政协机关加强档案管理的现实意义和对策

刘亭

摘 要：政协机关档案详细记载了政协机关的日常业务工作，既具有重要的凭证价值，又具有参考价值。新时期，做好政协机关档案管理工作，进一步发挥各类档案在决策咨询、人事管理、政策研究、公文处理等工作中的作用，助推政协机关长远稳健发展，是每一个政协机关档案管理人员关注的课题。故此，文章就政协机关加强档案管理的现实意义进行分析，阐述当前政协机关档案管理中常见的问题，并结合相关理论提出建议，旨在能够进一步理清政协机关档案管理要点，帮助档案管理人员转变思路和创新方式。

关键词：政协机关;档案管理;现实意义;对策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.018

1 政协机关加强档案管理的现实意义

1.1 有利于发挥档案价值，提升政协机关工作效能

政协机关日常业务工作中会产生大量的信息资源，其反映了政协机关工作过程和政协委员以及相关部门工作人员履职业绩，是具有极高凭证价值、参考价值的文字记录。一方面，加强政协机关档案管理工作，能够为政协未来工作提供重要依据和参考，帮助党委、政府拟定决策和工作计划。相反，如果政协机关档案管理工作流于形式，那么将很难将档案打造成“智库”和“知识库”。另一方面，政协机关工作要进步和创新，离不开对既往经验的汲取、借鉴和学习。政协机关的政协年鉴、政协志等档案资源中蕴含着许多经验教训，能够为工作创新创造基础条件。

1.2 满足相关主体查档需求，为后期使用提供凭证

政协机关档案管理工作是机关运行工作的重要组成，事关政协机关整体工作效率、工作质量。为了避免政协机关档案管理工作无序化，必须要更新档案管理理念，创新档案管理方式。一方面，进一步细分政协机关档案的种类，对内部出版物、视察活动、提案、社情民意调查信息、调研报告、会议材料与记录、领导讲话稿、政策法规、人事任命等文件进行规范化、制度化管理，能够满足后期相关主体的查档需求，提升检索效率。另一方面，政协机关档案反映着政协机关工作的工作绩效和政协委员们丰富履职成果，能够为后期检查工作提供凭证。

2 政协机关档案管理中常见的问题

2.1 政协机关档案管理制度有待优化

当下，政协机关档案管理制度不健全，在管理标准、管理流程、立卷归档、责任落实、绩效考核等方面有漏洞，不利于提升政协机关档案管理工作的规范性、科学性和实效性。一是管理标准不清晰[1]。一方面，政协机关档案种类不清晰，难以达到“应归尽归，系统完整”的目标。另一方面，不同种类的档案应当采用何种的形式，并没有在制度上加以体现，导致档案管理质量参差不齐。二是管理流程不明确，没有最大限度地缩减档案管理的中间环节，档案管理部门与各委室之间的衔接度、配合度不高。三是立卷归档有漏洞，没有明确立卷归档的时限，部分档案资源闲置，甚至发生损毁、丢失的情况。四是责任落实与绩效考核不完善，绩效考核指标单一，档案安全责任落实不到位，不利于政协机关档案管理工作长远稳健发展。

2.2 政协机关档案数字化水平有待提升

一是政协机关纸质档案没有及时转化为电子档案，电子档案与纸质档案的存储不同步，不利于档案长期保管。部分机关内部缺乏可供快速转化的数字化设备，没有及时购置并更新微缩相机、扫描仪、文件格式转化器等软硬件设施，导致纸质档案转换效率低下[2]。二是政协机关档案管理软件功能单一，在数据互传、数据共享、数据挖掘、数据检索等领域仍然有待改进，难以为政协机关档案数据库建设、档案编研工作提供技术条件。

