关于国有企业集团档案管理的思考

管晓倩

摘 要：国有企业集团档案管理相较特殊，为了提升档案工作水平，集团应组织建立科学规范的档案管理体系，健全档案管理制度与标准，推动档案管理的信息化建设，提升档案人员业务水平。因此，本文在分析国有企业集团档案管理工作存在的问题的基础上，进一步提出加强档案管理工作的有效策略，以期全面提高国有企业集团档案管理工作效率及质量。

关键词：国有企业集团;档案管理;存在问题

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.045

国有企业集团是计划性地组织起来，以资本为纽带联结起来共同行动的团体公司，由母公司、子公司、参股公司等组成，其经营规模较大，集团旗下有诸多二级公司，其性质决定了档案管理的特殊性[1]。档案在国有企业集团发展建设中发挥着信息指导作用，集团公司成员单位数量众多，且都是独立法人主体，在法律上是独立运营的，自负盈亏，经济独立核算，在机构设置、人员任免上拥有独立自主权，独立进行档案管理，但是集团中各成员单位由于产权联系，集团对成员单位档案管理具有监督职责。国有企业集团档案管理的特殊性，导致其管理方式不同于一般的企业，集团企业应该根据实际情况，制定科学合理的档案管理方式，从而促进档案管理工作质量的提高。

1 国有企业集团档案管理存在的问题分析

当前，国有企业集团档案管理普遍采取“两级档案室”管理体制，即国有企业集团及成员单位办公室或相关部门，设立档案室，负责相应的档案管理工作，这样能够充分发挥出集团与成员单位在档案管理上的自主性与积极性，效用显著。但随着经济体制的变革，国有企业集团档案管理形式发生改变，这一管理体制逐渐暴露出以下

问题：

1）监督指导不畅。国有企业集团设立的档案管理机构，不仅负责集团档案管理工作，而且在成员单位档案管理工作中发挥监督制造的作用，但是由于档案管理组织不健全，人员配备不足，导致相关工作无法有序进行，监督指导职能未得到发挥。在缺乏有效监督管理的情况下，成员单位对于与经济效益没有直接关联的档案管理工作，重视度不足，在资金投入、人员及设施配置上，严重不足，影响到档案管理工作水平。

2）资源建设无序。国有企业集团规模较大，成员单位数量多，在“两级档案室”管理体制中，集团与旗下公司分别构建档案室，独立展开档案管理工作，难以统一展开档案资源建设规划，在档案采集、归类、储存、利用上缺乏统一的标准，难以形成有力的监管，导致集团与成员单位在档案资源建设上，水平参差不齐，各成员单位采集的档案资源，难以有效整合，集中开发利用[2]。而且，在资源建设上，侧重点多在人事档案、文书档案上，对于产品研发、生产管理、科学研究等类型的档案，不够重视。

3）档案人员业务水平有待提高。时代在发展，档案管理理念也在不断更新，随着文件、资料的不断累积，档案管理工作量会越来越大，必然需要进行变革，创新管理手段，引入数字化技术、数据库技术等，实现高效化、信息化档案管理。这对于档案人员是一个不小的挑战，不仅要掌握档案管理理论与技能，还需掌握现代化档案管理手段，而当前企业档案人员多为办公室工作人员兼职，缺乏信息化档案管理意识、知识和技术，无法适应档案现代化管理需求。

2 国有企业集团档案管理的具体方案策略分析

1）建立科学规范的档案管理体系。鉴于“两级档案室”管理体制的不足，国有企业集团应展开变革，改用“档案管理中心-档案室”管理体制，集团由办公室或综合部门设置档案管理中心，负责集团档案及成员单位重要档案的储存、利用工作，根据工作需求制定长期规划与年度计划，对成员单位档案管理工作进行监督指导，定期考核各单位档案管理工作情况，制定统一档案工作流程及标准，统一组织集团及成员单位档案人员接受业务培训，协调好各个单位的档案管理工作，构建起全面覆盖的档案资源建设网，确保档案信息的全面性及准确性，成员单位设立档案室，按照档案管理中心部署，展开档案管理工作，接受集团监督管理。

