借助信息化载体优势，优化事业单位人事档案管理

摘 要：事业单位作为重要的机构，所呈现的社会服务效能十分的突出。在内部管理和运营中，做好人事管理十分必要，针对重要的人事信息进行建档管理，从而将人资管理工作有效的落实下去，也能够为单位内部的人员考核和岗位调配提供重要的行动参考。随着人员规模的增大和档案信息的复杂化，事业单位需要在具体的管理体系上进行革新，加强信息化技术载体的科学应用，立足于具体的管理要求进行管理体系的完善。

关键词：事业单位;人事档案;信息化管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.091

在事业单位内部工作环境中，人事档案是管理工作中的重要组成，同时在战略统筹和人资管理等各个方面所具有的支撑作用也十分突出。随着时代的面貌呈现出新的形态，事业单位在具体的管理理念，和具体的工作模式上也要进行合理的创新。加强信息化技术载体的革新，在此基础上对具体的工作体系进行完善，进而保证人事资源建档和管理工作效能更加的突出。

1 事业单位人事档案管理信息化革新的必要性分析

在事业单位内部的工作领域，人事档案是比较重要的管理内容，不仅影响着内部的运营，决定着战略统筹相关工作的开展，同时也在促使服务工作环境有效优化方面所具有的价值也比较显著。然而，就目前来讲，在人事档案管理的工作领域，存在的局限性比较突出。在思想意识上比较落后，缺乏先进思想的引进和支撑，导致围绕人事档案所开展的管理工作在效能上存在着较强的局限性。在资料的搜集与整理方面，因为技术体系在功能上相对比较滞后，导致所搜集的档案信息存在着较强的片面性。再加上全新的市场环境下，事业单位在人事档案方面的管理要求逐渐严格化，传统的档案管理体系呈现出明显的弊端。顺应时代的趋势，加强信息化技术载体的有效引进与革新就变得十分的关键，在改善档案管理环境的同时，也能够让整体的工作效能和具体的管理品质获得全面性的提升。因此，事业单位需要在资金上、技术上加强投入，并对具体的管理举措进行有效的创新。

2 事业单位人事档案管理信息化的发展路径分析

2.1 树立正确的信息化管理意识

面对人事档案的管理工作，为真正的实现信息化改革，需要在思想意识上进行有效的革新。首先，领导者需要对待这一管理工作在思想上积极的转变观念，认识到时代的变化，对信息化的发展趋势形成准确的认识。之后，在正确的思想导向下在资金方面进行合理配置，用于先进技术的引进、人员的引进与培训支撑，为信息化管理工作的全面改革提供基础的动力支撑。同时，也要针对信息化的管理优势进行合理的宣传，加强新媒体的载体功能，通过微博、微信等载体支撑，宣传信息化档案管理所具有的智能化、现代化体系，并以此为支撑进行规范管理，从而保证整体工作效能更加的突出。

2.2 完善信息化基础设施配置

在发展信息化管理体系的过程中，事业单位需要从基础设施层面着手进行合理的规划。首先，需要对具体的管理软件进行引进[1]。针对当前的信息化市场环境进行全面的调研，对各类软件所具有的功能进行明确。对人事档案的具体管理目标进行明确，包括档案类型的划分，模块功能的设置，以及数据资源库的构建目标等。之后，整合先进软件，通过彼此之间的相互协调对具体的功能体系进行完善。同时，在建设基础设施的过程中，要分别从录入、加工、整理、存储等多个方面进行功能模块设置，实现分层管理，从而保证档案管理的工作效能更加的突出，更具有针对性。

