模式已是必然。电子档案管理在带来全新的模式和体验同时也存在不少问题，对于档案工作来说既是机遇也是挑战。合理运用电子档案，采取适当措施规避风险，将促使档案工作升级转型，更好服务企业与社会。

参考文献

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