2）健全档案管理制度与标准。依照《档案工作管理制度》、《档案分类规范范围》、《档案资料管理保密规定》、《档案查阅利用制度》、《档案设备维护使用制度》及《电子档案管理制度》等文件指示，制定国有集团企业档案管理制度，明确其工作内容、流程及标准，确保档案的信息识别、资料采集、递交、归档、核对、储存、整理、分析及借阅等过程的标准化，督促工作人员提升档案管理意识及服务意识[3]。为了确保档案资料的完整性，应实施档案管理责任制度，明确主管领导及管理人员，专岗专责，并构建与之相适应的监督机制，确保档案采集、管理、保管工作的高质量展开。

3）推动档案管理的信息化建设。国有企业集团档案管理工作量大，引进互联网、数据库、云计算等现代化信息技术，实现档案内容的数字化、电子化，能够有效提升档案管理工作效率及质量，实现集团内各单位档案信息资源的开放共享。为了实现这一目标，集团应该设立档案管理信息化建设专项资金，用以购买计算机、复印机、打印机、摄影机、扫描仪、专用微机、空调、消防设施等技术设备，构建档案数据平台，在数字档案馆中，信息利用者只需根据自身需求，输入关键词，即可快速查询找出所需资源，工作效率大大提高。不过，在信息平台管理中，应构建登记权限制度，来提升信息利用安全度，通过完善数据平台防御机制，定期优化、升级系统，安装防火墙、杀毒软件、IT监控软件等，以防信息泄露、数据丢失或被篡改，确保档案管理的安全性。

4）提升档案人员业务水平。集团及成员单位应完善档案人员配置，引进符合各级档案管理工作需求的优秀人才。档案管理政策性、原则性极强，管理人员必须具备极强的政治责任心，具备严格的政治纪律意识，对待工作认真负责，对待客户友善和蔼，主动为人们服务。在档案管理信息化建设过程中，集团应培养专业的具备现代信息思维与素养的档案管理队伍，引进专业素养、信息素养达标的档案管理人才，做好岗前培训考核工作，定期组织人员参加业内培训及学会交流会，让档案管理人员学习计算機技术、数字化技术、云计算技术等相关软件、硬件设施的使用，突破档案信息化建设中遇到的人才

瓶颈[4]。

3 结语

综上所述，在国有企业集团运营过程中，会形成各类具有保存价值的原始记录资料，即医院文书档案，这些档案表现为文字、图像、表格等形式，具有历史再现性、信息性、知识性、价值性、教育性的特征，在国有企业集团生产运营管理中发挥着重要作用，能够为决策制定提供参考依据，推动集团的统一性、协调性、可持续发展[5]。国有企业集团在进行档案管理时，应该协调好集团与成员单位的档案管理关系，制定科学合理的管理制度，成立专业档案管理组织，明确档案管理部门的职责，督促档案管理人员全面、及时采取档案信息，按照既定制度储存、统计、分析信息，注重对于档案资源的开发利用，切实发挥档案在国有企业集团发展中的信息指导价值。

参考文献

[1]程显波.为企业发展减负让退休职工安心——本溪市档案局多措并举抓好国企退休人员人事档案业务指导[J].兰台世界，2020（07）：4-5.

[2]陈立忠.确保街道和社区接得住、接得稳、接得好——国有企业退休人员社会化管理“承接”问题分析[J].中国经贸导刊，2020（12）：75-77.

[3]俞强，张伟，安璐.组织能力视角下企业档案管理方法探析——以江苏法尔胜缆索有限公司为例[J].档案与建设，2020（06）：49-53.

[4]赵彦昌，王睿嘉.“走出去”背景下企业档案管理研究的重要成果——徐拥军《国有企业境外档案监管体系研究》读后[J].兰台世界，2020（01）：39-41.

[5]李海涛，王小兰，陈华宇.国有企业业务与档案管理系统集成调查研究——以韶关钢铁集团企业档案馆为例[J].档案学研究，2019（05）：45-51.