提高办公室档案管理工作效率的思考

曹敏敏

摘 要：办公室档案管理工作对于单位其他工作内容都具有一定的联系。如果办公室档案管理工作效率出现持续低下的情况，对于单位的其他工作会产生不利影响，因此现阶段针对办公室档案管理工作效率提升进行研究和分析是非常重要的一项工作。单位需要重视这项工作，找准其工作思路，并且进行贯彻和落实，切实提升其工作效率。本文针对【提高办公室档案管理工作效率的思考】进行相关的研究和分析，这对于单位的持续健康发展来说非常重要。

关键词：档案管理;工作效率;效率提升;有效措施;研究分析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.037

办公室档案管理工作对于单位的发展非常重要，其不仅是一个单位成长过程的展现，在单位实际发展过程中对其他工作内容还会产生比较大的影响。而且随着时间的推移和时代的不断改革创新，对于办公室档案管理工作也提出了崭新且更高的要求，其中之一就是要求其工作效率得到有效的提升。文章针对【提高办公室档案管理工作效率的思考】進行相关研究和分析，提出具有针对性和建设性的意见及

对策。

1 办公室档案管理工作效率提升的重要意义

首先，办公室档案管理工作是单位整体工作中非常重要的组成部分。提升其工作效率势在必行，也是顺应时代不断发展的需要[1]。科学的档案管理能够为事业发展、信息查询等提供大力的支持，这也是办公室档案管理工作最为重要且直接的一种体现。目前社会已经进入了一个信息化时代，办公室档案管理管理工作的重要性又提高得非常之快，单位需要充分意识到这项工作的重要性。

其次，就办公室档案管理工作自身来说，这项工作具有连贯性、连续性等主要特点。为了促进档案管理工作持续发展，就需要提升其工作效率，与时代发展保持同步节奏，这一点对于单位来说至关

重要。

最后，办公室档案管理工作效率提升还能够促进档案管理事业与国民经济、社会协调发展，而且社会在高速的发展过程中本身就离不开档案管理。在这一过程中，如果办公室档案管理工作效率持续低下，就会对单位、社会发展起到负面影响，最终失去参考和借鉴的意义，办公室档案管理工作也失去了意义[2]。

2 现存的办公室档案管理工作问题

2.1 管理意识比较淡薄

部分单位办公室档案管理意识是比较淡薄的。之所以出现这种情况，很大一部分原因来自办公室档案管理工作人员。目前任职于办公室档案管理工作人员包含一部分兼职工作人员，甚至还具有部分专业素质不达标的工作人员。由此部分单位办公室档案管理工作效率持续比较低，这对于档案管理工作体系的建立、完善产生了很多不利因素，后续也会使得档案管理工作的管理方式越来越落伍，最终与时代发展出现断裂现象。解决这种现象最有效的方式就是引进高新的网络信息技术，但是部分单位的档案管理意识淡薄，并没有及时采取这一方式[3]。

2.2 办公室档案管理工作人员的综合素质有待提升

对于任何一项工作来说，相关工作人员永远处于最为重要的位置，对于办公室档案管理工作来说也是一样的。目前很多单位办公室档案管理工作人员的综合素质非常有限，专业知识、专业技能的缺乏使其难以高质量地完成相关的工作内容，也不能满足现代化办公室要求。网络信息化时代的到来也对办公室的档案管理工作提出了崭新的要求，例如现阶段的档案管理工作正在朝向信息化和网络化的方向发展，而在办公室档案管理工作人员综合素质有限的这种情况之下，会严重滞缓办公室档案管理工作的开展速度，使得这项工作内容出现效率低下的现象。单位需要重视办公室档案管理工作人员的综合素质的培养[4]。

2.3 办公室档案管理工作沿用传统的工作方式

众所周知，办公室档案管理工作长期采用传统的人工工作方式。然而，社会已经进入一个信息化时代，网络技术和信息技术已经在各项社会工作当中得到充分运用，并都取得了不错的效果。但是很多单位办公室档案管理工作沿用的依旧是传统的工作方式，人工档案管理不光会出现效率低下的问题，严重的情况下还会出现工作失误，导致单位的发展受到一定限制。

3 提升办公室档案管理工作效率的有效措施

3.1 优化和完善管理制度

现阶段实现办公室档案管理工作效率的提升，首要的一项工作就是加强档案主体领导者的重视程度，从而有效地推进档案管理机制的完善，在实际的档案管理工作当中也需要将相关的管理制度落实[5]。例如可以根据单位的实际需求来设立专门的档案管理工作室，对高新信息技术、网络技术也可以进行应用，方便后续的档案查阅，同时还需要保证档案的安全性。为了强化监督，还需制定相应的监督措施，达到良好的监督效果。

3.2 加强人才培养

培养专业化人才是非常重要的一项工作。单位可以在发展过程中针对档案管理工作人员进行定期培训，针对培训效果还可以设定相应的奖励措施，鼓励办公室档案管理工作人员提升自身的综合素质。另外，还可以积极地在外界引入专业人才，久而久之，单位中的办公室档案管理工作人员的综合素质就会得到明显的提升[6]。

3.3 实现办公室档案管理工作的现代化发展

众所周知，目前社会正处于一个现代化发展进程当中，因此急需推进办公室档案管理工作的现代化发展，更新管理模式。档案的收集工作、整理储存工作以及保管工作等，对于一些高新技术可以积极地进行应用，包括计算机技术、影像技术以及激光光盘技术等。实现办公室档案管理工作现代化，有利于提升办公室档案管理工作效率，对于单位其他工作的开展也是大有裨益的。当然，这一过程需要投入一定的资源，单位需要根据自身的实际发展情况做出选择。

4 结论

综上所述，就是针对【提高办公室档案管理工作效率的思考】的相关研究和分析，现阶段的办公室档案管理工作已经不能适应时代的发展，在这种情况下，需要以提升办公室档案管理工作为主要目的，采取切实有效的措施，提高档案管理工作效率，积极推进档案管理工作的科学化、现代化进程。

参考文献

[1]郭小卯.提高办公室档案管理工作效率的对策[J].陕西档案，2020（03）：55+54.

[2]裴双武.提高办公室档案管理工作效率的有效途径[J].办公室业务，2020（11）：182-183.

[3]曹春华.浅析提高办公室档案管理工作效率的有效途径[J].办公室业务，2020（05）：188-189.

[4]宋婕，杨玉清.探讨提高办公室档案管理工作效率的有效途径[J].传媒论坛，2019，2（16）：142-143.

[5]纪红艳.如何提升企业办公室档案管理工作效率的思考[J].黑龙江档案，2019（04）：81.

[6]孙波.试析如何提高企业办公室档案管理工作效率[J].黑河学刊，2019（04）：15+19.