浅析体校档案管理中存在的问题及对策

摘 要：体育运动学校承担着为国家培养和输送高水平体育后备人才的职责。体校的各类档案既记载着立德树人的全流程，又见证着学校党建、组织人事、行政办公的全过程。利用好体校的档案资源不但是贯彻落实国家档案事业发展有关规划的题中之义，更是体育人践行初心使命、推进体育强国建设的职责所在。然而现阶段，一些体校只重视大赛成绩而忽略了档案的作用，造成相关工作的滞后，因此本文将以体校档案管理中存在的问题为切入点，探讨其解决对策，以期为体育事业发展注入新动能。

关键词：体校;档案管理;问题及对策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.060

1 体育运动学校档案管理的主要内容

档案记载着一个单位的发展历程。在体校形成的档案，从内容划分，可分为行政办公档案、会计档案、训练部门档案、文化教学部门档案、基建档案。其中行政办公档案又可从党建、组织人事、会议记录、上下级行文等方面细分;会计档案包括银行对账单、本单位预决算、财政部门批文、凭证等内容;训练部门档案可分为运动员技术档案、大赛成绩、秩序册、大纲测试资料等内容;文化教学部门档案主要是教学计划、成绩单、新生入学登记册、毕业生登记册等;基建档案主要是建设或加固学校教学楼、训练馆形成的系列批文、图纸等资料。从档案的载体划分，主要有文书、实物（赛事奖杯奖牌）、照片、录像等档案。总之，体校档案管理的范畴广，体量大，纷繁庞杂。在信息时代背景下，利用好体校的档案资源对推进竞技体育发展具有重要意义。

2 体校档案管理中存在的问题

2.1 档案管理机制不健全

一是领导重视程度不够。体校的主要任务是培养和输送优秀运动员，在绩效考核制度中，领导人员为达成一定的政绩，过分侧重竞技成绩，忽略了档案管理，很少专题研究部署档案工作，配套资金设备难保障，虽然在一些体校也建立了档案管理领导小组，但实际上形同虚设。二是与上级档案管理部门关系不畅。以地市级的中等体育运动学校为例，在体教结合的办学模式下，体育局、教育局都会对体校的档案工作予以评估，档案局、市政府的档案管理科常会对体校档案工作提出要求，如此便导致了体校档案工作出现了多头管理、政出多门的情况，最终致使工作不能有效开展。

2.2 专业人才队伍建设滞后

一是体校档案专业人员招聘不足。体校多为当地体育局直属的事业单位，在人员招聘中多以上级要求为准，在专业教练员选聘、文化课教师、行政人员上的招聘较多，招聘专业为运动训练、相应文化课科目以及中文、会计等热门专业，很少招聘档案学专业人员，现有档案人员多为办公室行政人员兼职。二是人员培训机会少，专业知识匮乏。体校的档案工作被边缘化且上级管理混乱，参与上级培训的机会不多，导致专业知识陈旧，实践操作性与档案工作先进部门差距较大。

三是专业人员流动性大。体校的档案管理人员多为办公室人员兼职，或为见习大学生，或为临时帮忙的教师、教练员，缺少专人负责，当人员被提拔、借调或是辞退时，相关工作便无人接手，出现工作衔接不当、归档不及时的现象，甚至会造成文件丢失。

2.3 档案管理方法陈旧

一是数字化程度较低。目前，在互联网时代背景下，大数据、云计算越来越深入到工作的方方面面，很多工作都利用新技术予以开展，但大部分體校的归档记录还是依靠人力手抄誊写，在查档借阅时还是依靠人工完成，其他工作单位与体校档案网络的建立尚未实现，严重制约了工作效率的提高及档案资源的利用。二是设施设备落后。体校档案的保存方式上多为文书档案，虽利用计算机编辑保存档案条目，但一些体校缺少大型快速高分辨率扫描仪，致使档案无法及时保存清晰的扫描件;而缺少除湿机、空调等设备，使得文书档案在防潮防虫上远没达到规定的保存条件。

3 体校档案管理存在问题的应对策略

3.1 建立健全档案管理工作运行机制

要从制度层面完善体校档案管理工作的具体开展实施，建章立制，参照上级文件精神，对比参考各类学校、行业先进典型，制定符合体校特色的档案管理规章制度，从立卷、归档、查看、借阅等方面做出具体要求，专人专管，细化任务目标，严格责任分工，设立台账，督导落实。从学校领导层面，要提高认识，每年定期召开专题会议，研究部署下一年度档案工作计划，听取上一年度档案归档工作进展情况，适当采纳档案管理负责人对档案工作的意见建议，在学校财政拨款中预留专项资金，切实解决学校档案工作瓶颈。要畅通与档案管理部门之间关系，加强与档案部门的沟通协调，适时召开市政府档案行政管理科、档案局、教育局、体育局联席会议，捋顺各部门关系。

3.2 加强档案专业技术人才队伍建设

建设一支业务精湛、作风优良的档案人才队伍是推进体校档案管理工作的出发点和落脚点。要从源头破解人才匮乏窘境，利用每年的事业单位招聘，为体校档案管理工作补充专业的新生力量;注重档案专业人员的业务培训，采用“新老结合”模式，发挥业务骨干的“传帮带”作用，帮助新人快速熟悉工作内容，并做好工作的有效对接;采用“引进来”和“走出去”相结合的模式，积极聘请校外行业专家、同类学校先进工作者来校交流经验，举办专题讲座，同时鼓励支持学校档案管理人员赴校外参加培训学习，加强计算机、电子档案、数字化等知识的学习，为档案工作的精细化管理夯实理论基础。

3.3 推进档案管理方式改革创新

体校的档案管理工作要改变工作思路，积极应用互联网技术，实现“数字化革命”。抽调学校的计算机专业教师，或是采取政府购买服务的方式，聘请数据公司建立档案数据库，档案的入库、扫描、查阅实现OA办公系统多部门、实时共享，提高体育档案服务为民的效率;要形成工作专班，加强档案专业人员与教练员、文化课教师的沟通协调，教练员提供运动员的大纲测试、大赛成绩数据，及时补充到数据库中，并与省市运动员管理系统实现共享，教师则提供运动员文化课成绩，实时报送，实现运动员学习、训练成绩随时可查，上级体育部门可调阅;学校纪检监察部门负责对档案数据更新、后台监控维护、隐私保护全程监督，确保信息安全。要实现设备更新，采买先进的高分辨率的快速扫描仪，提高数字档案入档效率，配齐配强空调、除湿机，更换档案柜、储藏柜，确保文书档案的安全存放。

4 结语

综上所述，无论是日常管理还是评估、巡察工作，档案管理在体校的发展建设中的作用不可或缺。然而，当前体校档案管理工作中暴露出来的问题，也要求领导层面亟需对标对表体育强国建设以及中央有关要求，加大专项资金、设备保障力度，建设一支专业素质良好、踏实肯干、爱岗敬业的管理队伍，围绕档案工作，服务竞技体育发展，不断提高体校档案管理的精细化、信息化、数字化水平。

参考文献

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[3]纪玉杰.浅谈提高体校档案干部的业绩素质[J].赤子（上中旬），2015（14）：134.

作者简介

郭兆文（1991-），男，汉族，河北沧州人，沧州体育运动学校，初级职称（助理馆员），硕士学位，研究方向：档案管理。