大数据背景下人事档案管理的创新路径探讨

高晖

摘 要：现如今，时代不断变化，为各行各业提供了广阔的发展空间和展示实力的机会。创新、突破是每个单位持续成长的必由之路。与其他单位相比，本单位具有更多的优势和发展途径，但也会遇到更多的挑战和问题。其中，人事档案的管理是许多单位普遍存在的问题。一方面，信息时代的变革改变了传统单位的管理模式。单位人事档案管理需要采用信息化管理模式，改变传统的管理观念和工作方法。大量的数据和信息使单位的人事管理面临着巨大的变化和挑战。另一方面，历史遗留的问题和现有工作形式的不完善也增加了人事档案管理的任务量。面对众多繁琐的工作内容，对相关人员的专业素质提出了更高的要求，制定科学合理的管理策略迫在眉睫。

关键词：大数据;人事档案管理;创新路径

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.114

在人事档案的管理中，因为人事档案的残缺、信息不完备等情况造成的直接、间接损失不计其数，所以在大数据背景下，创新了人事档案管理的路径是对传统人事档案建立工作的一个很好的补充。在这样的时代下，我们可以将从前不敢实践的想法去落实到新的人事档案编辑、修订中。

1 大数据与人事档案管理概述

1.1 大数据的概念

科技的进步改变着人们的生产生活，使社会各个领域朝着信息化、智能化的方向发展，为生产力的发展提供了强劲动力的同时，也带来了大量的数据。为了适应信息化的生产生活方式，对数据处理提出了较高的要求，要求能够将数据进行及时准确的分析处理和高效存储，使数据使用方能够高效地提取数据，安全地使用数据。这就对传统的数据处理模式提出了新的要求，而大数据技术的产生很好地解决了大量数据处理方面的问题，为社会的信息化进程提供了极大的

推动。

1.2 人事档案管理的概念

人事档案是指将员工的基本信息资料、个人经历和德行表现集中起来，形成的档案材料，以供管理部门的考核和调用。而人事档案的管理是指将员工的人事档案进行科学的储存和管理，对员工的基本家庭状况、技能、工作经历和德行表现进行细致的管理，为人事、组织等相关部门的人才管理工作提供數据保障，有利于管理层进行科学的岗位规划和员工的发展。随着时代的发展和单位管理制度改革的深入，对人事档案管理工作提出了新的要求，要求其能够符合深入改革的需要，加强人事档案的管理力度和深度，为单位和员工的共同发展提供坚实的保障。

2 单位人事档案管理中存在的问题

2.1 管理方式落后，管理效率较低

人事档案管理涉及员工较多的信息，需要重点保护档案资料，保证员工的个人信息安全。单位在人事档案管理过程中，一般会采取传统的信息登记方式，分门别类整理后直接放置在档案室封存。该过程虽然有效保护了员工的档案资料安全，但是也给信息提取和使用带来了低效和阻碍，由于寻找档案资料过程需要有经验的管理员工进行人工筛选，不仅资料提取速度较慢，层层递进的审核过程也会影响办事效率。信息时代背景下，传统的管理方式已经不能满足当前的人事档案管理需求，一些单位会采取双层系统管理的模式，一方面用纸质资料留档，管理员工资料数据;另一方面信息化存档，提高管理效率。另外，很多单位领导对人事档案管理的重视度比较低，管理制度的松懈直接导致员工工作态度不认真，严重影响人事档案管理质量与效率。

