机关档案管理人员的素质和能力提高探讨

杨建强

摘 要：机关档案管理是相关企业单位运行的重要内容，而机关档案管理人员的素质和能力则在此工作中占有很大比重。提高档案管理人员的素质，对于提高机关运行效率、减少决策失误和降低运行成本具有重要意义。本文重点分析当前机关档案管理工作中存在的问题和相关解决办法，为相关工作者提供一定的帮助。

关键词：机关档案;管理人员;素质能力

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.016

党和政府对机关档案管理高度重视，当前信息社会的发展也对档案管理人员的素质和能力提出了新的要求。档案管理人员的良好职业道德、政治素养、严谨的工作作风、优秀的专业能力以及开拓创新意识都是提高档案管理水平的必要条件，因此，提高管理人员的素质势在必行。

1 机关档案管理工作中目前存在的问题

1）相关单位重视程度不够。一直以来，机关档案管理一直被认为是一种很简单的机械工作，只需要对相关资料进行审阅、分类，因此相关企业单位对这项工作的重视程度远远不够。相较于此，相关机关更加注重行政决策、资源配置、財务管理等工作，对其他工作的需求进行了很多的资金支持、人员培训和制度保障，但机关档案管理方面的资金支持力度、人力资源、基础设施远远不足以支撑这项工作的高效运行，并且十分缺少相关政策支持。

2）管理人员业务能力较弱。由于一直以来相关部门的不重视，对于机关档案管理人员的要求便比较低，目前大多数机关单位的管理人员往往是一些机关其他部门退休人员、兼职工作者、实习生或者业余工作者，这些人大多从来没有接受过相关的系统的档案管理知识的培训。因此管理人员大多知识储备不足、业务能力较弱，只能进行一些简单的建档、存档的工作，而对于档案中信息的获取和整合以及重要信息的传播等则不敏感，这样很容易导致信息的滞后，从而影响机关的决策效率和决策的正确性。因此，相关部门加强对管理人员的知识培训、促进其业务能力的提高至关重要。

3）档案管理信息化水平低。当今科学技术快速发展，信息化水平大大提高，很多工作领域人工智能已经开始逐渐取代人力劳动，即便如此，档案管理工作领域对此依旧沿用传统工作模式，很多机关还在使用传统的手动档案分类，并且还有许多档案被保存在发黄的纸张中，没有进行数字化存档，或者即使有机关注意到数字化信息化的运用，但由于管理人员综合素质低、能力弱，并不能很好地适应数字化管理在实际工作中的运用，从而导致档案管理整体信息化水平低下。

2 提高机关档案管理人员的素质和能力的重要性

1）机关运行的重要环节。机关单位的运行由管理、决策、执行等环节构成，档案管理在其中是至关重要的环节，它起到信息的收集、整理、分类、传播等作用，重要档案甚至对决策起决定性作用。例如，国家财政收入和财政支出的管理，需要的是分毫不差的、精确的数字，需要档案管理人员拥有极强的政治素养、高超的业务能力和熟练运用信息化技术的能力，这样才能确保国家财政安全和民生

稳定。

2）服务社会的现实需要。机关档案管理首先服务于机关运行，机关的高效无误运行最终还是为了做出正确决策、合理配置社会资源，确保社会各领域工作正常有序进行，整个过程就像一个有序运行的精密仪器，某个环节的失误很容易导致信息的缺失、社会的紊乱，而机关档案管理人员的素质和能力的提高是这一过程完整进行的重要保障。例如2020年高考招生工作，各大高校需要准确收集各省份学生的投档信息，对整个录取流程进行严格把控，如若档案管理出现失误，则会导致录取结果的不公平。因此，档案管理工作紧密联系社会，提高档案管理人员的素质和能力是服务社会的现实需要。

3 提高机关档案管理人员的素质和能力的策略

1）建立健全相关制度体系。每项政策的执行都离不开完整制度体系的保障，相关部门领导应该加强对档案管理工作的重视程度，建立健全相关制度体系，制定一套完整的提高管理人员素质的方案。第一，提高档案管理人员入职要求，整顿原有的管理人员队伍，将其替换为具备更高业务能力的专业人员，培养高素质管理人员队伍;第二，加大档案管理工作资金投入力度，为相关档案管理工作配备电脑等;第三，完善基础设施建设，为档案管理人员提供更加宽敞整洁的工作环境;第四，设置定期培训机构，不断更新管理人员知识储备，以便更好的适应更高水平的档案管理要求;第五，借鉴国外相关经验，加速提高管理人员素质的进程。

2）加强人员专业知识培训。机关档案管理人员素质能力低下的关键就在于其专业知识水平缺乏，加强其理论知识的学习这一过程必不可少。第一，强化管理人员政治理论学习，确保其在档案工作中坚定不移地坚持党的领导，坚决贯彻党中央的原则和政策方针;第二，加强管理人员档案知识的巩固学习，让档案工作者都具备过硬的知识技能，成为满足国家需求的精英骨干;第三，加强信息技术知识的传授和数字化管理的应用能力，适应当今对档案管理工作不断提出的新需求，确保管理队伍有优秀的应对新的管理要求的能力。

3）提高管理人员创新意识。知识储备丰富、专业技能过硬是管理人员理应具备的条件，但如今国家对创新型人才的需求越来越迫切，档案管理人员作为和政治以及社会紧密联系的工作者，更应该积极主动响应国家号召，提升自主创新意识，在日常的档案工作中变被动工作为主动贡献服务，除了熟练掌握收集信息和整理信息的技术外，更应该主动搜集信息，寻找对机关工作和对社会有利的信息，并且练就过滤无关信息和垃圾信息的本领，提高档案管理的质量。而对于相关机关部门，提高管理人员创新意识则需要创造一定的竞争环境，施予管理人员压力，例如可以经常进行档案质量的检查、拟定相关课题进行信息搜集整理的比赛等，通过外界压力提醒管理人员创新意识的重要性，促使其在日常工作中注重创新能力的提升。

4）加强利用现代化信息技术。现代化信息技术的应用在当今社会十分广泛，档案管理人员应该认识到掌握信息技术使能力的重要性，尤其是互联网在这一过程的使用，它是当今传递信息最快的工具，能够让档案管理人员及时收取有效信息，确保信息的准确性、真实性、有效性，毕竟当今世界信息爆炸，信息量的获取往往超出人脑可以接受的范围，现代化信息技术在档案管理中的使用便具有重要意义。

4 结束语

如今信息的获取渠道不同以往，机关档案管理人员的素质能力的提高不仅是国家的需要，也是时代的要求，而要完成这一要求，离不开相关部门的重视、相关制度体系认证完善、资金的大量投入、基础设施的完善、对管理队伍的建设和完善以及管理人员专业知识的培训和政治素养的提升，并且现代化信息技术建设在这一过程中也发挥了至关重要的作用。希望本文的以上内容能够为相关工作者提供帮助，从而促进我国机关档案管理人员素质的进一步提升。

参考文献

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