2.3 搭建人事档案管理系统

在信息化的思想导向下，为保证人事档案在系统构建方面所具有的功能范围更加的全面和广泛，需要注重系统的构建。首先，针对大数据的发展趋势进行有效的分析，加强档案数据信息的全面整合[2]。针对内部的人事信息进行全面的调研、整理，利用大数据平台进行分析与统计，从而保证所构建的人事档案在资源储备方面更加的完善。其次，在构建信息化系统的過程中，需要借助电子扫描等技术手段对相关的档案信息进行及时的补录和完善，动态革新具体的档案信息，从而全面提高档案信息的整体参考价值。同时，在构建系统的过程中，需要在专业信息化技术的支撑下，对具体的检索、查询等功能模块进行优化。推出智能检索服务，为内部的战略统筹相关活动规范开展提供重要的参考依据。也能够方便人资管理具体落实的过程中，参考具体的人事档案信息进行人员素质考核，为岗位调配和提升，提供重要的参考依据。此外，在搭建系统的过程中要遵循一定的灵活性、动态性原则，顺应国家的要求和内部人事环境的变化进行及时的调整。

2.4 强化信息化系统安全监管

在具体组织和构建信息化管理体系的过程中，需要针对人事档案在安全性方面所提出的具体要求进行明确。加强安全管理体制的有效建设，并在信息化载体的支撑下，对具体的安全保障体系进行优化。从而保证所构建的管理环境更加的安全、稳定，在进行智能管理，以及落实档案信息共享工作的过程中，能够保证整个环境更加的安全。首先，要围绕国家在人事档案管理方面所提出的战略法规，如《中华人民共和国档案法》，立足于目前在人事档案信息化管理方面的实际发展情况考虑，对具体的规章体制进行完善，为后续的革新和系统建设工作提供重要的参考。同时，在管理的过程中，需要引进功能突出的安全防护软件，如安装防火墙，给信息化的档案管理体系建立一道保护屏障，有效地杜绝病毒入侵风险。也能够有效规避一些重要的人事档案信息丢失或者泄露，保障内部人员的信息安全。此外，在全面落实信息化系统革新的过程中，需要在安全监管机制方面进行合理的优化与完善。加强系统运行环境的有效监督，结合以往在档案管理方面的工作经验，以及对信息化管理体系的了解，系统分析在系统运行中可能存在的风险，并对具体的诱因进行合理的分析，在此基础上合理的制定预处理的解决方案，这样能够让具体的管理环境得到优化。

2.5 加强管理人员素质建设

在全面落实信息化革新的过程中，为保证围绕人事档案所开展的管理工作，在效能上更加的突出，需要从人员的素质层面着手进行合理的优化。首先，对信息化的管理工作目标进行明确，对需要掌握的职能素养和流程标准进行明确。之后，合理的组织内部管理人员的素质培训活动。结合人事档案信息化管理的主要内容，以及在操作过程中需要掌握的注意事项进行系统的分析，加强管理思想和技术要点方面的培训与渗透。促使内部员工能够有效地掌握相关的操作技巧，从而规范地对信息化的管理体系进行操作，为后续单位本身实现服务品质的全面提升，奠定良好的人员储备基础。同时，为保证信息化管理体系得到有效的落实，加强人员素质的有效监督也十分必要[3]。制定完善性的考核体制，对工作人员在信息化管理体系的具体实施和操作情况进行有效的审核，以便可以及时发现所存在的不规范之处，并督促管理人员及时的进行自我纠正，对具体的培训目标加以明确，循序渐进的提高管理人员在信息化工作体系实操方面的专业化水平。

3 结论

依前所述，在信息时代，事业单位也需要跟上时代的发展潮流，加上对管理举措的有效革新。在针对人事档案进行管理的过程中，需要在管理意识、基础配置、管理体系、安全监管以及人员素质方面着手，向着信息化的发展目标进行合理的规划与建设，从而保证所构建的工作体系在功能和管理质量上更加的突出，也能够促进整个人事管理工作在有效档案信息的支撑下实现深入的革新，支撑事业单位的各项管理和服务工作能够规范、有序的开展。

参考文献

[1]李雯.事业单位人事档案信息化管理[J].办公室业务，2020（14）：91+97.

[2]邓兵娥.事业单位干部人事档案信息化管理的现实困境与对策[J].人才资源开发，2020（13）：24-25.

[3]余芳芳.事业单位人事档案管理信息化建设及发展研究[J].科技经济导刊，2020，28（18）：197-198.

作者简介

周泉（1971-），女，汉族，黑龙江省鹤岗市市委办公室，研究方向：档案管理，人事。