2.3 政协机关档案管理人才队伍建设有待加强

一方面，政协机关档案管理工作量大，档案管理人员不足，难以适应新形势下档案管理的要求。尤其是在档案数量不断增多的现阶段，如果不能正确协调好专职人员数量与档案工作量之间的关系，将不利于政协机关档案管理工作长期发展。另一方面，政协机关档案管理培训工作滞后，培训内容无法与时俱进，培训机制有待优化。首先，机关与其他党政事业单位的交流较少，档案管理人员对档案管理工作的认识有待更新，难以借鉴其他党政事业单位在档案管理领域的经验。其次，政协机关在档案数字化建设、精细化管理方面所做的培训工作滯后。最后，政协机关没有综合应用案例教学、实践模拟、讲座教学等多种教学方式，无法做到理论与实践相结合。

3 政协机关加强档案管理的对策

3.1 优化政协机关档案管理制度

一是要完善档案管理标准，为档案管理人员提供明确指引。一方面，政协机关要根据自身机关内部的实际情况，将档案划分为人事、财务、文书、政策法规等类别，并设置若干细化的二级名目，确保档案的完整性。另一方面，针对不同的档案，政协机关可以分别明确相应的装订流程及标准，并制定统一的封面以及封面内容，注重细节，确保档案管理精细化[3]。二是要细化管理流程，探索形成“各委室初审，档案管理人员复审”的档案管理机制，提升各委室与档案管理科室之间的衔接度、配合度。三是要明确立卷归档时限，避免档案资源长期闲置在各委室，及时立卷归档，确保档案的真实性、原始性。四是完善责任落实与绩效考核，健全绩效考核指标，提升档案管理人员责任意识、履职意识。同时，要落实安全管理责任，避免发生泄密

事件。

3.2 推动政协机关档案数字化建设

一是要做好档案数字化建设工作，确保档案存储同步，缩减纸质档案所占用的物理空间，延长保管期限，减少保管难度。政协机关要结合自身需求，购置或者更新符合要求的微缩相机、扫描仪、文件格式转化器等软硬件设施，及时将数字档案录入档案管理系统。二是要完善政协机关档案管理软件功能，做好需求调研工作，了解档案管理人员的系统使用需求，强化与软件供应商的联系。同时，要重点将大数据技术、云储存技术、智能算法技术融入系统中，强化其在数据互传、数据共享、数据挖掘、数据检索等领域的应用，为后期数据库建设、档案编研、档案年纪工作提供技术支撑。

3.3 打造复合型、专业型人才队伍

人才是档案管理的基石，人才建设实效性决定档案管理效率和质量。一方面，政协机关要进一步通过劳务派遣、合同制等方式招录临聘人员，解决内部编制不足问题，确保档案管理人员的数量和质量能够满足档案管理需求。另一方面，要优化内部培训工作。首先，要深化与其他党政事业单位的交流，借鉴其他单位在档案管理领域的前沿经验，不断拓宽档案管理人员视野。其次，要合理设计培训内容，重点培养档案管理人员应用信息技术的能力和精细化管理档案的能力，全面提升档案管理人员综合素养。最后，要综合应用案例教学、实践模拟、讲座教学等多种教学方式，既注重理论培训，又注重实践教学，打造复合型、专业型人才。

4 结束语

新时期，做好政协机关档案管理工作，确保档案工作严肃性、主动性、服务性和自觉性，能够促进政协机关其他工作，推动政协机关整体发展。为此，档案管理人员要转变自身观念，加强学习，创新方式，营造良好的工作氛围。对于政协机关而言，则应当从人、财、物等方面给予相关的支持，创造基础条件。具体而言，一是要优化政协机关档案管理制度;二是要推动政协机关档案数字化建设;三是要打造复合型、专业型人才队伍。

参考文献

[1]王月娇.加强政协文书档案保护  强化存史资政职能[J].政协天地，2018（12）：52-53.

[2]胡淑珍.如何加强政协机关档案管理[J].办公室业务，2018（17）：78.

[3]舒勤芬.以政协为媒，提升档案工作“话语权”的几点思考[J].兰台世界，2017（S1）：17-18.