2.2 档案信息存储、审核不规范，管理人员专业素养差

单位的人事档案管理过程中，一些员工档案内容存在资料不完整和信息有误的情况比较常见。主要原因是员工在填写资料过程中出现错误，审核人员未及时发现或者由于某种原因出现作弊或者故意瞒报等情况。单位的人脉关系网络比较复杂，在员工招聘管理中，人事档案管理方式也存在一些漏洞，让一些人有可乘之机，造成人为因素干扰和影响档案信息准确率问题，直接导致后期出现人事调动或升职考核时，档案信息无从考证与核实，给人力资源管理工作造成极大的困扰与工作难题。另外，档案管理人员的专业素质也是影响人事档案管理有效性的重要因素，很多从事人事档案管理工作的员工认为该职位缺乏挑战性与升职空间。多数员工存在短期从事相关工作或者过渡学习的心理，频繁调动工作岗位，导致人事档案管理部门缺乏长期有经验的管理人员，也为人事档案的工作管理带来较多问题。员工参差不齐的工作年限与从业经验为单位人事档案管理留下较多的管理隐患。

3 大数据背景下人事档案管理的创新路径探讨

3.1 紧跟时代步伐，创新制度管理

时代在进步，科技也在日新月异，我们不能被时代抛弃，要在人事档案管理工作中做新时代的弄潮儿。第一步应当建立起信息化的人事管理档案，把资料的真实性作为首要的入档标准，仔细核查每一份档案信息，确保如此低级的错误不会在未来的某一天爆出，影响单位形象;其次是档案的形式不能只限于纸面上，要全面使用计算机进行电子归档，而且要做好备份工作，确保资料不流失。第二是要将数据信息考核纳入档案其中，实现单位内部的透明化。日常出勤、加班、请假等作为基础的员工考核标准一定要做到透明化，给到员工有错必纠、有功必奖的风气，将有效推进单位高速健康发展。第三要严密做好人事档案信息的管理工作。把控好人才的录用、转职、离职等工作，每一环节做好把控，认真核对，尤其是大批转职的人员变动，要做好二次核对，谨慎将档案信息归档。

3.2 实现智能化办公与人事档案管理

大数据背景下，各单位都配置了电子信息设备，要善于利用智能化的工具来为人事档案管理工作做以辅助。国家倡导无纸化办公多年来取得了很大的成效，在办公室中，除必备的文本合同、备份信息等要用到纸张，基本做到了无纸化办公，纸质人事档案可以通过电子扫描技术转化为电子人事档案，很大程度上提高了一份档案的利用率，也避免了“一次弃档，终生不录”的无人才可用局面。在智能化的运用中，对信息资料真实性的排查也很重要。例如某家公司在面向全网公开招聘时，因对复试人员的二次核查，查出此人资料信息作假，在各信息平台检索都查无此人，人事工作人员随即上报公安部门，警方迅速调查了此人的身份信息，竟是潜逃多年的通缉人员。采用智能化的操作流程帮助警方抓获了潜逃的犯罪嫌疑人，所以在人事档案管理中，智能化办公不可谓不重要。

3.3 使人事档案数据化，做大数据时代的奠基石

人事档案管理工作是辅助整个单位高速长远发展的核心工作，因此要更人性化去服务于其他各部门，将人事档案数据化就至关重要。数据化的核心理念基于“重要信息优先级最高，次要信息优先级次之，无用信息可以不归档”，然而从前都是由人事人员负责档案工作，这就无可避免因其个人喜好原因就把信息的优先级从自身角度去做考虑，这对数据的完整性、客观性都有很大的影响。所以大数据背景下，在档案的创新管理方面就完全会避免掉这一点，因为数据化的思维下，信息的优先级固然重要，但数据库是庞大的，不缺乏有用信息，这就可以完全将人事档案信息都存档，有需要的时候从中挑选就可以了，排除无用信息的干扰。另外单位可以通过培训来使人事档案管理人员达到能够胜任这一工作的能力，比如使用计算机操作的能力、掌握常用办公软件的能力等等，使人事档案管理人员做好大数据时代的奠基石，促进单位高效迈向新的台阶。

4 结语

人事档案管理工作在管理占有重要地位，人事档案管理制度与大数据技术的有机结合能够提高单位的管理效率，为单位和员工的快速发展提供强劲动力。

参考文献

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