论国企“史志”编纂中档案资料查找的重要性及查找措施

摘 要：本文简要分析了油田企业档案资料的查找在“史志”编纂工作中的重要性，并从多角度详细讨论了档案资料查找的改进策略。希望能为石油企业“史志”编纂工作提供一些理论参考。

关键词：档案;史志编纂;档案资料查找

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.028

1 史志编纂工作中档案资料查找的重要性和原则

1.1 史志编纂工作中档案资料查找的重要性

我们企业史志编纂工作，是对企业生产中领导管理、技术、生产管理及效果的各项资料的综合管理和处理，涉及项目内容尤其广泛，往往也需要大量的证实资料作为基础，工作繁杂性、严谨性正是其主要特征，所以档案资料查找在其工作中自然会扮演着重要角色，如果查找的资料质量不佳，对于最终的编纂质量也会造成严重影响。所以石油企业更要重视档案资料查找工作人员专业能力提升以及相关制度标准地完善，以此提高证实资料的准确性和有效性，保证史志编纂的真实性和质量，便于企业各项工作或其他研究应用的科学合理[1]。

1.2 史志编纂工作中档案资料查找的原则

因为档案资料影响史志的质量查，找资料本身在后续工作中具有重要的质量管控价值，所以更需在实际操作过程中对其相关工作原则加以界定并严格落实，以此保证所提供资料的质量。

其一，真实客观：作为工作中最基础也是最关键的一项资料查找原则，应在具体操作过程中严格把控。史志编纂工作中各环节都特别重视资料的准确性，尤其是企业生产经营相关内容，更不能存在任何一点虚假数据信息，因此在档案资料查找时务必保证内容真实，并明确其实际查证途径，之后才能抄录整理。其二，仔细全面：同样是资料查找工作中的重要原则，要求相关查找工作务必在过程中对证实资料进行全面地甄别核查，各项细节问题都不能放过，尤其是遗漏或重复问题，更需严格避免;同时，对同一证实要点应多面选材，避免出现片面数据内容可能导致的误解情况，在对资料中各类关键细节加以明确之后，要附注更加完整的查询资料，使材料内容更加详实;如果不慎出现漏查状况，需及时进行重复核查，对于同类问题多项解释者更需全面核对，尽量避免出现缺漏问题。其三，契合实际：主要针对部分较久远而已无法证实其真实性或资料不够详实准确的档案材料，应结合当时企业发展状况或是类似状况下同经纬企业的发展资料，选择最合适的应用方式，而不能不加规范限定即投入使用;契合实际与真实客观有一定的相似性，都要保证档案资料的准确性，不过契合实际原则更强调资料本身要符合企业生产发展实际状况，符合现实逻辑，是对客观资料的进一步限定，保证资料的有效性。

2 史志编纂工作中档案资料查找的措施

2.1 科学组织查找

史志编纂工作复杂的系统工程，具体工作各环节涉及的人员比较多，保证档案资料组织查找合理进行，要结合具体资料需求进行科学的人员管理，实现岗位分配与能力应用的有效性。所以在具体查找工作安排时，要先整合所有查找人员，对资料项目进行系统分析，明确资料应用的具体方向、类型、条目等，并对人员进行规范分工，注意各资料的差异化要求，确保各查找人员都对各自所要查找的内容有明确的了解;同时还要在查找过程中注意人员之间的有效沟通，档案资料要求不清楚或是已经确定资料真实详备的都要及时联系管理人员，并告知其他查找人员知晓，对查找进度有更直观把握，尽可能实现不重不漏[2]。

2.2 注重把握资料线索

史志编纂工作是一个综合已有资料并合理补充未有部分的过程，以此更能实现史志编纂内容的充实性、现实性，所以在档案资料查找中需重视各项资料线索的把握，以此出发使资料收集更具针对性。所以查找人员要多加留意已有的成果细节，对其进行相关资料的深入发掘整理，发现其中并未详细讨论的内容，以此为关键点，着重新资料的调查与收集，为史志编纂提供更加丰富的资料内容，使其能够找如此的编纂角度，使研究内容更加全面。

