高校人事档案数字化管理的实施策略与路径

郭俊

【摘要】在当下我国信息技术高速发展的时代背景下，纸质的高校人事档案已经无法再满足当今社会发展中各大高校对校内人力资源的需求，并且由于当前我国市场经济环境下的高校人才流动性特别大，所以造成高校纸质人事档案在时效性上无法做到统一，而人事档案数字化管理则恰恰解决了这一难题，在参与人事档案相关工作时采用数字化的工作形式大大提高了高等学校人事档案的利用效率和利用质量。接下来，笔者将通过阅读相关高等学校在涉及到与人事档案有关工作方面的改革措施和路径探究的相关理论文献，并通过分析高等学校在其工作中对数字化工作形式的应用，对其具体的实施策略和路径做出合理的分析和探究，以希求为广大从业者提供科学、合理且行之有效的管理策略与管理路径的借鉴。

【关键词】高等学校  人事档案  数字化管理  实施策略与路径

高校人事档案是对高校内部人力资源的各项信息进行准确记录和有效反馈的主要途径之一，对于高校内部人力资源的科学的使用和价值的发挥具有极其重要的推动作用，高校人事档案本身具有一定的复杂性、多样性及逻辑性，这就从根本上决定了相关从业者依据自身丰富的管理经验采取的惯性制度无法适用于當下我国各大高校快速发展的需求。基于此，需要我们不断推进高等学校对内部人员个人信息的收集、归纳、整理和使用的相关工作的信息计划化进程，从而实现数字化信息技术更加高效的为高等学校潜在的人力资源开发工作和使用工作服务的作用，并使高等学校内部从事相关工作的工作人员的工作效率和工作水平呈不断上升的趋势。通过笔者多年来从事高等学校内部相关工作的实践经验和理论研究发现，高等学校对员工个人信息的收集、归纳、整理和使用的相关工作是一项具有长期特质和综合特质的工作，它不仅需要通过数字化管理系统对现存的高校人事档案信息进行准确、合理的有效整合和管理，同时还需要校内相关工作人员从本校对此类工作的实际需求出发，结合国家相关规定的变化及时对高等学校内部的人事资源信息进行科学的更新和归纳整理，并最终根据高校人力资源管理的需求对人事档案管理的内容和方法进行合理的优化升级。

一、利用计算机和网络等技术量化人事档案的优势

（一）保护高校现存人事档案，缩短人事档案查询时间

在展开高等学校内部人员个人信息收集、整理、归纳和使用的相关工作时，利用计算机和扫描仪等信息技术将内部人员的个人信息扫描和存储至计算机或硬盘内，从而方便工作人员通过统计技术量化管理对象和管理行为，进而再把高等学校内部人员的个人信息上传至校园内部的网络系统中，这样便将校内人员的个人信息通过互联网技术拷贝成了电子副本，这样不仅能够对高校内部原始的纸质人事档案进行科学、有效的储存保护，还能提高高校人事档案的使用效率和使用范围，并提高了高等学校内部高层管理干部查阅校内人员个人信息的效率，及高等学校内部相关工作人员对人事档案信息的更新和管理提供了莫大便利。

（二）备份高校现存人事档案，谨防人事档案随意篡改

当高校人事档案经过数字化处理之后，高校高层管理人员在日常工作中使用人事档案时只需利用其电子人事档案即可，这样就能使校内人员个人资料的纸质版合理规避掉损坏或篡改的风险。除此之外，借用计算机、通信和网络等技术管理高等学校内部人员的个人信息的工作的实现，不仅能够使人员个人信息的纸质版和电子版保持一致，并且通过对同一人员不同类型的两种人事档案信息的对比，可以及时发现该人员的人事档案信息是否经历过人为的篡改。对于更改人事档案信息的人事档案，还可以采用分批次处理的方式，并实行多人异地储存、管理策略，联动多个从事相关专业性工作的部门或校内管理工作部门进行审核和储存，以最大限度的确保校内工作人员人事档案的安全性、准确性和真实性。

二、通过计算机、通讯和网络管理高等学校人事档案的策略

（一）配置完备校内计算机、通讯和网络等硬件设施

由于相关工作的实施是需要以计算机、通讯和网络为依托的，这就需要各大高等院校要在校园内部配置完备所需的计算机、各类通讯设备，以及专项网络等硬件设施，因此，各大高等学校的高层干部就要从各自学校本身的经济状况和财政预算入手，合理配置构建数字化人事档案管理工作所需要的相关电子设备、扫描设备和存储设备等硬件设施。与此同时，在高等学校内部从事相关工作的工作人员还要结合本校自身的工作发展现状，创造性地研发对校内员工个人信息资料进行收集、整理、归纳和使用的系统管理策略和管理制度，并以此为基础构建安全、完善的人事档案网络管理平台和人事档案网络有限共享平台，从而加强对该网络平台的实时监护和防护工作，最终以此为相关工作的高速发展打下夯实的基础。

（二）相关从业者要改善目前的工作管理方式

倘若要迫切实现对高等学校内部人员个人信息资料的管理能够通过计算机、通讯和网络完成，就必须从高等学校自身的相关工作情况和发展进度出发，考虑到迫切需要转型的方面，再以此为出发点研发和确定下真正适宜的认识档案信息化管理方法和管理策略。进而，在确定人事档案信息化管理制度和管理策略的基础上对其细节工作做出相应的改革，比如统一人事档案数字化录入、保存的格式与标准，从而在贯彻落实相关工作的同时转变其数字化管理的方式，并最终实现各大高等学校内部人员电子版个人信息资料的正确率和高效性的管理目标。

（三）组织相关工作人员的技能培训

要想提高相关工作人员在工作方面的专业性和在保证质量的前提下提高效率，就要加强对工作人员数字化管理业务的培训和对工作人员思想道德建设的培训，力图在提升相关工作人员对计算机技术操控的熟练程度的同时，转变他们的工作理念和工作态度，使相关工作人员深刻的理解利用计算机、通讯和网络等技术展开相关工作的意义，进而提高自身学习相关专业技能和专业知识的积极性和主动性。

三、结束语

综上所述，当前我国各大高等学校在相关工作中利用计算机、通讯和网络的现象呈全面化趋势。要想正确认识并合理解决数字化管理工作转型中遇到的各种问题，就要从对人事档案管理基础设施的完善入手，通过对相关工作的规范化整合、管理方式的优质化提升和工作人员专业管理技术能力的培训，推动计算机、通讯和网络等技术在相关工作中的有效运用。

参考文献：

[1]陈媛华.高校实施人事档案数字化管理的必然性分析[J].内蒙古科技与经济，2020，（9）：24-26.