谈新时期人事档案整理策略

赵丽娜

摘 要：随着社会经济的快速发展，档案管理工作显得日益重要，人事档案记录着每一个人的工作经历，怎样做好人事档案管理的问题，无论是对职工个人本身，还是对企事业单位开展人事管理工作，都有着十分重要的意义。

关键词：人事档案;档案整理;管理策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.034

随着我国人事制度改革的不断深化，人事档案管理工作面临新的挑战。人事档案管理作为国家社会公共信息管理的重要组成部分，是国家选拔培养干部、评审公务员、调节人员编制、拟定人才流动计划与政策的关键依据，只有创新工作机制，完善档案管理的制度，解决人事档案管理工作中遇到的问题，才能够为各项工作的顺利开展提供准确的依据。

1 人事档案管理内容

1.1 档案的收集

确保档案管理工作能够顺利开展的前提就是档案的收集工作，档案管理工作可以总结为“收集、管理、运用”三个环节，而档案的收集工作则是其中最基本也是最重要的一个环节，要求其具有一定的规范性。对于那些分散于其他不同地方的档案资料来说，通过建立并健全相关的收集方式以及接收制度，可以更加科学有效地将相关档案进行收集，并归到档案室或者档案馆中。对于档案管理工作的整个流程来说，档案收集工作可以说是整个工作的起点。人事档案的完整性对于干部职工的考核、培养以及晋升任用等方面有直接的关系。

1.2 档案的管理

从档案整理整体工作来看，对档案进行管理是一项尤为重要的工作环节，干部人事档案管理就是科学合理摆放已收集的档案资料，以免档案出现破损、丢失等意外情况，从而使档案能够长久保存下去。档案保存服务质量的好坏直接影响着档案的安全、保密以及完整性，同时也和人事部门干部的任职有着直接关系，尤其会影响干部职工的切身利益。如果因档案管理的安全措施不完善而导致档案资料出现丢失，那么就会严重威胁到档案的安全、保密、完整性，对于管理层来说，也将会面临严峻的问题。由此可见，干部人事档案管理过程中确保其保密性尤为重要。

1.3 档案的运用

当个人档案资料需要调阅时，必须由具有相关资质的团体或者个人，首先提出查阅或者调阅档案的相关申请，填写相关申请表后交由档案室。然后再由档案管理相关部门验明身份后，提供其所需查閱或调阅的档案。因为人事档案是将干部职工个人成长的过程全部详细记录其中，因此具有很强的真实性和独特性。其不仅具有很大的历史价值，而且还需要长期完好保存下去，为以后的人员选拔考核管理提供一定的参考价值。

2 人事档案整理方法

在档案的整理中一般有两种方法，就是立卷整理法和归档整理法。立卷整理法是较为传统的档案整理方法，就是把一些相互关联的文件组合立卷并装订起来的整理方法，是按照组卷、编制卷内文件目录、案卷号、案卷标题、案卷目录等一系列较为复杂的过程进行整理，这种方法按问题将同类内容的文件进行集中，便于手工检索利用;归档整理法是随着现代信息技术普及应用而出现的一种新的整理方法，主要以计算机和档案管理软件的应用为前提条件，以单件文件为单位，保持文件形成的原貌，逐件归档，这种整理方法操作较为简单，检索方便，使用效率高，主要依靠计算机和档案管理软件进行管理。

相比较以上两种档案整理方法，前者组合方法复杂繁琐，案卷分类主观随意性大，且案卷质量标准很难统一，对于档案管理人员工作量较大;后者则化繁为简，降低了整理方法的复杂性，减少了立卷分类的主观性，并且保持了文件的原本原貌，是现阶段应用较广泛的整理法。

3 人事档案整理策略

3.1 提高单位管理意识

一个单位要想做好人事档案管理工作，必须要对人事档案管理工作有一个良好的认识，理解人事档案管理工作对于单位和个人的重要性。单位在管理人事档案的时候，应该单独分配专门的管理人员对档案进行管理，切不可为了方便或是节省资金而让一人身兼多职。当然，各单位也需要结自身实际，顺应现代社会的发展要求，为人事档案管理寻找一种新的方式。各单位必须让工作人员时刻牢记干部人事档案管理的重要性，对人事档案管理工作的材料收集要仔细认真，对于材料的归档要做到心中有数。当然，单位应该注重对人事档案管理工作人员的培养，组织档案管理工作人员学好档案管理技术，管理好所有员工的人事档案。人事档案管理工作的意义十分重大，不仅各用人单位需要加强重视，各个相关部门也应该给予一定的支持和帮助。从单位到个人，只有每一个人都正确认识档案管理工作的重要性，才能管理好人事档案。

3.2 提升管理人员业务能力

而在人事档案的管理中管理人员的业务能力非常重要。档案管理是一项专业性较强的工作，而且还具有一定的机密性，这就要求人事档案管理人员具有很强的责任意识，良好的职业道德，乐于奉献的工作态度以及扎实的专业知识。所以对档案管理人员进行专业培训非常关键，首先应保证培训的经费支出，单位要加大力度投入精力，安排档案管理人员参加各种关于档案管理方面的知识培训。同时倡导管理人员自主学习，利用现代网络学习人事档案管理的发展趋势，及时掌握人事档案管理最新的相关规定及整理的方法，使档案管理工作紧跟时代发展的需要。

3.3 完善档案管理水平

随着人事制度改革的不断推进，对人事档案管理的方式也提出了新的要求，完善的管理体系和科学管理方法成为档案管理工作的重要课题。这就需要单位结合自身具体情况加大资金投入数量，完善硬软件设备，建立符合自身发展的信息化管理系统，推行人事档案的全动态管理，并且要利用现代信息技术做到人事档案的同步共享，对人事档案进行及时跟踪，健全档案函阅读规范及各种管理制度，科学规范的管理好人事档案，保证档案的完整性。

3.4 档案管理的改革与创新

创新人事档案管理理念，加强人事档案工作的知识宣传，使全体干部职工从思想上充分意识到人事档案管理的重要性，做好人事档案管理的基础性资料收集、汇总、分析工作，充分发挥人事档案在人力资源配置和企事业单位发展方面的作用。同时，要改善管理人员的工资待遇，改善管理人员的工作环境，充分调动档案管理人员的工作积极性，加快促进档案管理的信息化。加强人事档案管理工作的人才队伍建设，提高业务素质水平，将信息化培训纳入单位发展的长远规划中，培养人事档案管理人员的求实和敬业精神，以提高单位人事档案的使用价值及档案管理人员的工作效率，积极搭建各类档案数据库，提高现代信息技术在档案管理中的使用，提高管理人员对档案信息的采集、著录、检索、传输、服务等环节的工作能力，引进专业化的信息技术人才，提高人事档案管理的专业水平。

总之，随着时代的不断进步，人事档案管理工作已经成为新时期单位人事管理工作的重要组成部分，我们要创新档案管理工作理念，不断汲取经验，提人事高档案管理的信息化水平，使人事档案管理工作紧跟时代，以科学发展为中心使人事档案管理工作更好地服务于干部职工。

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