2.3 分清先后缓急

组织档案资料的查找收集要认识到资料所需内容的丰富性，如果没有制定合理的资料查找流程，很可能导致各部分编纂工作都无法顺利进行，而且容易造成轻重不实的情况。所以在资料的具体查找过程中要先结合史志编纂的总体规划对所需资料进行有序分配，比如常用到的档案数量及关联查找，在对某一章节进行编写时，以内容直接应用材料的查找为主要点，重点侧重这方面资料，随后再以本章节关联内容所需要的资料进行二重查找设定，而非本章节相关的内容标记但并不立刻查找，以此使档案资料的查找更有序化、便捷化进行，实现更高效资料查找的同时也可有效控制资料漏查重查问题，使史志编纂进程更快速推进。

2.4 强化知识学习

信息技术的发展为档案资料查找提供更加便捷的方法，大大提高资料查找速度，同时也能有效维护资料的可用性，所以石油企业史志编纂工作中的查找人员需积极学习相关知识技能，熟练掌握新的资料查找流程，以此为基础促进资料查找质量提升。目前各类资料检索工具操作相对简单，而且多会设置各级类别，只需通过关键词组即可获得大量的资料信息;同时，查找人员对档案资料的检索方法和流程得以全面掌握之后，还要注意自身资料辨识能力提升，对于不严谨、重复、内容缺失等资料需准确辨识并排除，再结合史志编纂的具体内容对剩余资料进一步明确，从而使确定资料具有良好的应用性。

2.5 实施调查访问

在史志编纂工作中还需考虑到资料内容的动态变化，很可能因为长久时间变化而出现部分档案资料的不准确，再加上资料本身客观性并非绝对，更需对部分关键内容多角度管控，通过实际调查访问，对资料有效性加以明确。可以拜访经历过多项事件的长者，曾经的企业管理者或是企业员工对企业发展状况会有一定的了解，或者到附近的档案管理部门收集查找企业发展过程的史料并做好记录，通过实地考察，对档案资料加以确定;因为调查资料同样具有一定的不确定性，所以最好将多项收集内容进行对比分析，仔细印证，以保证资料的准确性。

3 案例分析

某石油企业在企业史志编纂项目中制定了严格的管理制度，从企业技术管理、领导管理、成效管理等方面出发进行资料综合整理，在檔案资料查找中即严格依照基本原则与规范流程开展。1）工作开始前，项目组组织全体参与人员对该次工作具体内容加以明确，具体目录内容、核心方向、整理任务、时段安排等均一一确定，使资料查找、整理、编辑等工作都互相了解，保证资料查找顺利;2）在资料查找过程中，资料查找人员以先急后缓、以点带面的基本思路，聚焦于各章节核心点，结合各部门资料，迅速完成企业发展成效、重大革新、技术突破等档案要点的规整，以此辐射相关子系档案资料，确保关联协动、不留纰漏;3）各项资料内容具体整理中还对其正确性、切合性进一步讨论，存在异议的资料经多部门、多角度分析，确保不会出现前后矛盾、数据不符等问题，使收集资料内容合理可用。该项目组档案资料查找工作在明确制度保障、目标指导下取得良好的工作成果，为后续企业史志编纂工作提供了必要的支持。

4 结语

总之，石油企业需提高档案资料查找管理工作的重视度，认识到其在史志编纂工作中的关键价值，并结合各类新时代背景下先进管理理念与技术应用促进具体工作方法改进、工作流程优化，保障档案资料应用的有效性，妥善完成史志编纂工作必要的前提工作，提高企业史志内容的准确性。

参考文献

[1]杨娟.浅谈史志编纂工作中档案资料查找的重要性[J].才智，2018（02）：214.

[2]周丽莹.浅谈修史编志必须重视利用档案资料[J].兰台内外，2018（13）：77.

作者简介

杨佳（1990-），女，汉族，辽宁海城人，本科，中级工程师，本科，主要从事档案史志编輯方面的工作。